En la Universidad de Psicología Práctica a Distancia, estamos trabajando en varios métodos de autoorganización y mejora de la eficiencia. Incluyendo cómo priorizar adecuadamente.
¿Por qué priorizar?.
La primera razón es obvia: hacer primero las cosas más importantes. La segunda razón es menos obvia: para que en un momento dado sepa exactamente qué negocio está haciendo ahora. De modo que no hay elección, porque es en el momento de la elección cuando comienzan los lanzamientos, las excusas, los pensamientos como “debo entrar a tomar un té”, etc.
Abajo con tirar, establecer prioridades.
Quiero compartir con ustedes la forma de priorizar de mi autor, no leerán sobre este método en ningún otro lado. En mi opinión, esta es la forma más eficiente de priorizar, pero tiene un inconveniente. Requiere conocimientos de matemáticas superiores para el segundo grado, o más bien la capacidad de multiplicar y dividir.
Así que imagina que SUS SUEÑOS. TO-DO LIST. Permítanme esbozar un ejemplo:
- Grabe un video para el sitio
- Pide un escritorio para computadora
- Responder a correos electrónicos urgentes
- Desmontar la caja en el armario.
Bueno, se trata de una lista de este tipo que yo saqué del techo. A continuación, evaluaremos la importancia de cada caso. La significación constará de tres parámetros:
- Importancia ¿Qué tan importante es hacer esto? ¿Sucederá algo terrible si decides no hacerlo en absoluto? ¿Cuánto depende de su implementación?
- Urgencia — ¿Qué tan rápido se debe hacer esto? ¿Dejar todo y simplemente hacerlo? O si lo hace dentro de una semana, ¿es básicamente normal?
- Complejidad — ¿Cuánto tiempo llevará este trabajo? ¿Necesito negociar e interactuar con otras personas para lograrlo? ¿Hasta qué punto es emocional y moralmente simple o, por el contrario, complejo y desagradable?
Califique todos los casos en estos tres parámetros en una escala del 1 al 10 en orden de Importancia-Urgencia-Dificultad. Al final, terminarás con algo como esto:
- Grabe un video para el sitio 8 6 7
- Pedir un escritorio para computadora 6 2 3
- Responder correos urgentes 7 9 2
- Desmontar la caja en el armario 2 2 6
Entonces, todos los casos se evalúan de acuerdo con los tres criterios Importancia-Urgencia-Complejidad, pero hasta ahora no se podrá priorizar, porque todavía no está claro qué casos poner en primer lugar, ¿importante o urgente? ¿O tal vez los más simples primero, para que se puedan hacer rápidamente y para que no distraigan?
Para priorizar asumimos la el significado último de cada caso.
Importancia = Importancia * Urgencia / Complejidad
Multiplique la Importancia por la Urgencia y divida por la Complejidad. Así, en lo más alto, tendremos cosas que son muy importantes y muy urgentes, siendo muy simples. Bueno, al revés. Y entonces nuestra lista será así:
- Grabe un video para el sitio 8 * 6 / 7 = 6.9
- Pedir escritorio de computadora 6 * 2 / 3 = 4.0
- Responder correos urgentes 7 * 9 / 2 = 31.5
- Desmontar la caja en el armario 2 * 2 / 6 = 0.7
Usé una calculadora para calcular y redondeé los valores a décimas, tal precisión será suficiente. Así que ahora vemos lo fácil que es organizar las cosas en orden de prioridad:
- Responder a correos urgentes 31.5
- Hacer un video para el sitio 6.9
- Pedir escritorio de computadora 4.0
- Desmontar la caja en el armario 0.7
Lo mejor de este procedimiento es que no se requieren decisiones complejas, hay un algoritmo listo para usar que siempre priorizará correctamente. Su tarea es solo evaluar adecuadamente la importancia, urgencia y complejidad del caso, luego la técnica se hace cargo.
Prioriza de esta manera con la lista que hiciste en la tarea anteriorpara asegurarse de que no solo es simple, sino que la lista final es bastante adecuada. En primer lugar están aquellas cosas que son realmente razonables de hacer en primer lugar.