Formato condicional en Excel – en detalle con ejemplos

Si necesita presentar información visualmente, entonces es muy conveniente hacerlo usando formato condicional. El usuario que utiliza este servicio ahorra una gran cantidad de energía y tiempo. Para obtener la información necesaria, basta con una vista rápida del archivo.

Cómo hacer formato condicional en Excel

Puede encontrar "Formato condicional" en la primera pestaña de la cinta yendo a la sección "Estilos". 

A continuación, debe encontrar el ícono de la flecha un poco a la derecha con el ojo, mueva el cursor hacia él. Luego se abrirá la configuración, donde puede configurar de manera flexible todos los parámetros necesarios. 

A continuación, debe seleccionar el operador apropiado para comparar la variable deseada con un número. Hay cuatro operadores de comparación: mayor que, menor que, igual a y entre. Se enumeran en el menú de reglas. 

A continuación, especificamos una serie de números en el rango A1:A11.

Vamos a formatear un conjunto de datos adecuado. Luego abrimos el menú de configuración "Formato condicional" y establecemos los criterios de selección de datos requeridos. En el caso de nosotros, por ejemplo, seleccionaremos el criterio “Más”. 

Se abrirá una ventana con un conjunto de opciones. En la parte izquierda de la ventana hay un campo en el que debe especificar el número 15. En la parte derecha, se indica el método para resaltar la información, siempre que cumpla con el criterio especificado anteriormente. El resultado se mostrará inmediatamente.

A continuación, complete la configuración con el botón Aceptar.

¿Para qué sirve el formato condicional?

En cierta medida, podemos decir que es una herramienta, después de saber que trabajar con Excel nunca será igual. Esto se debe a que hace la vida mucho más fácil. En lugar de configurar manualmente el formato de una celda que coincida con una determinada condición cada vez, y también intentar verificar que cumpla con este criterio, solo necesita configurar la configuración una vez, y luego Excel hará todo por sí mismo.

Por ejemplo, puede hacer que todas las celdas que contengan un número superior a 100 se vuelvan rojas. O determine cuántos días quedan hasta el próximo pago y luego coloree en verde aquellas celdas en las que la fecha límite aún no está lo suficientemente lejos. 

Pongamos un ejemplo.

Esta tabla muestra el inventario que está en stock. Tiene columnas. como producto, ventas promedio (medidas en unidades por semana), stock y cuantas semanas quedan de este producto.

Además, la tarea del gerente de compras es determinar aquellas posiciones, cuya reposición es necesaria. Para hacer esto, debe mirar la cuarta columna de la izquierda, que registra el stock de productos por semana.

Suponga que el criterio para determinar una causa de pánico es menos de 3 semanas de inventario. Esto indica que necesitamos preparar un pedido. Si el stock de productos es inferior a dos semanas, esto indica la necesidad de realizar un pedido con urgencia. Si la tabla contiene una gran cantidad de posiciones, entonces verificar manualmente cuántas semanas quedan es bastante problemático. Incluso si utiliza la búsqueda. Y ahora veamos cómo se ve la tabla, que resalta los bienes escasos en rojo.

Y, de hecho, es mucho más fácil de navegar. 

Es cierto que este ejemplo es educativo, que está algo simplificado en comparación con la imagen real. Y los segundos y minutos ahorrados con el uso regular de tales tablas se convierten en horas. Ahora es suficiente mirar la tabla para comprender qué bienes escasean y no perder horas analizando cada celda (si hay miles de artículos de este tipo).

Si hay productos "amarillos", entonces debe comenzar a comprarlos. Si la posición correspondiente es roja, debe hacerlo de inmediato. 

Por valor de otra celda

Ahora veamos el siguiente ejemplo práctico.

Supongamos que tenemos una tabla de este tipo y nos enfrentamos a la tarea de resaltar filas que contienen ciertos valores. 

Entonces, si el proyecto aún se está ejecutando (es decir, aún no se ha completado, por lo tanto, está marcado con la letra "P"), entonces debemos hacer que su fondo sea rojo. Los proyectos terminados están marcados en verde.

Nuestra secuencia de acciones en esta situación será la siguiente:

1. Seleccione un rango de valores. 
2. Haga clic en el botón "Formato condicional" - "Crear regla".
3. Tenga en cuenta que, en nuestro caso, debe aplicar la fórmula en forma de regla. A continuación, usamos la función IFpara resaltar las líneas coincidentes. 

A continuación, complete las líneas como se muestra en esta imagen.

¡Importante! Las cadenas deben referenciarse de forma absoluta. Si nos referimos a una celda, entonces en este caso es mixta (con fijación de columna).

De igual forma, se crea una regla para aquellos proyectos de obra que no han sido finalizados hasta la fecha. 

Así es como se ven nuestros criterios.

Y finalmente, tenemos como resultado una base de datos de este tipo.

Varias condiciones

Para mayor claridad, tomemos el rango A1:A11 de la tabla para demostrar cómo, en un ejemplo práctico real, puede usar varias condiciones para determinar el formato de celda.

Las condiciones en sí son las siguientes: si el número en la celda excede el valor 6, entonces se resalta en rojo. Si es verde, entonces el color es verde. Y finalmente, los números más grandes, más de 20, se resaltarán en amarillo. 

Hay varias formas en que se lleva a cabo el formato condicional de acuerdo con varias reglas.

1. Método 1. Seleccionamos nuestro rango, después de lo cual, en el menú de configuración de formato condicional, seleccione una regla de selección de celda como "Más". El número 6 está escrito a la izquierda y el formato se establece a la derecha. En nuestro caso, el relleno debe ser rojo. Después de eso, el ciclo se repite dos veces, pero ya se han establecido otros parámetros: más de 10 y color verde y más de 20 y color amarillo, respectivamente. Obtendrá tal resultado.
   

   

2. Método 2. Vaya al menú de configuración principal de la herramienta "Formato condicional" de Excel. Allí encontramos el menú "Crear regla" y hacemos clic izquierdo en este elemento.
   

   

    Después de eso, A continuación, seleccione el elemento "Usar fórmula ..." (resaltado en la figura con un marco rojo) y establezca la primera condición. Después de eso, haga clic en Aceptar. Y luego el ciclo se repite para las condiciones subsiguientes de la misma manera que se describió anteriormente, pero se usa la fórmula.

   

Es importante tener esto en cuenta. En nuestro ejemplo, algunas celdas coinciden con varios criterios a la vez. Excel resuelve este conflicto de la siguiente manera: la regla que está arriba se aplica primero. 

Y aquí hay una captura de pantalla para una mejor comprensión.

Por ejemplo, tenemos el número 24. Cumple las tres condiciones al mismo tiempo. En este caso, existirá un relleno que cumpla la primera condición, a pesar de estar más por debajo de la tercera. Por tanto, si es importante que los números superiores a 20 se llenen de amarillo, se debe poner en primer lugar la tercera condición. 

Formato de fecha condicional

Ahora veamos cómo funciona el formato condicional con las fechas. Tenemos una gama tan genial.

En este caso, debe establecer una regla de formato condicional como "Fecha".

Después de eso, se abre un cuadro de diálogo con un conjunto completo de condiciones. Puede familiarizarse con ellos en detalle en esta captura de pantalla (se enumeran en el lado izquierdo de la pantalla en forma de lista).

Solo tenemos que elegir el adecuado y hacer clic en el botón “Aceptar”.

Vemos que aquellas fechas que hacen referencia a la última semana en el momento en que se dibujó este rango estaban resaltadas en rojo. 

Usando fórmulas

El conjunto de reglas de formato condicional estándar es bastante grande. Pero las situaciones son diferentes y la lista estándar puede no ser suficiente. En este caso, puede crear su propia regla de formato utilizando una fórmula. 

Para hacer esto, haga clic en el botón "Crear regla" en el menú de formato condicional y luego seleccione el elemento que se muestra en la captura de pantalla.

Filas (por valor de celda)

Supongamos que necesitamos resaltar la fila que contiene una celda con un valor determinado. En este caso, necesitamos realizar la misma secuencia de acciones que la anterior, pero para cadenas. Es decir, puede elegir a qué rango se debe aplicar el formato condicional. 

Cómo crear una regla

Para crear una regla, debe usar la opción adecuada en la sección "Formato condicional". Veamos una secuencia específica de acciones. 

Primero debe encontrar el elemento "Formato condicional" en la cinta en la pestaña "Inicio". Se puede reconocer por las características celdas multicolores de diferentes tamaños con una imagen al lado con un signo igual tachado. 

Hay un botón "Crear regla". También puede hacer clic en el botón "Administrar reglas", después de lo cual se abrirá un cuadro de diálogo, a través del cual también puede crear una regla haciendo clic en el botón correspondiente en la esquina superior izquierda. 

También puede ver en esta ventana aquellas reglas que ya se han aplicado.

Reglas de selección de celdas

Bien, hablamos mucho sobre cómo crear reglas, pero ¿de qué se trata? La regla de selección de celdas se refiere a las características que el programa tiene en cuenta para decidir cómo formatear las celdas que se ajustan a ellas. Por ejemplo, las condiciones pueden ser mayores que cierto número, menores que cierto número, una fórmula, etc. Hay un conjunto completo de ellos. Puede familiarizarse con ellos y practicar su uso "en la caja de arena". 

Formateo de todas las celdas en función de sus valores

Una persona puede establecer el rango de forma independiente: una línea completa, todo el documento o una sola celda. El programa solo puede enfocarse en el valor de una celda. Esto añade flexibilidad al proceso. 

Dar formato solo a celdas únicas o duplicadas

Hay un gran número de reglas conectadas directamente al programa. Puede familiarizarse con ellos en el menú "Formato condicional". En particular, para que el formato se aplique exclusivamente a valores duplicados o solo a valores únicos, existe una opción especial: "Valores duplicados".

Si selecciona este elemento, se abre una ventana con configuraciones, donde también puede elegir la opción opuesta: seleccionar solo valores únicos. 

Valores de formato en el rango por debajo y por encima del promedio

Para formatear valores por debajo o por encima de la media, también existe una opción especial en el mismo menú. Pero debe seleccionar otro submenú: "Reglas para seleccionar los primeros y últimos valores". 

Formatear solo el primer y último valor

En el mismo submenú, es posible resaltar solo el primer y el último valor con un color especial, fuente y otros métodos de formato. Según el estándar, existe la opción de seleccionar los diez primeros y últimos elementos, así como el 10% del número total de celdas incluidas en este rango. Pero el usuario puede determinar de forma independiente cuántas celdas necesita seleccionar.

Formatear solo celdas con contenido específico

Para formatear solo celdas con contenido específico, debe seleccionar la regla de formato Igual a o El texto contiene. La diferencia entre ellos es que en el primer caso, la cadena debe coincidir con el criterio completamente, y en el segundo, solo parcialmente. 

Como puede ver, el formato condicional es una característica multifuncional del programa Excel que brinda una gran cantidad de ventajas a la persona que lo domina. Sabemos que a primera vista todo esto puede parecer complicado. Pero, de hecho, las manos se sienten atraídas por él tan pronto como aparece para resaltar un determinado texto en rojo (o formatearlo de cualquier otra manera), en función de su contenido o de acuerdo con otro criterio. Esta función está incluida en el conjunto básico de conocimientos de Excel, sin ella, incluso el trabajo amateur con hojas de cálculo y bases de datos es imposible.