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La consolidación de datos es una característica de Excel, gracias a la cual los usuarios tienen la oportunidad de combinar datos de varias tablas en una sola, así como combinar hojas que están en el mismo archivo o en archivos diferentes en uno solo.
Requisitos oficiales para las tablas que son necesarias para completar la consolidación
La opción llamada “Consolidar” no funcionará si las tablas no cumplen con los requisitos. Para completar con éxito el procedimiento de fusión de datos, debe:
- verifique la tabla en busca de filas/columnas vacías y elimínelas si hay alguna;
- use las mismas plantillas;
- siga los nombres de las columnas, no deben diferir.
Métodos básicos de consolidación en Excel
Al reunir datos de diferentes informes, tablas, rangos del mismo tipo en un archivo común, puede usar varios métodos diferentes. Los dos métodos principales para resumir los datos se discutirán a continuación: por puesto y por categoría.
- En la primera variante, los datos en las regiones originales están en el mismo orden en que se aplican etiquetas idénticas. Desglose por posición para combinar datos de 3 o 4 hojas que se basan en la misma plantilla, por ejemplo, los estados financieros son adecuados para verificar este método.
- En la segunda opción: los datos están en orden aleatorio, pero tienen etiquetas idénticas. Consolide por categoría para combinar datos de varias hojas de trabajo con diferentes diseños pero etiquetas de datos idénticas.
¡Importante! Este método tiene mucho en común con la formación de una tabla dinámica. Sin embargo, puede reorganizar categorías en una tabla dinámica.
- También hay una tercera forma de combinar datos: la consolidación mediante fórmulas. Es cierto que rara vez se usa en la práctica, debido al hecho de que requiere mucho tiempo del usuario.
Instrucciones paso a paso para realizar la consolidación en Excel
A continuación, consideraremos la forma más fácil y rápida de consolidar.
Entonces, cómo unir varias tablas:
- Primero debe crear una nueva hoja, después de lo cual el software la agregará automáticamente en el lado derecho. Si es necesario, puede arrastrar la hoja a otra ubicación (por ejemplo, al final de la lista) usando el botón izquierdo del mouse.
- La hoja añadida, párate en la celda con la que vas a trabajar. Luego vaya a la pestaña "Datos", busque la sección "Trabajar con datos", haga clic en el elemento llamado "Consolidación".
- Aparecerá una pequeña ventana de configuración en el monitor.
- A continuación, deberá seleccionar la función adecuada para combinar los datos.
- Después de seleccionar una función, vaya al campo "Enlace" haciendo clic dentro de él. Aquí deberá seleccionar un rango de celdas una por una. Para hacer esto, primero cambie a la hoja con la primera placa.
- Luego seleccione la placa junto con el encabezado. Asegúrese de que todo esté hecho correctamente, luego haga clic en el icono "Agregar". Por cierto, puede actualizar / cambiar las coordenadas usted mismo usando el teclado, pero esto es un inconveniente.
- Para seleccionar un rango de un nuevo documento, primero ábralo en Excel. Después de eso, comience el proceso de fusión en el primer libro y cambie al segundo, seleccione la hoja apropiada en él y luego seleccione una parte determinada de las celdas.
- Como resultado, la primera entrada se formará en la "Lista de rangos".
- Regrese al campo "Enlace", elimine toda la información que contiene, luego agregue las coordenadas de las placas restantes a la lista de rangos.
- Marque las casillas junto a las siguientes funciones: "Etiquetas de fila superior", "Valores de columna izquierda", "Generar enlaces a datos de origen".
- Luego haga clic en "Aceptar".
- Excel ejecutará el procedimiento y creará un nuevo documento de acuerdo con los parámetros establecidos y las funciones seleccionadas.
En el ejemplo, se eligió la vinculación, por lo que la salida se agrupó para ayudar a mostrar/ocultar el detalle.
Más información sobre el uso de rangos, agregar y eliminar enlaces
- Para utilizar el nuevo rango para la consolidación de datos, deberá seleccionar la opción "Consolidar", hacer clic en el campo "Enlace" y seleccionar el rango o insertar un enlace. Después de hacer clic en el botón "Agregar", el enlace aparecerá en la lista de rangos.
- Para eliminar un enlace, selecciónelo y haga clic en "Eliminar".
- Para cambiar el enlace, selecciónelo en la lista de rangos. Aparecerá en el campo "Enlace", donde se puede actualizar. Después de las manipulaciones realizadas, haga clic en el botón "Agregar". Luego elimine la versión anterior del enlace modificado.
La consolidación de datos ayuda a combinar la información necesaria que está presente no solo en varias tablas y hojas, sino también en otros archivos (libros). El procedimiento de mezcla no toma mucho tiempo y es fácil de comenzar usando instrucciones paso a paso.