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Gestión del tiempo «Con el trabajo que tengo y estoy atrapado en una reunión inútil»
La economista Pilar Lloret explica en «reuniones de 30 minutos» cómo optimizar al máximo estas citas de trabajo
Si cuando te avisan de una nueva reunión en el trabajo resopla con descuido y resignación, algo anda mal. Estas citas laborales deben ser herramientas para mejorar nuestro trabajo profesional, y muchas veces terminan siendo solo una pérdida de tiempo.
Esta situación, mucho más común de lo que parece, fue lo que motivó al economista pilar lloret, especializada en análisis empresarial y de riesgos, para redactar «Reuniones de 30 minutos», un libro en el que, a través de claras pautas y consejos, propone una forma de incrementar la eficiencia de estos encuentros, cumpliendo así su objetivo.
Hablamos con la autora y le pedimos las claves para dejar de perder el tiempo y aprovechar al máximo las reuniones a las que nos vemos obligados a asistir:
¿Por qué es tan importante la organización a la hora de planificar una reunión?
Si no tenemos una buena planificación y organización no estarán claros los objetivos, ni los puntos a discutir, ni el tiempo disponible… Por tanto, lo haremos duración incontrolada y no cumpliremos con las expectativas de los participantes. Puede que nos sintamos frustrados y será una pérdida de tiempo para todos.
¿Qué efectos negativos puede tener una reunión que está mal planificada y en la que no se logra el propósito deseado?
Además del costo en términos económicos, asistir a reuniones mal planificadas y en las que después de 90, 60 o 30 minutos no se llega a ninguna conclusión genera una percepción negativa y desánimo entre los asistentes. Y si esta situación continúa, es fácil que con el tiempo nos estresamos pensando “con el trabajo que tengo y tengo que asistir a una reunión inútil”.
También tiene un efecto negativo en la opinión de los participantes hacia el organizador, que en la mayoría de los casos suele ser un jefe.
¿Por qué 30 minutos es el tiempo óptimo para la duración de una reunión?
30 minutos es el desafío que planteo en el libro basado en mi propia experiencia en la organización de reuniones que funcionan. Evidentemente hay reuniones que necesitarán más tiempo, otras en las que tu objetivo se puede llevar incluso en menos, y por supuesto en alguna ocasión los 30 o incluso 60 minutos de la propia reunión pueden ser sustituidos por una llamada o un e-mail, por ejemplo.
¿Cómo funciona la figura del tomador de decisiones del que habla en el libro?
Cuando hablamos de los participantes de una reunión de 30 minutos, debe quedar claro que el número ideal no debe exceder un máximo de cinco personas. Y tu elección tiene que ser la correcta. Podemos distinguir las figuras del moderador, coordinador, secretario (pueden ser la misma persona) y los participantes. En principio, la toma de decisiones en una reunión de 30 minutos y un máximo de cinco personas es consensuada y no debe generar conflicto.
¿Cómo deberíamos organizar una reunión para que sea lo más eficiente posible?
Podemos resumir en cinco puntos cómo organizar la reunión de la siguiente manera. El primero seria definir el objetivo y el resultado deseado de la reunión. El segundo, elige a los participantes adecuados. El tercero es planificar la reunión; Entre otras cosas, redactar el orden del día, elegir el lugar, hora de inicio y duración y enviarlo junto con los documentos clave del encuentro a los interesados con tiempo suficiente para que lo preparen.
Cuarto, debemos tener en cuenta la diseño de estructura de las reuniones, es decir, las reglas de funcionamiento y por supuesto cómo se estructuran por contenido los 30 minutos que dura la reunión. Finalmente, es importante hacer una seguimiento de la reunión. Asegurar que todos los participantes conozcan los acuerdos alcanzados y, en caso de que haya que realizar alguna acción de seguimiento, cuáles son las tareas asignadas a cada uno y el tiempo de ejecución.