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El principio de Pareto, llamado así por el economista italiano Vilfredo Pareto, establece que El 80% de los problemas pueden ser causados por el 20% de las causas. El principio puede ser muy útil o incluso una información que salva vidas cuando tiene que elegir cuál de los muchos problemas resolver primero, o si la eliminación de problemas se complica por circunstancias externas.
Por ejemplo, se le acaba de pedir que dirija un equipo que tiene dificultades para trabajar en un proyecto para orientarlos en la dirección correcta. Preguntas a los miembros del equipo cuáles fueron sus principales obstáculos para lograr sus metas y objetivos. Hacen una lista que analizas y averiguas cuáles fueron las causas principales de cada uno de los problemas que encontró el equipo, tratando de ver los puntos en común.
Todas las causas detectadas de problemas se ordenan de acuerdo con la frecuencia de su ocurrencia. Mirando los números, encuentra que la falta de comunicación entre los implementadores del proyecto y las partes interesadas del proyecto es la causa principal de los 23 problemas principales que enfrenta el equipo, mientras que el segundo problema más grande es el acceso a los recursos necesarios (sistemas informáticos, equipos, etc.) .). .) resultó en solo 11 complicaciones asociadas. Otros problemas son aislados. Está claro que resolviendo el problema de comunicación se puede eliminar un gran porcentaje de problemas, y resolviendo el problema de acceso a los recursos se pueden resolver casi el 90% de los obstáculos en el camino del equipo. No solo ha descubierto cómo ayudar al equipo, sino que también ha realizado un análisis de Pareto.
Hacer todo este trabajo en papel probablemente llevará una cierta cantidad de tiempo. El proceso se puede acelerar en gran medida utilizando el gráfico de Pareto en Microsoft Excel.
Los gráficos de Pareto son una combinación de un gráfico de líneas y un histograma. Son únicos porque generalmente tienen un eje horizontal (eje de categoría) y dos ejes verticales. El gráfico es útil para priorizar y ordenar datos.
Mi tarea es ayudarlo a preparar datos para el gráfico de Pareto y luego crear el gráfico en sí. Si sus datos ya están preparados para el diagrama de Pareto, puede continuar con la segunda parte.
Hoy analizaremos una situación problemática en una empresa que regularmente reembolsa los gastos a los empleados. Nuestra tarea es averiguar en qué gastamos más y comprender cómo podemos reducir estos costos en un 80% utilizando un análisis rápido de Pareto. Podemos averiguar qué costos representan el 80 % de los reembolsos y evitar costos altos en el futuro cambiando la política para usar precios mayoristas y analizar los costos de los empleados.
Primera parte: preparar datos para el diagrama de Pareto
- Organice sus datos. En nuestra tabla, hay 6 categorías de compensación en efectivo y montos reclamados por los empleados.
- Ordena los datos en orden descendente. Verifica que las columnas estén seleccionadas А и Вpara ordenar correctamente.
- Suma de columna Cantidad (número de gastos) se calcula utilizando la función SUM (SUMA). En nuestro ejemplo, para obtener el monto total, debe agregar las celdas de V3 a V8.
Teclas de acceso rápido: Para sumar un rango de valores, seleccione una celda B9 y pulse Alt + =. El monto total será de $12250.
- Crea una columna Importe acumulativo (monto acumulado). Comencemos con el primer valor. US$ 3750 en la celda B3. Cada valor se basa en el valor de la celda anterior. en una celda C4 tipo = C3 + B4 y pulse Participar.
- Para completar automáticamente las celdas restantes en una columna, haga doble clic en el controlador de autocompletar.
- A continuación, crea una columna. % Acumulado (porcentaje acumulado). Para llenar esta columna, puede usar la suma del rango Cantidad y valores de la columna Importe acumulativo. En la barra de fórmulas de una celda D3 entrar =C3/$B$9 y pulse Participar. Símbolo $ crea una referencia absoluta tal que el valor de la suma (referencia de celda B9) no cambia cuando copia la fórmula.
- Haga doble clic en el marcador de autocompletar para llenar la columna con una fórmula, o haga clic en el marcador y arrástrelo por la columna de datos.
- ¡Ahora todo está listo para comenzar a construir el diagrama de Pareto!
Segunda parte: construir un gráfico de Pareto en Excel
- Seleccione los datos (en nuestro ejemplo, celdas de A2 by D8).
- Prensa Alt + F1 en el teclado para crear automáticamente un gráfico a partir de los datos seleccionados.
- Haga clic con el botón derecho en el área del gráfico y, en el menú que aparece, haga clic en Seleccionar datos (Seleccione Datos). Un cuadro de diálogo aparecerá Selección de una fuente de datos (Seleccione fuente de datos). Seleccionar línea Importe acumulativo y pulse Eliminar (Remover). Después OK.
- Haz clic en el gráfico y usa las flechas de tu teclado para moverte entre sus elementos. Cuando se selecciona una fila de datos % Acumulado, que ahora coincide con el eje de categorías (eje horizontal), haga clic derecho sobre él y seleccione Cambiar el tipo de gráfico de una serie (Cambiar Tipo de Serie de Gráfica). Ahora bien, esta serie de datos es difícil de ver, pero posible.
- Un cuadro de diálogo aparecerá Cambiar el tipo de gráfico (Cambiar tipo de gráfico), seleccione gráfico de líneas.
- Entonces, obtuvimos un histograma y un gráfico de línea plana a lo largo del eje horizontal. Para mostrar el relieve de un gráfico de líneas, necesitamos otro eje vertical.
- Haga clic derecho en una fila % Acumulado y en el menú que aparece, haga clic en Formato de serie de datos (Formato de serie de datos). Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre.
- En la sección Opciones de fila (Opciones de serie) seleccionar Eje menor (Eje Secundario) y presione el botón Cerrar (Cerca).
- ¡Aparecerá el eje de porcentaje y el gráfico se convertirá en un gráfico de Pareto completo! Ahora podemos sacar conclusiones: la mayor parte de los costos son las tasas de matrícula (Tarifas de capacitación), equipos (Iron) y papelería (Suministros de oficina).
Con instrucciones paso a paso para configurar y crear un diagrama de Pareto en Excel a mano, pruébelo en la práctica. Al aplicar el análisis de Pareto, puede identificar los problemas más importantes y dar un paso importante para resolverlos.