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Microsoft Excel proporciona al usuario varios niveles de protección, condicionalmente hablando, desde la simple protección de celdas individuales hasta el cifrado de todo el archivo con cifrados de algoritmos criptográficos de la familia RC4. Vamos a repasarlos uno por uno...
Nivel 0. Protección contra la entrada de datos incorrectos en una celda
La forma más fácil. Le permite verificar qué ingresa exactamente el usuario en ciertas celdas y no le permite ingresar datos no válidos (por ejemplo, un precio negativo o un número fraccionario de personas o la fecha de la Revolución de Octubre en lugar de la fecha de conclusión de la contrato, etc.) Para establecer dicha verificación de entrada, debe seleccionar las celdas y seleccionar la pestaña Datos (Fecha) . Validación de datos (Validación de datos). En Excel 2003 y anteriores, esto se puede hacer usando el menú Validación de datos (Validación de datos)… En la pestaña parámetros de la lista desplegable, puede seleccionar el tipo de datos permitidos para la entrada:
Las pestañas adyacentes de esta ventana permiten (si se desea) configurar los mensajes que aparecerán antes de ingresar – pestaña Entrada de mensaje (Mensaje de entrada), y en caso de ingresar información incorrecta – pestaña Mensaje de error (Alerta de error):
Nivel 1: Proteger las celdas de la hoja de los cambios
Podemos evitar de forma completa o selectiva que el usuario cambie el contenido de las celdas de cualquier hoja determinada. Para instalar dicha protección, siga un algoritmo simple:
- Seleccione las celdas que no hay necesidad de defender (si corresponde), haga clic derecho sobre ellos y seleccione el comando del menú contextual formato de celda (Formato de celdas)… En la pestaña Protección (Proteccion) desmarque la casilla Celda protegida (Bloqueado). Todas las celdas para las que esta casilla de verificación permanezca seleccionada estarán protegidas cuando la protección de hoja esté habilitada. Todas las celdas en las que desmarque esta bandera serán editables a pesar de la protección. Para ver visualmente qué celdas estarán protegidas y cuáles no, puede usar esta macro.
- Para habilitar la protección de la hoja actual en Excel 2003 y versiones anteriores, seleccione en el menú Servicio – Protección – Hoja de protección (Herramientas — Protección — Hoja de trabajo Proteger), o en Excel 2007 y versiones posteriores, haga clic en Hoja de protección (Hoja de protección) de la pestaña. Revisión (Revisión). En el cuadro de diálogo que se abre, puede establecer una contraseña (será necesaria para que nadie pueda eliminar la protección) y, utilizando la lista de casillas de verificación, configure, si lo desea, excepciones:
Es decir, si queremos dejar al usuario la posibilidad, por ejemplo, de formatear celdas protegidas y desprotegidas, se deben marcar las tres primeras casillas. También puede permitir que los usuarios usen la clasificación, el autofiltro y otras herramientas de tabla convenientes.
Nivel 2. Protección selectiva de rangos para diferentes usuarios
Si se supone que varios usuarios trabajarán con el archivo, y cada uno de ellos debe tener acceso a su propia área de la hoja, puede configurar la protección de la hoja con diferentes contraseñas para diferentes rangos de celdas.
Para hacer esto, seleccione en la pestaña Revisión (revisión) . Permitir rangos cambiantes (Permitir que los usuarios editen rangos). En Excel 2003 y versiones posteriores, hay un comando de menú para este Servicio – Protección – Permitir rangos cambiantes (Herramientas — Protección — Permitir a los usuarios cambiar rangos):
En la ventana que aparece, haga clic en el botón Crear (nuevo) e ingrese el nombre del rango, las direcciones de las celdas incluidas en este rango y la contraseña para acceder a este rango:
Repita estos pasos para cada uno de los diferentes rangos de usuarios hasta que estén todos en la lista. Ahora puedes presionar el botón Hoja de protección (ver párrafo anterior) y habilitar la protección de toda la hoja.
Ahora, cuando intente acceder a cualquiera de los rangos protegidos de la lista, Excel requerirá una contraseña para ese rango en particular, es decir, cada usuario trabajará “en su jardín”.
Nivel 3. Proteger las hojas del libro
Si necesita protegerse de:
- eliminar, renombrar, mover hojas en un libro
- cambios en áreas ancladas ("encabezados", etc.)
- cambios de estructura no deseados (colapso de filas/columnas usando los botones de agrupación más/menos)
- la capacidad de minimizar/mover/cambiar el tamaño de la ventana del libro de trabajo dentro de la ventana de Excel
entonces necesitas proteger todas las hojas del libro, usando el botón proteger libro (Proteger libro de trabajo) de la pestaña. Revisión (Revisión) o, en versiones anteriores de Excel, a través del menú Servicio – Protección – Libro de protección (Herramientas — Protección — Proteger libro de trabajo):
Nivel 4. Cifrado de archivos
Si es necesario, Excel brinda la capacidad de cifrar todo el archivo del libro de trabajo utilizando varios algoritmos de cifrado de la familia RC4 diferentes. Esta protección es más fácil de configurar al guardar un libro de trabajo, es decir, seleccionar equipos Archivo – Guardar como (Archivo — Guardar como)y, a continuación, en la ventana Guardar, busque y expanda la lista desplegable Servicio – Opciones generales (Herramientas — Opciones generales). En la ventana que aparece, podemos ingresar dos contraseñas diferentes: para abrir el archivo (solo lectura) y para cambiar:
- Cómo configurar/desproteger todas las hojas de un libro a la vez (complemento PLEX)
- Resalta las celdas desprotegidas con color
- Correcta protección de hojas por macro