Contenido
A menudo, un usuario de Excel se enfrenta a la necesidad de llenar celdas con datos organizados en una determinada secuencia lógica. O, por ejemplo, para hacer una previsión de cuál será el valor de un determinado indicador para un momento concreto, si la tendencia actual continúa. Ahora no necesitas saber decenas de fórmulas para todo esto. Un par de clics del mouse son suficientes y el problema está resuelto. Todo es gracias a la función de autocompletar.
Esta característica es sorprendente en su conveniencia. Por ejemplo, te permite enumerar rápidamente los meses del calendario o hacer que solo se muestre el día 15 y el último de cada mes (por ejemplo, en los informes contables).
¿Cómo puedes aprovechar esta gran característica?
En la esquina inferior derecha hay un cuadrado, arrastrándolo, puede continuar la serie de valores en los que hay un patrón determinado. Por ejemplo, si el primer día es lunes, al realizar esta simple operación, puede poner valores en las siguientes líneas: martes, miércoles, jueves, viernes, etc.
Si hay un conjunto de valores en una celda como 1,2,4, al seleccionarlos todos y arrastrar el cuadro hacia abajo, puede continuar la serie numérica hasta 8, 16, 32, etc. Esto le permite reducir significativamente los costos de tiempo.
De la misma manera, se crea una lista de nombres de meses.
Y así es como se ve el uso de autocompletar para una progresión aritmética. En nuestro ejemplo, usamos dos celdas con valores de 1,3, respectivamente, y luego autocompletar continúa la serie de números.
Además, la recepción funcionará incluso si el número está dentro del texto. Por ejemplo, si escribe "1 trimestre" y arrastra el cuadro hacia abajo, obtiene lo siguiente.
En realidad, estos son todos los conceptos básicos que necesita saber. Pero si desea dominar las habilidades de trabajar con Excel de manera más profesional, puede familiarizarse con algunas fichas y trucos.
Uso de la lista de datos de autocompletar
Por supuesto, hacer una lista de meses o días de la semana no es todo lo que Excel puede hacer. Digamos que tenemos una lista de ciudades donde nuestra empresa ha establecido centros de servicio. Primero debe anotar la lista completa en el elemento "Cambiar listas", al que se puede acceder a través de la secuencia de menú Archivo - Opciones - Avanzado - General - Editar listas.
A continuación, aparecerá una ventana con una lista de listas que se integran en Excel automáticamente.
No hay muchos de ellos aquí. Pero este malentendido se puede corregir fácilmente. Para ello, se dispone de una ventana derecha en la que se escribe la secuencia correcta de valores uXNUMXbuXNUMX. El registro se puede realizar de dos formas, tanto con comas como en columna. Si hay muchos datos, se pueden importar. De esta manera puedes ahorrar mucho tiempo.
¿Qué se necesita para esto? Primero debe crear una lista de ciudades en algún lugar del documento y luego crear un enlace en el campo a continuación.
La lista ahora está creada y se puede usar para completar todas las demás celdas.
Además de listas en formato de texto, Excel permite crear secuencias numéricas, así como una lista de fechas ordenadas según un determinado patrón. Al comienzo de este material, se proporcionó una de las formas de usarlo, pero este es un nivel primitivo. Puede usar esta herramienta de manera más flexible, como un verdadero as.
Primero, seleccionamos los valores de secuencia requeridos (uno o más) junto con la parte del rango que se usará para la lista. A continuación, encontramos el botón “Rellenar” en el panel superior y en el menú que aparece pulsamos sobre el botón “Progresión”.
A continuación, aparece una ventana con la configuración.
En su parte izquierda hay botones de radio con los que puede establecer la ubicación de la secuencia futura: por filas o columnas. En el primer caso, la lista irá hacia abajo, y en el segundo, hacia la derecha.
Inmediatamente a la derecha de la configuración de ubicación hay un panel donde puede seleccionar el tipo de secuencia numérica. Hay varias opciones para elegir:
- Aritmética. El valor en cada celda siguiente es un cierto número mayor que el anterior. Su valor está determinado por el contenido del campo "Paso".
- Geométrico. Cada valor subsiguiente es varias veces mayor que el anterior. Cuánto depende exactamente del paso indicado por el usuario.
- Fechas. Con esta opción, el usuario puede crear una secuencia de fechas. Si selecciona este tipo, se activan configuraciones adicionales para la unidad de medida. Se tienen en cuenta al elaborar la secuencia: día, día laborable, mes, año. Por lo tanto, si selecciona el elemento "día laborable", los fines de semana no se incluirán en la lista.
- Autocompletar. Esta opción es similar a arrastrar la esquina inferior derecha. En palabras simples, Excel decide por sí mismo si necesita continuar con la serie de números o es mejor hacer una lista más larga. Si especifica los valores 2 y 4 por adelantado, los siguientes contendrán los números 6, 8, etc. Si antes de eso llena más celdas, entonces se utilizará la función de "regresión lineal" (esta es una opción muy interesante que le permite construir un pronóstico basado en la tendencia existente).
En la parte inferior de este cuadro de diálogo, como ya puede ver, hay dos opciones: el tamaño del paso, discutido anteriormente, y el valor límite.
Después de completar todas las operaciones, debe presionar el botón "OK". De la misma manera, se crea una lista de días hábiles para un período determinado (por ejemplo, hasta el 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). ¡Y el usuario no necesita hacer una gran cantidad de movimientos innecesarios!
Eso es todo, la configuración está completa. Ahora veamos algunos métodos de autocompletar más profesionales.
Usando el raton
Esta es la forma más conveniente de autocompletar, lo que le permite realizar con elegancia incluso las operaciones más complejas. Hay dos opciones de cómo se puede usar: usando el botón izquierdo del mouse o el botón derecho. Por ejemplo, la tarea es hacer una lista de números dispuestos en orden ascendente, donde cada valor siguiente aumenta en uno. Por lo general, para esto, se ingresa una unidad en la primera celda y un dos en la segunda, después de lo cual arrastran el cuadro en la esquina inferior derecha. Pero es posible lograr este objetivo por otro método: simplemente completando la primera celda. Luego, debe arrastrarlo hacia abajo desde la esquina inferior derecha. Después de eso, aparecerá un botón en forma de cuadrado. Debe hacer clic en él y seleccionar el elemento "Rellenar".
También puede usar la función "Rellenar solo formatos", con la que puede extender solo formatos de celda.
Pero hay un método más rápido: mantener presionado el botón Ctrl mientras arrastra la celda en paralelo.
Es cierto que solo es adecuado para autocompletar secuencias de números. Si intenta hacer este truco con datos de un tipo diferente, entonces los valores uXNUMXbuXNUMXb simplemente se copiarán en las siguientes celdas.
Hay una forma de acelerar la llamada del menú contextual. Para hacer esto, arrastre el cuadro manteniendo presionado el botón derecho del mouse.
Luego aparecerá un conjunto de comandos. Por lo tanto, puede abrir un cuadro de diálogo con configuraciones adicionales de autocompletar haciendo clic en el elemento de menú "Progresión". Pero hay una limitación. La longitud máxima de la secuencia en este caso estará limitada a la última celda.
Para que el autocompletado se lleve a cabo hasta el valor requerido (un número o una fecha determinados), debe pulsar el botón derecho del ratón, habiendo dirigido previamente el cursor sobre la casilla, y arrastrar el marcador hacia abajo. A continuación, el cursor vuelve. Y el último paso es soltar el ratón. Como resultado, aparecerá un menú contextual con la configuración de autocompletar. Seleccione una progresión. Aquí, solo se selecciona una celda, por lo que debe especificar todos los parámetros de autocompletar en la configuración: dirección, paso, valor límite y presionar el botón Aceptar.
Una función de Excel particularmente interesante es la aproximación lineal y exponencial. Permite construir un pronóstico de cómo cambiarán los valores, con base en el patrón existente. Como regla general, para hacer un pronóstico, debe usar funciones especiales de Excel o realizar cálculos complejos, en los que se sustituyen los valores de la variable independiente. Es mucho más fácil demostrar este ejemplo en la práctica.
Por ejemplo, hay una dinámica de un indicador, cuyo valor aumenta en el mismo número cada período.
Es mucho más fácil entender cómo se predicen los valores con una tendencia lineal (cuando cada indicador siguiente aumenta o disminuye en un valor determinado). Las funciones estándar de Excel son adecuadas para esto, pero es mejor dibujar un gráfico que muestre la línea de tendencia, la ecuación de la función y el valor esperado para una mayor claridad.
Para saber cuál será el indicador pronosticado en términos numéricos, al calcular, debe tomar la ecuación de regresión como base (o usar directamente las fórmulas integradas en Excel). Como resultado, habrá muchas acciones que no todos podrán entender de inmediato.
Pero la regresión lineal le permite abandonar por completo fórmulas y gráficos complejos. Solo usa autocompletar. El usuario toma un rango de datos sobre la base de los cuales se hace un pronóstico. Se selecciona este conjunto de celdas, luego se presiona el botón derecho del mouse, que debe arrastrar el rango por el número requerido de celdas (dependiendo de la distancia del punto en el futuro para el cual se calcula el valor predicho). Aparecerá un menú contextual, donde debe seleccionar el elemento "Aproximación lineal". Eso es todo, se obtiene un pronóstico que no requiere habilidades matemáticas especiales, trazar o derivar fórmulas.
Si los indicadores aumentan durante cada período de tiempo en un cierto porcentaje, entonces estamos hablando de un crecimiento exponencial. Por ejemplo, pronosticar la dinámica de una epidemia o predecir el interés de un depósito bancario se basa precisamente en ese patrón.
No existe un método más eficaz para predecir el crecimiento exponencial que el que hemos descrito.
Usar el mouse para autocompletar fechas
A menudo es necesario aumentar la lista de fechas ya existente. Para ello, se toma alguna fecha y se arrastra por la esquina inferior derecha con el botón izquierdo del ratón. Aparece un icono cuadrado donde puede seleccionar el método de llenado.
Por ejemplo, si un contador usa una hoja de cálculo, la opción "días de la semana" le conviene. Además, este artículo será necesario para cualquier otro especialista que tenga que hacer planes diarios, por ejemplo, Recursos Humanos.
Y aquí hay otra opción, cómo implementar el llenado automático de fechas con el mouse. Por ejemplo, una empresa debe pagar los salarios el día 15 y el último día del mes. A continuación, debe ingresar dos fechas, estirarlas y seleccionar el método de llenado "por meses". Esto se puede hacer haciendo clic con el botón izquierdo del mouse en el cuadrado en la esquina inferior derecha, o usando el botón derecho, seguido de una llamada automática al menú contextual.
¡Importante! Queda el día 15, independientemente del mes, y el último es automático.
Con el botón derecho del ratón puedes ajustar la progresión. Por ejemplo, haga una lista de los días hábiles de este año, que seguirá siendo hasta el 31 de diciembre. Si usa el autocompletado con el botón derecho del mouse o a través del menú, al que se puede acceder a través del cuadrado, entonces hay una opción "Relleno instantáneo". Por primera vez, los desarrolladores proporcionaron esta función en Excel 2013. Es necesario que las celdas se llenen de acuerdo con un patrón determinado. Esto le permitirá ahorrar mucho tiempo.
Conclusiones
En realidad, eso es todo. Autocompletar es una característica muy útil que lo ayuda a automatizar muchos flujos de trabajo y hacer predicciones basadas en patrones. No se requieren fórmulas o cálculos adicionales. Basta con presionar un par de botones y los resultados aparecerán como por arte de magia.