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Ordenar es una función de Excel dolorosamente familiar para casi todos. Sin embargo, hay varios casos no estándar e interesantes de su uso.
Caso 1. Ordenar por significado, no alfabéticamente
Imagina una situación muy común: hay una tabla en la que hay una columna con el nombre del mes (enero, febrero, marzo…) o el día de la semana (viernes, martes, miércoles…). Con una clasificación simple en esta columna, Excel organiza los elementos alfabéticamente (es decir, de la A a la Z):
Y me gustaría, por supuesto, obtener la secuencia habitual de enero a diciembre o de lunes a martes. Esto se puede hacer fácilmente con un especial clasificación por lista personalizada (clasificación de lista personalizada).
Selecciona la mesa y presiona el botón grande. clasificación de la pestaña. Datos (Datos — Ordenar). Se abrirá un cuadro de diálogo en el que deberá especificar el campo de clasificación (columna) y seleccionar el tipo de clasificación en la última lista desplegable Lista personalizada (Lista personalizada):
Después de eso, se abrirá la siguiente ventana, en la que puede seleccionar la secuencia de meses o días de la semana que necesitamos:
Si la lista requerida (por ejemplo, meses, pero en inglés) no está disponible, se puede ingresar en el campo derecho seleccionando la opción Lista nueva (Lista nueva):
Puedes usar como separador coma o clave Participar. Una vez que crea una lista personalizada de este tipo, puede usarla en otros libros de trabajo de Excel.
Un matiz interesante es que de esta manera puede ordenar no estúpidamente alfabéticamente, sino por significado e importancia cualquier objeto jerárquico, y no solo meses o días de la semana. Por ejemplo:
- cargos (director, subdirector, jefe de departamento, jefe de departamento…)
- grados militares (general, coronel, teniente coronel, mayor…)
- certificaciones (TOEFL, ITIL, MCP, MVP…)
- clientes o mercancías según su importancia personal (whisky, tequila, coñac, vino, cerveza, limonada…)
- etc.
Caso 2: ordenar texto y números al mismo tiempo
Supongamos que nuestra tabla tiene una columna con códigos para varias partes y ensamblajes para automóviles (número de parte). Además, las piezas ensambladas grandes (por ejemplo, una caja de cambios, un motor, una dirección) se indican mediante un código puramente digital, y las piezas pequeñas que incluyen se indican mediante un código con la adición de un número aclaratorio mediante, por ejemplo, un punto. Intentar ordenar una lista de este tipo de la manera habitual conducirá a un resultado no deseado, porque Excel ordena por separado los números (números de agregados grandes en el ensamblaje) y por separado el texto (números de partes pequeñas con puntos):
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Y, por supuesto, me gustaría obtener una lista donde, después de cada unidad grande, irán sus detalles:
Para implementar esto, necesitamos agregar temporalmente otra columna a nuestra tabla, en la que convertimos todos los códigos en texto usando la función TEXTO:
Si luego ordena por esa columna, Excel le preguntará cómo ordenar los números y el texto:
Si selecciona la segunda opción en este cuadro de diálogo, Excel no convertirá los números de agregados grandes en números y ordenará la lista completa como texto, lo que nos dará el resultado deseado. La columna auxiliar puede entonces, por supuesto, ser borrada.
- Ordenar por color
- Ordenar por color con el complemento PLEX
- Ordenar por fórmula