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Digamos que tenemos una hoja de cálculo de Excel que está completamente llena de información. Está bien organizado, formateado y se ve exactamente como lo desea. Y aquí decides imprimirlo en papel. Y entonces ella comienza a verse terrible.
Las hojas de cálculo no siempre se ven bien en papel porque no están diseñadas para usarse en forma impresa. Están especialmente hechos para ser tan largos y anchos como sea necesario.
Esto es útil cuando la tabla debe editarse y abrirse en la pantalla, pero significa que sus datos no se verán bien en una hoja de papel estándar.
Pero en cualquier caso, nada es imposible, especialmente cuando se trata de una herramienta tan flexible como Excel. Además, no es nada difícil. Aquí hay algunos consejos sobre cómo imprimir documentos de Excel para que se vean bien en papel.
Sugerencia 1: use la opción de vista previa de impresión antes de imprimir
Puede ver exactamente cómo se verá su hoja de cálculo cuando se imprima si usa esta función. Esta herramienta es especialmente valiosa y ayudará a ahorrar una gran cantidad de tiempo y papel. Incluso puede realizar ciertos cambios en el aspecto que tendrá cuando se imprima, como ampliar los márgenes, etc.
Puede verificar cómo funciona en la práctica, y será muy fácil configurar la visualización de la tabla en la página.
Decide lo que planeas imprimir
Si solo necesita imprimir una parte específica de los datos, no necesita imprimir todo el libro, solo los datos específicos. Puede imprimir, por ejemplo, solo una hoja o un archivo específico. También puede imprimir una pequeña cantidad de datos. Para hacer esto, debe seleccionarlos y luego seleccionar el elemento "Rango resaltado" en la configuración de impresión.
Expande tu espacio
Está limitado por el tamaño del papel en el que imprime, pero hay varias formas de aumentar ese espacio. Por ejemplo, cambie la orientación de una hoja de papel. El valor predeterminado es la orientación vertical. Es muy adecuado para tablas con una gran cantidad de filas y horizontales, si hay muchas columnas.
Si necesita aún más espacio, puede reducir los márgenes en los bordes de la hoja. Cuanto más pequeños sean, más información cabe en una hoja. Finalmente, si la tabla es pequeña, puede usar la función Opciones de escala personalizadas para ajustar todo el documento en la hoja.
Usar encabezados para imprimir
Es muy difícil entender dónde está una persona en la tabla si es imposible imprimir la tabla en una hoja de papel. En este caso, debe utilizar la función "Imprimir encabezados". Le permite agregar encabezados de fila o columna a cada página de una tabla.
Usar saltos de página
Si su documento abarca más de una hoja de papel, es una buena idea usar saltos de página para ayudarlo a comprender exactamente qué datos deben estar en una ubicación particular. Cuando inserta un salto de página en una tabla, todo lo que está debajo se mueve a la página siguiente. Esto es conveniente porque le permite dividir los datos de la manera que una persona quiera.
Si sigue estas recomendaciones, puede simplificar enormemente la lectura de documentos de Excel impresos en una hoja de papel.