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¿Alguna vez se le ha encomendado la tarea de crear un diagrama de flujo para mapear los procesos comerciales en una organización? Algunas empresas pagan por un software costoso y altamente especializado que crea diagramas de flujo en solo unos pocos pasos y clics. Otras empresas prefieren usar las herramientas existentes que serán igual de fáciles una vez que las aprendas. Uno de ellos es Excel.
Planifica tus pasos
Dado que el propósito de un diagrama de flujo es marcar el orden lógico de los eventos, las decisiones que se toman y los resultados de esas decisiones, a la mayoría de las personas les resulta mejor representar esto en forma de diagrama de flujo. Y les resulta mucho más fácil hacerlo si se toman unos minutos para organizar sus pensamientos.
Y de hecho lo es. Si sus pensamientos no se analizan lo suficiente, entonces el diagrama de flujo no será bueno.
Por lo tanto, antes de proceder directamente a la creación de un diagrama de flujo, se recomienda tomar ciertas notas. El formato en el que se llevarán a cabo no es tan importante. Lo principal es enumerar cada etapa del proceso, para determinar cada decisión y sus consecuencias.
Elementos de configuración
- Vaya a la pestaña "Insertar", donde encontrará el elemento "Formas".
- Después de eso, aparecerá una lista de formas, organizadas por grupos. A continuación, debe revisarlos todos hasta encontrar el grupo "Diagrama de flujo".
- Seleccione el elemento requerido.
- Para agregar texto, haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione "Cambiar texto" en el menú contextual.
Finalmente, en la cinta Formato, debe elegir un estilo y un esquema de color para el diagrama de flujo.
Después de seleccionar el elemento deseado, debe agregar el siguiente para un elemento específico y continuar hasta que se muestre cada etapa.
Luego se debe etiquetar la forma que muestra cada elemento del diagrama de flujo. Entonces, quien lo vea comprenderá qué papel juega cada elemento del diagrama de flujo en él y cómo se relaciona con los demás.
Cada figura realiza su función estándar. Si usa los elementos del diagrama incorrectamente, alguien que lo vea puede malinterpretarlo.
Estos son algunos de los elementos más comunes:
- El principio o el final del diagrama de flujo.
- El proceso de trabajo.
- Un proceso predefinido, como las rutinas recurrentes.
- Fuente de datos. Puede ser una tabla, algún tipo de documento o un sitio web.
- Decisiones tomadas. Por ejemplo, puede ser un control de la corrección de un proceso preejecutado. Desde cada esquina del rombo pueden salir líneas que muestran los resultados de la decisión tomada.
Elementos de pedido
Una vez que los elementos se colocan en los lugares correctos, puede seguir estos pasos:
- Para organizar elementos en una columna, debe seleccionar varios elementos presionando la tecla MAYÚS y luego presionando cada uno de ellos, y luego seleccione Alinear al centro en la pestaña Formato.
- Si necesita hacer los mismos espacios entre los elementos verticalmente, debe seleccionarlos y luego seleccionar el elemento "Distribuir verticalmente" en la misma pestaña.
- A continuación, debe asegurarse de que los tamaños de todos los elementos sean iguales para que el gráfico sea más atractivo visualmente.
Configuración de la línea de enlace
En la pestaña "Insertar" hay un elemento "Formas" donde debe seleccionar una flecha. Puede ser recto o en ángulo. El primero se utiliza para elementos en secuencia directa. Si necesita volver a un determinado paso después de completar todas las acciones, se utiliza una línea curva.
¿Qué es lo siguiente?
En general, Excel ofrece una gran cantidad de formas para graficar. A veces puedes ignorar los estándares y encender la creatividad. Esto solo beneficiará.