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Entonces, ha creado un libro de trabajo en Excel lleno de datos. Está claramente organizado, la información está actualizada, el formato es exactamente el previsto. Decidiste imprimir una versión en papel de esta tabla... y todo salió mal.
Las hojas de cálculo de Excel no siempre se ven bien en papel porque no están diseñadas para adaptarse a la página impresa. Están diseñados para ser tan largos y anchos como sea necesario. Esto es excelente para editar y ver en pantalla, pero es difícil imprimir documentos porque los datos no siempre caben perfectamente en una hoja de papel estándar.
Todas estas dificultades no significan que sea imposible hacer que una hoja de cálculo de Excel se vea bien en el papel. En realidad, no es nada difícil. Los siguientes 5 trucos para imprimir en Excel te ayudarán a solucionar este problema. Todos deberían funcionar igual en Excel 2007, 2010 y 2013.
1. Vista previa de la página antes de imprimir
con una herramienta Vista previa de impresión (Vista previa) Puede ver exactamente cómo se verá la tabla en la página impresa. En términos de ahorro de tiempo y papel, Vista previa de impresión (Vista previa) es su principal herramienta de impresión. Incluso puede hacer algunos ajustes, como arrastrar los bordes de impresión para hacerlos más anchos o más estrechos. Utilice esta herramienta después de ajustar sus opciones de impresión y diseño para asegurarse de que su hoja de cálculo tenga el aspecto que desea.
2. Decide qué se debe imprimir
Si solo necesita una pequeña parte de los datos, no imprima todo el libro de trabajo: imprima los datos seleccionados. Puede imprimir solo la hoja que está viendo actualmente eligiendo en la configuración de impresión Imprimir hojas activas (Imprimir hojas activas), o seleccione Imprimir libro de trabajo completo (Imprimir todo el libro) para imprimir el archivo completo. Además, puede imprimir una pequeña parte de sus datos resaltando el área deseada y seleccionando Selección de impresión (Selección de impresión) en la configuración de impresión.
3. Maximiza el espacio disponible
Está limitado por el tamaño de la hoja de papel en la que imprime, pero hay formas de aprovechar al máximo su área. Intente cambiar la orientación de la página. La orientación predeterminada es buena para datos donde hay más filas que columnas. Si su tabla es más ancha que alta, cambie la orientación de la página a paisaje (paisaje). ¿Todavía necesitas más espacio? Puede cambiar el ancho de los bordes alrededor de los bordes de la página. Cuanto más pequeños son, más espacio queda para los datos. Al final, si tu mesa no es demasiado grande, prueba a jugar con la herramienta Opciones de escala personalizadas (Escala) para ajustarse a todas las filas o todas las columnas, o arriesgarse a ajustar toda la tabla en una hoja de papel impresa.
4. Utilice la impresión de titulares
Si la tabla abarca más de una página, se vuelve difícil entender a qué datos específicos se refieren, ya que Excel solo imprime los encabezados de las columnas en la primera hoja de forma predeterminada. Equipo Imprimir títulos (Imprimir encabezados) le permite imprimir encabezados de fila o columna en cada página, lo que hace que los datos sean mucho más fáciles de leer.
5. Usa saltos de página
Si la tabla ocupa más de una hoja de papel, recomendamos usar saltos de página para determinar exactamente qué datos caerán en cada hoja. Cuando inserta un salto de página, todo lo que está debajo del salto se separa de todo lo que está arriba y pasa a la página siguiente. Esto es conveniente porque puede dividir los datos exactamente de la forma que desee.
Al usar estos trucos, puede hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de leer. Encontrará más detalles sobre las técnicas descritas anteriormente en las lecciones de nuestro tutorial:
- Imprimir panel en Microsoft Excel
- Establecer el área de impresión en Excel
- Configuración de márgenes y escala al imprimir en Excel