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El editor de hojas de cálculo Excel está diseñado para procesar matrices de información presentadas en forma de tablas de varios valores. Uno de los tipos más comunes de dicho procesamiento es la copia. Por ejemplo, si hay alguna matriz de datos inicial y necesita hacer algunos cálculos que requieren columnas o filas adicionales, no siempre es conveniente agregarlos directamente a la tabla original. También puede ser necesario para otros fines. Por tanto, una solución razonable sería copiar todos o parte de los datos en una nueva hoja o documento, y hacer todas las transformaciones con la copia. De esta manera, el documento original permanecerá intacto. ¿De qué maneras se puede hacer esto?
Copia simple sin cambios
Este método es el más fácil de usar, es conveniente si la tabla de origen contiene datos simples sin fórmulas ni enlaces.
¡Presta atención! La simple copia no cambia nada en la información original.
Si la información de origen contiene fórmulas, se copiarán junto con el resto de los datos, y debe tener cuidado aquí: al copiar enlaces relativos, comienzan a referirse a celdas completamente diferentes donde se pueden ubicar datos incorrectos. Por lo tanto, simplemente copiar datos con fórmulas solo es preferible cuando todas las fuentes de referencia de fórmulas se copian al mismo tiempo. Este método incluye los siguientes pasos.
- Selección de celda. Como regla general, se especifica un rango de celdas con el botón izquierdo del mouse o se usa el atajo de teclado "Shift + flecha". Como resultado, algunas celdas de la hoja se delinean con un marco negro y, además, se resaltan con un tinte oscuro.
- Copiar al portapapeles. El portapapeles es un área especial en la memoria de la computadora diseñada para transferir datos dentro de una aplicación o entre aplicaciones. La copia se realiza presionando las teclas "Ctrl+C" o "Ctrl+Insert" (estas combinaciones son equivalentes). También es posible implementarlo a través del elemento correspondiente del menú contextual o usando la cinta del programa.
- Especificación de un lugar para insertar. Nos desplazamos hasta donde queremos copiar los datos, e indicamos con el cursor la celda que será la celda superior izquierda de los datos a pegar. Tenga cuidado si el punto de inserción ya contiene algunos datos. Se pueden borrar.
- Pega el contenido del portapapeles en el área especificada. Esto se hace con las teclas "Ctrl + V" o "Shift + Insertar" o el elemento correspondiente del menú contextual o la cinta del programa.
Si solo se necesitan valores
Muy a menudo, la información de las celdas es el resultado de cálculos que utilizan referencias a celdas adyacentes. Cuando simplemente copie dichas celdas, se hará junto con las fórmulas, y esto cambiará los valores deseados.
En este caso, solo se deben copiar los valores de las celdas. Como en la versión anterior, primero se selecciona el rango requerido, pero para copiar al portapapeles, usamos el elemento del menú contextual "opciones de pegado", el subelemento "solo valores". También puede utilizar el grupo correspondiente en la cinta del programa. El resto de pasos para pegar los datos copiados siguen siendo los mismos. Como resultado, solo los valores de las celdas requeridas aparecerán en la nueva ubicación.
¡Importante! Las fórmulas y los formatos no se guardan de esta manera.
Esto puede ser tanto una conveniencia como un obstáculo, dependiendo de la situación. La mayoría de las veces, se requiere dejar el formato (especialmente complejo). En este caso, puede utilizar el siguiente método.
Cuando necesitas valores y formatos
La selección de celdas para este método de copia sigue siendo la misma, pero se lleva a cabo usando el menú contextual (elemento Pegado especial) o usando la cinta del programa. Al hacer clic en el ícono Pegado especial, puede abrir un cuadro de diálogo completo que brinda más opciones de copia, e incluso puede combinar datos usando operaciones. Por ejemplo, no puede simplemente insertar los datos transferidos en las celdas especificadas, sino agregarlos a los que ya están en la hoja. A veces esto es muy conveniente.
También sucede que la tabla tiene una gran cantidad de columnas de diferentes anchos, y después de copiar los valores, se requiere mucho trabajo minucioso para establecer los anchos deseados. En este caso, el cuadro de diálogo "Pegado especial" tiene un elemento especial "Ancho de columna". La inserción se realiza en dos etapas. Pegue solo "anchos de columna" primero para "preparar espacio" y luego copie los valores. La tabla es exactamente igual a la original, pero en lugar de fórmulas, contiene valores. En ocasiones conviene copiar solo el ancho de las columnas para que la tabla se parezca a la original, e introducir los valores en las celdas manualmente. Además, puede seleccionar el elemento "copiar manteniendo el ancho de las columnas" en el menú contextual. Como resultado, la inserción se realizará en un solo paso.
Copiar como un patrón
Ocasionalmente, se requiere copiar una parte de la tabla para luego rotarla y escalarla sin cambios, sin afectar otros lugares del resto de la tabla. En este caso, es razonable copiar los datos en forma de una imagen normal.
Los pasos para copiar al portapapeles son los mismos que las opciones anteriores, pero para pegar, se utiliza el elemento "Imagen" en el menú "Pegado especial". Este método rara vez se usa porque los datos en las celdas copiadas de esta manera no se pueden cambiar simplemente ingresando valores.
Copia completa de toda la hoja.
A veces es necesario copiar una hoja completa y pegarla en el mismo documento o en otro. En este caso, debe llamar al menú contextual en el nombre de la hoja en la parte inferior izquierda del programa y seleccionar el elemento "mover o copiar".
Se abre un panel en el que se establece el método de copia. En particular, puede especificar en qué libro desea insertar una nueva hoja, moverla o copiarla, y especificar el lugar entre las hojas existentes a las que se realizará la transferencia. Después de hacer clic en el botón "Aceptar", aparecerá una nueva hoja en el libro especificado con todo el contenido de la hoja copiada.
Conclusión
Copiar es una de las acciones más solicitadas en Excel. Para tablas simples sin fórmulas, el primer método es el más conveniente, y para tablas que contienen muchas fórmulas y enlaces, generalmente es preferible usar el segundo método: copiar solo los valores. Otros métodos se utilizan con menos frecuencia.