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Muchos de nosotros estamos consumidos por la vida cotidiana y la rutina diaria: cocinar, reuniones de padres, ir a la clínica, trabajar… ¿Cómo entender qué asuntos son urgentes y cuáles no? ¿Qué tan importante es la delegación de autoridad y las solicitudes de asistencia? La psicóloga clínica Elena Tukhareli ayuda a comprender.
Hace tiempo que el mundo ha dado un paso adelante tanto en términos de condiciones de vida como de actitudes hacia la vida cotidiana. No sería fácil explicarles a nuestras abuelas que no tenemos tiempo para nada, porque ellas tenían que encargarse de todo: trabajar, llevar la casa, alimentar a sus familias. Pero en el mundo moderno, el tiempo, la flexibilidad y una variedad de habilidades se valoran más que la capacidad de lavarse "en el hoyo". Después de todo, lavar y lavar los platos hoy en día se puede "delegar" a los electrodomésticos (y luego alguien tiene que cargar la ropa sucia en el tambor y limpiar los platos después del lavado), pero las tareas más importantes para la vida no pueden.
Para no ser víctima de “bloqueos”, vale la pena aprender a separar las tareas por prioridad de ejecución (si hablamos de deberes profesionales) y por la verdad del deseo en el momento (si, por ejemplo, estamos pensando sobre cómo pasar el día).
Para distribuir tareas, es conveniente utilizar la técnica de planificación: la matriz de Eisenhower. Es bastante fácil de crear. Escribimos una lista de tareas y marcamos al lado de cada una: ¿es importante o no? ¿Urgente o no? Y dibuja una tabla como esta:
Cuadrante A: asuntos importantes y urgentes
Aquí hay tareas que, si no se cumplen, ponen en peligro sus objetivos y cuestiones relacionadas con la salud. Por ejemplo, cartas urgentes, proyectos que requieren entrega urgente, dolor agudo o deterioro.
Con una planificación ideal, este cuadrante queda vacío porque no acumulas tareas que tendrás que resolver a toda prisa. No da miedo si aparecen algunos puntos aquí, es importante que haya pocos de ellos. De lo contrario, tendrá que revisar la lista de plazos y casos.
Cuadrante B: importante pero no urgente
A menudo, esta es nuestra actividad principal: casos importantes que no tienen plazos, lo que significa que podemos trabajar en ellos en un modo relajado. Son objetivos que requieren planificación y están orientados al desarrollo estratégico. O cosas relacionadas con el desarrollo personal y el mantenimiento de los lazos sociales, por ejemplo: escuchar una conferencia o ir al gimnasio, reunirse con amigos, llamar a familiares.
Debe tener cuidado, porque si retrasa la finalización de las tareas de este cuadrante, entonces pueden "moverse" al cuadrante A.
Cuadrante C: urgente pero no importante
Hablamos de distracciones: completar las tareas de este cuadrante no ayuda a conseguir el objetivo, sino que por el contrario, te impide centrarte en lo realmente importante, reduce la eficiencia y te agota. En la mayoría de los casos, se trata de tareas rutinarias que, sin embargo, "comen" sin piedad nuestro precioso tiempo.
La delegación nos ayudará a lidiar con ellos: por ejemplo, mientras estás terminando un informe en casa, puedes pedirle a tu pareja que saque a pasear al perro o pague las cuentas. Lo principal es no confundirlos con tareas que deberían estar en el cuadrante A: asegúrese de que las tareas realmente no sean importantes.
Cuadrante D: cosas no urgentes y sin importancia
Este es un cuadrante extremadamente interesante: aquí se reúnen cosas que no son útiles, pero que nos gustan mucho. Esto puede ser, por ejemplo, estudiar varios sitios y leer mensajes en mensajería instantánea, lo que solemos llamar «a veces necesitas descansar». A menudo, estas actividades le quitan tiempo a otras tareas.
Esto no significa que deba abandonar por completo el entretenimiento, pero debe mantener un equilibrio de asuntos en cada cuadrante. Si tiene una presentación importante en un par de días, y luego pasa tiempo en cosas del cuadrante D, luego corre el riesgo de enfrentar una carrera en el cuadrante A.
El ejemplo de la matriz muestra que es importante para cada uno de nosotros poder delegar y poder pedir ayuda. Esto no siempre nos hace débiles a los ojos de los demás. Más bien, este enfoque sugiere que somos capaces de evaluar adecuadamente nuestras capacidades y asignar tiempo y recursos.
¿Qué pasa con la procrastinación?
A veces sucede así: las cosas están hasta el cuello, pero no quieres asumir nada, así que no haces nada en absoluto. Desplazarse por los feeds de las redes sociales o apegarse a la serie. Todo esto es muy similar a la procrastinación: la tendencia a postergar constantemente incluso las cosas importantes y urgentes.
La procrastinación no es sinónimo de pereza y mucho menos de descanso. Cuando una persona es perezosa, no experimenta emociones negativas y no enfrenta consecuencias desagradables. Al descansar, repone las reservas de energía y se carga de emociones positivas. Y en un estado de procrastinación, desperdiciamos energía en actividades sin sentido y posponemos las cosas importantes hasta el último momento. Como resultado, no hacemos todo ni hacemos lo que necesitamos, pero lo hacemos mal, y esto reduce nuestra autoestima, genera sentimientos de culpa, estrés y pérdida de productividad.
Las personas ansiosas y los perfeccionistas son más propensas a la procrastinación, quienes preferirán asumir una tarea por completo o la pospondrán constantemente si no pueden completar su plan lo suficientemente perfecto para su imagen del mundo. En situaciones como esta, puede ser útil planificar bien las cosas, encontrar una persona de confianza que las ayude y trabajar con beneficios secundarios. Es decir, vale la pena hacerse la pregunta: ¿qué me da la demora de los asuntos? ¿Qué obtengo de ello?
Si tienes dificultades para planificar y completar tareas y sospechas que la procrastinación también tiene la culpa, prueba a trabajar con un especialista en autoestima y confianza en ti mismo, en el miedo a no ser perfecto y a cometer errores. Será mucho más fácil para ti estructurar tu vida después de eso.