La capacidad de exportar documentos de Excel a PDF o cualquier otro formato puede ser útil en una variedad de situaciones. En este tutorial, aprenderemos cómo exportar archivos de Excel a los formatos más populares.
De forma predeterminada, los documentos de Excel 2013 se guardan en formato .xlsx. Sin embargo, a menudo es necesario utilizar archivos en otros formatos, como PDF o un libro de trabajo de Excel 97-2003. Con Microsoft Excel, puede exportar fácilmente un libro de trabajo a varios tipos de archivos.
Cómo exportar un libro de Excel a un archivo PDF
Exportar al formato Adobe Acrobat, comúnmente conocido como PDF, puede resultar útil si desea enviar un libro a un usuario que no tiene Microsoft Excel. Un archivo PDF permite al destinatario ver, pero no editar, el contenido del documento.
- Haga clic en la pestaña Archivo para cambiar a la vista Backstage.
- Haga clic en Exportar, luego seleccione Crear documento PDF/XPS.
- En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS que aparece, seleccione la ubicación donde desea exportar el libro, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Publicar.
Por defecto, Excel solo exporta la hoja activa. Si tiene varias hojas en su libro de trabajo y desea exportar todas las hojas a un solo archivo PDF, en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Opciones y seleccione Todo el libro en el cuadro de diálogo resultante. Luego haga clic en Aceptar.
Al exportar un documento de Excel a un archivo PDF, debe considerar cómo se verán los datos en las páginas del archivo PDF. Todo es exactamente igual que al imprimir un libro. Para obtener más información sobre lo que debe tener en cuenta al exportar libros a PDF, consulte la serie de lecciones Diseño de página.
Exportar a otros tipos de archivos
Cuando necesite enviar a un usuario un documento de versiones anteriores de Microsoft Excel, como Excel 97-2003, o un archivo .csv, puede exportar el documento a otros formatos de Excel.
- Vaya a la vista Backstage.
- Haga clic en Exportar, luego en Cambiar tipo de archivo.
- Seleccione el tipo de archivo deseado, luego haga clic en Guardar como.
- En el cuadro de diálogo Guardar documento que aparece, seleccione la ubicación donde desea exportar el libro de Excel, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Guardar.
También puede exportar documentos seleccionando el formato deseado de la lista desplegable en el cuadro de diálogo Guardar documento.