Contenido
Por la mañana, debe escribir una lista de tareas, priorizar … Y eso es todo, ¿tenemos garantizado un día exitoso? Lamentablemente no. Después de todo, no siempre entendemos cómo distinguir lo principal de lo secundario, lo importante de lo urgente. También tenemos dificultad para concentrarnos. Un entrenador de negocios le dice cómo solucionarlo.
“Desafortunadamente, las situaciones en las que logro poner mis prioridades en primer plano son la norma y no la excepción. Trato de planificar mis tareas del día, destacando lo principal, pero al final del día me siento completamente agotado porque me distraigo con llamadas, pequeñas rotaciones y reuniones. Las tareas más importantes siguen posponiéndose, y los grandiosos planes para el año quedan escritos en papeles. ¿Qué puedes hacer para ayudarte a ti mismo?» pregunta Olga, de 27 años.
A menudo me encuentro con una solicitud similar en capacitaciones sobre efectividad gerencial. Los clientes creen que la razón principal de su problema es la falta de prioridades. Pero en realidad lo son, solo que una persona no está muy concentrada en ellos.
Y el primer paso para solucionar este problema es elegir la herramienta adecuada para trabajar tu concentración. Debe ajustarse exactamente a tus características personales: debes tener en cuenta las condiciones de tu trabajo y lugar de residencia.
Para comenzar, puede usar varios métodos populares que durante mucho tiempo han sido reconocidos como efectivos. Intento recomendarlos a clientes con los que estamos empezando a trabajar.
Primer enfoque: comprender los criterios de evaluación
Primero, responde la pregunta: ¿Qué criterios utilizas cuando priorizas? La respuesta más común es el criterio de «urgencia». Con él, todos los casos se alinean en una fila según la fecha límite. Y solo después de eso construimos nuevas tareas en el «constructor virtual» resultante, desplazando hacia atrás aquellas que se pueden completar más tarde.
¿Cuáles son las desventajas de este enfoque? La lista de prioridades de hoy debe incluir no sólo lo que mañana perderá relevancia, es decir, lo urgente, sino también lo que en abstracto llamamos «importante». Esto es lo que nos mueve hacia el logro de la meta, o lo que elimina serios obstáculos en el camino hacia ella.
Y aquí muchos cometen el error de sustituir los criterios. Lacónicamente, esto se puede expresar de la siguiente manera: “¡Esto es muy urgente, porque es muy importante!” "¡Esto es muy importante porque la fecha límite es mañana!" Pero si su lista de prioridades para el día no contiene tareas que conduzcan al logro de metas que son importantes para usted, debe analizar cuidadosamente su lista de tareas pendientes.
Debe decidir qué criterios utiliza para determinar la «urgencia» y la «importancia» de las tareas y si está mezclando estos dos conceptos.
Segundo enfoque: Identificar tres categorías de prioridades
Como sabes, los horizontes de planificación son diferentes. Si estamos considerando un horizonte de planificación de un día, entonces es mejor proceder de la siguiente manera:
- Establezca una prioridad principal para el día. Esta es la tarea en la que dedicará hoy el máximo de su tiempo y energía;
- Identifique tres o cuatro cosas en las que dedicará menos tiempo y esfuerzo hoy. Es mejor si escribe cuánto tiempo (cinco minutos, diez minutos) planea dedicar a un caso en particular. Esta se convertirá en su lista de "última prioridad".
- En la tercera categoría caerán los que pueden llamarse «casos del principio residual». Se completarán si les queda tiempo libre. Pero si no se realizan, no afectará nada.
Aquí nos enfrentamos a la pregunta: “¿Cómo no gastar la máxima energía en la “última prioridad”, dejando de lado inconscientemente la “principal”? El tercer enfoque ayudará a responderla.
Tercer enfoque: usar el modo de tiempo lento
Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo de trabajo en modo «quick time». Tenemos que participar en procesos rutinarios y procesar una gran cantidad de información.
El “tiempo lento” es la forma más efectiva de detener la rutina de “correr en la rueda”. Esta es una mirada consciente dentro de ti mismo y el punto de partida para encontrar respuestas a las preguntas: “¿Qué estoy haciendo? ¿Para qué? ¿Qué no estoy haciendo y por qué?
Para que este método funcione mejor, siga estas tres pautas:
- Introduce en tu rutina diaria un determinado ritual. Esta debería ser una actividad recurrente a lo largo del día que lo pondrá en modo de «tiempo lento». Puede ser un descanso para el té y sentadillas regulares. El ritual no debe tomar más de 5 minutos y permitirte estar solo. Y, por supuesto, traerte alegría y placer, entonces no lo pospondrás hasta mañana.
- Ten en cuenta que el «tiempo lento» no es solo un momento para disfrutar, sino también una oportunidad para aumentar tu satisfacción con el modo «tiempo rápido». Y hágase tres preguntas: "¿Qué resultado debo lograr hoy?", "¿Cuál es el próximo pequeño paso hacia este resultado que debo dar?", "¿Qué me distrae de él y cómo no distraerme?" Estas preguntas te ayudarán a tener en mente tus objetivos principales. Y planificar los próximos pequeños pasos será una excelente prevención de la procrastinación.
- Utilice el modo de tiempo lento de dos a cuatro veces al día. Cuanto más a menudo y más fuerte esté influenciado por los factores del mundo exterior, más a menudo debe cambiar a este modo. Tres preguntas y un par de minutos por sesión serán suficientes. El criterio principal es que debe darte placer. Pero recuerda: usar la técnica menos de una vez al día es no practicarla en absoluto.