Agrupación y desagrupación de datos en Excel. Instrucciones paso a paso con foto.

Ahora es la era de la información. La cantidad de datos que las personas tienen que procesar todos los días crece cada vez más. Esto se aplica a todas las áreas posibles de la vida, incluido el trabajo. Ahora hay cada vez más áreas de la actividad humana en las que existe una gran necesidad de la capacidad de procesar rápidamente grandes cantidades de información.

Una de las funciones de Excel que le permite hacer esto es la agrupación. El hecho es que estructurar la información ayuda a trabajar no con todos los datos disponibles, sino solo con pequeñas partes. Si empaqueta el mismo tipo de información en un bloque, entonces es más fácil para la computadora y para la persona misma. Casi no hay área en la que no se demande la estructuración de la información:

1. Procesamiento de datos de ventas. Los almacenes reciben regularmente grandes lotes de una amplia variedad de productos con diferentes costos, pesos, proveedores, nombres, etc. La estructuración de datos facilita la navegación en toda esta variedad de información.
2. Estudios. La calidad de la educación y la autoeducación está estrechamente relacionada con qué tan bien está estructurada la información. Por lo tanto, si agrupa correctamente datos del mismo tipo uno al lado del otro, será más fácil realizar no solo tareas prácticas relacionadas con estadísticas, por ejemplo, sino también tareas teóricas, organizar tareas, etc.
3. Informe Contable. Los contadores tienen que lidiar regularmente con números, cada uno de los cuales tiene conexiones con otros números. Y para que sea más cómodo trabajar con una gran cantidad de valores uXNUMXbuXNUMXbrelacionados entre sí e información de diferente tipo, es muy conveniente utilizar la agrupación de datos.

Además, la función de agrupación de datos le permite ocultar información desactualizada. Veamos cómo funciona y cómo puedes usarlo.

Cómo configurar los parámetros de la función

Para trabajar con la agrupación de datos, primero debe configurarlo. Para hacer esto, vaya a la pestaña "Datos" y busque la opción "Estructura" allí. A continuación, aparecerá un panel emergente en el que debe encontrar un botón en la esquina inferior derecha.

Después de eso, aparecerá una ventana en la que deberá seleccionar las casillas de verificación apropiadas y presionar la tecla OK. Estos ajustes controlan cómo se mostrarán los datos.

Importante: en la práctica, a muchas personas les resulta bastante inconveniente mostrar los totales debajo de los datos. Por lo tanto, puede dejar esta casilla sin marcar. También se recomienda marcar la casilla "Estilos automáticos".

Después de completar estos pasos, puede comenzar inmediatamente a agrupar la información.

Cómo agrupar datos por filas

Ahora averigüemos qué se debe hacer para agrupar filas, en la práctica.

1. Crea una nueva fila encima o debajo de las que queremos agrupar. Todo depende de qué método de visualización de resultados se eligió en la etapa anterior.
2. El siguiente paso es crear un título de tabla en la celda superior izquierda de la fila agregada. Este será el nombre del grupo en el que se combinarán las celdas que son comunes sobre una base determinada.
3. Seleccione todas las celdas en el área debajo de la fila recién creada o encima de ella (dependiendo de lo que hicimos en el primer paso). Luego de eso, buscamos el botón “Estructura” en la pestaña de datos y allí encontramos la opción “Grupo”. Es importante no hacer clic en la flecha o el nombre del comando en el panel emergente, sino en el icono.

Si aún hace clic en la flecha hacia abajo, aparecerá un menú adicional en el que puede seleccionar la función de agrupación o crear una estructura. Estamos principalmente interesados ​​en agrupar en esta etapa.

Después de eso, seleccionamos la característica principal por la cual se llevará a cabo la agrupación. Pueden ser filas o columnas. Si no cambia nada, el primer elemento se selecciona de forma predeterminada. Una vez que nos hayamos asegurado de que la configuración esté configurada como necesitamos, debemos confirmar nuestras acciones presionando el botón Aceptar. Ya que estamos agrupando por fila, no necesitamos cambiar nada, solo necesitamos verificar dos veces.

Importante: si, antes de comenzar a agrupar objetos, no selecciona una celda, sino columnas o filas enteras en el panel de coordenadas, entonces este cuadro de diálogo no aparecerá. El programa averiguará qué hacer por su cuenta.

El hecho de que las líneas estuvieran agrupadas, podemos entenderlo por el signo menos en el panel de coordenadas. Esto nos dice que los datos fueron divulgados. Ahora podemos ocultarlos haciendo clic en este icono o haciendo clic en el botón 1 un poco más arriba (indica el grado de agrupación).

Vemos que las líneas están ocultas y el signo menos ha cambiado a un más. Para abrir la línea deseada, puede hacer clic en ella y luego el programa lo hará por sí solo. Si necesita expandir todas las líneas, debe hacer clic en el botón "2", que se encuentra en la parte superior del panel de coordenadas en este caso.

Cómo agrupar columnas

Para agrupar columnas, el algoritmo de acciones es aproximadamente el mismo:

1. Dependiendo de las opciones que hayamos seleccionado en la configuración, debemos insertar una nueva columna a la izquierda o derecha del área que se agrupará.
2. Anotamos el nombre del grupo en la celda superior de la columna que aparece.
3. Seleccionamos todas las columnas que necesitamos agrupar (solo dejamos la que agregamos en la primera etapa) y luego hacemos clic en el botón "Agrupar" de la misma manera que el algoritmo descrito anteriormente.
4. Ahora debemos hacer clic en el elemento "Columnas" en la ventana pequeña y hacer clic en el botón "Aceptar".
5. Buena suerte.

Nota. Al igual que cuando agrupamos filas, si seleccionamos columnas enteras en la barra de coordenadas horizontal, no obtenemos un pequeño cuadro de diálogo.

Cómo hacer una agrupación multinivel

Excel es un programa funcional, pero sus posibilidades no terminan con la agrupación de un solo nivel, como se describe en los ejemplos anteriores. También existe la posibilidad de agrupar células en varios niveles. Esto se hace de la siguiente manera:

1. Para empezar, el grupo principal se crea de la manera descrita anteriormente. Luego se le agregarán subgrupos.
2. Después de eso, nos aseguramos de que el grupo principal esté abierto. En él, también realizamos las acciones descritas anteriormente. Los pasos específicos dependen de si la persona está trabajando con filas o columnas.
3. Como resultado, se pueden crear grupos de varios niveles.

Instrucciones para desagrupar datos

Puede surgir una situación en la que un grupo o subgrupo creado previamente ya no sea necesario. Hay una función separada para esto: "Desagrupar". Para implementarlo, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione los elementos que forman parte del grupo.
2. Abra la pestaña "Datos".
3. Encontramos el grupo "Estructura" allí, lo abrimos con la flecha a continuación.
4. Allí, haga clic en el botón "Desagrupar". Es muy importante hacer clic en el icono, no en la inscripción.

A continuación, elegimos qué es exactamente lo que queremos desagrupar. Seleccionamos el artículo que nos conviene en función de lo que hayamos agrupado previamente. Después de completar la acción, presione el botón OK.

¡Atención! Si antes de eso se hizo una agrupación de varios niveles o se crearon varios grupos diferentes, entonces deberían reformarse por separado.

Aquí también recibimos tal resultado.

Este es un algoritmo general para desagrupar celdas, pero como en cualquier negocio, hay muchos matices. Veámoslos con más detalle.

Cómo desagrupar hojas

Puede ser necesario desagrupar las hojas de vez en cuando. Para hacer esto, debe realizar la siguiente secuencia de acciones:

1. Para empezar, encontramos aquellas hojas que han sido agrupadas. Si las hojas se han agrupado previamente, se mostrarán en el mismo color o el título estará en negrita.
2. Después de eso, debe hacer clic derecho en una de las hojas del grupo y luego hacer clic en el botón "Desagrupar hojas" en el menú contextual. Ahora se desagruparán y todos los cambios se realizarán independientemente de los demás.

Otra forma de desagrupar hojas es usar la tecla Mayús y luego hacer clic en la hoja activa en el grupo que desea desagrupar. Es decir, debe definir el grupo cuya desagrupación se requiere, luego hacer clic en una de las pestañas y luego hacer clic en ella mientras mantiene presionada la tecla Mayús.

Una vez realizados los cambios, ahora puede agrupar algunas de las hojas. Para hacer esto, presione la tecla Ctrl o Cmd (la primera es para computadoras con Windows y la segunda para tecnología Apple), y mientras mantiene presionado el botón, haga clic alternativamente en las hojas que desea combinar en un grupo. Después de eso, el programa hará todo por el usuario.

Cómo desagrupar datos agrupados manualmente

Antes de desagrupar celdas, primero debe comprender cómo se agruparon: manual o automáticamente. La agrupación manual se considera el método descrito anteriormente. La generación automática de grupos es cuando se crean usando ciertas funciones. Por ejemplo, después de generar subtotales. El hecho de que se aprovechó esta oportunidad se puede entender a partir de la línea "Resultados intermedios".

Si los datos fueron agrupados a través de la función del mismo nombre Sobresalir, luego, para disolverlo, debe asegurarse de que el grupo esté desplegado. De lo contrario, debe hacer clic en el botón + en la barra lateral de la izquierda. El hecho de que el grupo esté desplegado, podemos juzgarlo por el botón, en el mismo lugar. Cuando expandimos un grupo, comenzamos a ver tanto filas como grupos ocultos. Después de eso, usando el teclado o el botón izquierdo del mouse, seleccione todas las celdas del grupo y luego, de acuerdo con el algoritmo descrito anteriormente.

Pocas personas saben que hay otra forma de desagrupar celdas agrupadas manualmente: usando teclas de acceso rápido.

Para ello, primero debe seleccionar aquellas columnas que se han agrupado, y luego presionar las teclas de flecha Alt + Shift + Izquierda. Si el trabajo se lleva a cabo en una computadora controlada por Mac OS, entonces debe usar la combinación de teclas Comando + Shift + J.

Cómo desagrupar datos agrupados automáticamente

Si como resultado de la verificación que se realizó en el párrafo anterior resultó que los datos se agruparon automáticamente, entonces todo es algo más complicado, ya que la función estándar de desagrupar no funcionará en este caso. Las acciones dependen de qué llevó a cabo exactamente la agrupación de datos. Si esta es la función "Subtotales", entonces la secuencia de acciones es la siguiente:

1. Abrimos la misma pestaña con datos en el panel principal (o cinta, como también se le llama a menudo).
2. Después de hacer clic en el botón "Subtotales" (que es exactamente lo que debemos hacer como segundo paso), tendremos una ventana. El botón en sí se encuentra en la misma sección: Estructura. Después de eso, aparecerá una ventana en la que debemos hacer clic en el botón "Eliminar todo". Se puede encontrar en la esquina inferior izquierda de la ventana o en otro lugar (según la versión de Office y el programa de hoja de cálculo específico).

¡Atención! Este método elimina no solo el grupo, sino también los subtotales. Por lo tanto, si necesita conservarlos, es mejor copiar los elementos del grupo en otra hoja y usarlos como elementos desagrupados.

Una fuerte recomendación para cualquier operación con una tabla para agrupar o desagrupar datos. Antes de hacer esto, debe hacer una copia de la tabla original. En este caso, puede restaurar la vista original del documento si algo no sale según lo planeado.

Así, Excel tiene una funcionalidad muy amplia para estructurar datos. Por supuesto, no podrá hacer todo por una persona, pero le permite organizar más convenientemente el trabajo con datos estructurados. El resto lo tendrá que hacer la persona. Sin embargo, esta es una herramienta muy funcional que será de gran utilidad para aquellos que tienen que trabajar con grandes cantidades de información numérica y textual.