Todo sobre la creación de un gráfico en Excel. Guía paso a paso con capturas de pantalla

Excel es un programa increíble que le permite procesar no solo datos numéricos. Con su ayuda, puede representar visualmente cualquier información mediante la construcción de diagramas de diversos grados de complejidad. Basta con especificar los datos en las celdas, y el programa creará automáticamente un gráfico basado en ellos. ¡Di que es increíble!

En este caso, el usuario puede personalizar la apariencia del gráfico que más le guste. Hoy analizaremos en detalle las herramientas de gráficos disponibles en Excel y otros programas similares. Después de todo, el principio básico no se limita solo a la suite ofimática de Microsoft, ¿verdad? Por lo tanto, los principios descritos aquí pueden usarse cuando se trabaja con otros programas de hojas de cálculo como LibreOffice, WPS Office o Google Sheets.

Creación de un gráfico basado en datos de una hoja de cálculo de Excel

Antes de proceder directamente a crear gráficos de Excel, debe comprender qué es y para qué sirven. Hay varias formas de presentar la información:

1. Auditivo.
2. Texto.
3. Visual
4. Interactivo.

La forma más familiar para la persona promedio es la forma auditiva y textual de transmitir información. El primero involucra el uso de la voz para presentar ciertos datos, hechos y cifras. Un método muy poco fiable que no es capaz de entregar la información a la perfección. Lo único para lo que se puede utilizar durante las presentaciones es para evocar ciertas emociones en la audiencia. El texto puede transmitir texto, pero tiene una capacidad mucho menor para evocar ciertas emociones. El método interactivo implica la participación de la audiencia (por ejemplo, inversores). Pero si hablamos de datos comerciales, entonces no puedes jugar mucho aquí.

La forma visual de presentar la información abre un gran número de ventajas. Ayuda a combinar todas las ventajas de los métodos restantes. Transmite información con mucha precisión, ya que contiene todos los números, y una persona puede analizar los datos basándose en el gráfico. Es capaz de evocar emociones. Por ejemplo, solo mire el gráfico de la propagación de la infección por coronavirus en los últimos tiempos, e inmediatamente queda claro cómo el gráfico puede afectar fácilmente la parte emocional del cerebro.

Y lo que es importante, es capaz de involucrar a una persona que puede mirar selectivamente una u otra parte del gráfico y analizar la información que realmente necesita. Esta es la razón por la que los gráficos se han generalizado tanto en todo el mundo. Se utilizan en diversos campos de la actividad humana:

1. Durante la presentación de los resultados de la investigación a varios niveles. Este es un punto universal tanto para los estudiantes como para los científicos que defienden una tesis. Este tipo de presentación de información, como un diagrama, hace posible empaquetar una gran cantidad de información en una forma muy conveniente y presentar todos estos datos a una amplia audiencia para que quede claro de inmediato. El diagrama le permite inspirar confianza en lo que dice un solicitante de maestría o doctorado.
2. Durante las presentaciones de negocios. Especialmente la creación de diagramas es necesaria si es necesario presentar el proyecto al inversor o informar sobre el progreso de su trabajo.

   Esto dejará claro que los propios autores del proyecto se lo toman en serio. Entre otras cosas, los inversores podrán analizar toda la información necesaria por su cuenta. Bueno, el punto sobre el hecho de que la presencia de diagramas en sí mismo inspira confianza, porque está asociado con la precisión de la presentación de la información, se mantiene tanto para esta área como para todas las siguientes.

3. Para informar a los superiores. La gerencia ama el lenguaje de los números. Además, cuanto más alto es en rango, más importante es para él. El propietario de cualquier negocio necesita comprender cuánto vale esta o aquella inversión, qué sectores de producción no son rentables y cuáles son rentables, y comprender muchos otros aspectos importantes.

Hay muchas otras áreas en las que se pueden utilizar gráficos. Por ejemplo, en la docencia. Pero no importa para qué propósitos específicos se compilan, si se hacen en Excel, de hecho, no se necesita hacer casi nada. El programa hará todo por la persona misma. De hecho, la creación de gráficos en Excel no es fundamentalmente diferente de la creación de tablas normales. Por lo tanto, cualquiera puede crearlos de forma muy sencilla. Pero para mayor claridad, describamos el principio básico en forma de instrucciones. Sigue estos pasos:

1. Antes de crear un gráfico o cuadro, primero debe crear una tabla con la información que se utilizará para esto. Vamos a crear también una tabla de este tipo.
2. Después de crear la tabla, debe encontrar el área que se utilizará como base del gráfico y luego hacer clic en la pestaña "Insertar" con el botón izquierdo del mouse una vez. Después de eso, el usuario podrá elegir el tipo de gráfico que le gusta. Este es un gráfico, un gráfico circular y un histograma. Hay espacio para expandirse.
   

   ¡Atención! Los programas difieren entre sí en la cantidad de tipos de diagramas que se pueden crear.

3. Puede utilizar muchos otros tipos de gráficos. Simplemente no son tan populares. Para ver la lista completa de tipos disponibles, vaya al menú "Diagrama" y seleccione un tipo específico allí. Vemos que hay un menú ligeramente diferente aquí. No hay nada extraño en esto, ya que los botones en sí pueden diferir no solo según la versión de la suite ofimática, sino también según la variedad del programa y el sistema operativo. Aquí es importante comprender primero la lógica, y todo lo demás debe volverse intuitivo.
4. Después de seleccionar el tipo de gráfico apropiado, haga clic en él. Luego se le presentará una lista de subtipos y deberá seleccionar el que mejor se adapte a su situación. Por ejemplo, si se seleccionó un histograma, puede seleccionar regular, barra, volumen, etc. La lista de tipos con imágenes, mediante la cual puede comprender cómo se verá el diagrama final, se encuentra directamente en este menú.
5. Hacemos clic en el subtipo que nos interesa, luego de lo cual el programa hará todo automáticamente. El gráfico resultante aparecerá en la pantalla.
6. En nuestro caso, la imagen resultó de la siguiente manera.
7. Si elegimos el tipo "Gráfico", nuestro gráfico se vería así.
8. El gráfico circular tiene la siguiente forma.

Como puedes ver, las instrucciones no son nada complicadas. Basta con introducir unos pocos datos, y la computadora hará el resto por ti.

Cómo trabajar con gráficos en Excel

Después de haber hecho el gráfico, ya podemos personalizarlo. Para hacer esto, debe encontrar la pestaña "Diseñador" en la parte superior del programa. Este panel tiene la capacidad de establecer varias propiedades del gráfico que creamos anteriormente. Por ejemplo, el usuario puede cambiar el color de las columnas, así como realizar cambios más fundamentales. Por ejemplo, cambie el tipo o subtipo. Entonces, para hacer esto, debe ir al elemento "Cambiar tipo de gráfico" y, en la lista que aparece, puede seleccionar el tipo deseado. Aquí también puede ver todos los tipos y subtipos disponibles.

También podemos añadir algún elemento al gráfico creado. Para hacer esto, haga clic en el botón correspondiente, que se encuentra inmediatamente en el lado izquierdo del panel.

También puede hacer una configuración rápida. Hay una herramienta especial para esto. El botón correspondiente se puede encontrar a la derecha del menú "Agregar elemento de gráfico". Aquí puede elegir casi cualquier opción de diseño que se ajuste a la tarea actual.

También es bastante útil si hay una designación de cada uno de ellos cerca de las columnas. Para hacer esto, debe agregar subtítulos a través del menú "Agregar elemento de gráfico". Después de hacer clic en este botón, se abrirá una lista en la que estamos interesados ​​​​en el artículo correspondiente. Luego elegimos cómo se mostrará el título. En nuestro ejemplo, indicado en la captura de pantalla.

Ahora, este gráfico no solo muestra claramente la información, sino que también se puede usar para comprender qué significa exactamente cada columna.

¿Cómo configurar un gráfico con porcentajes?

Ahora pasemos a ejemplos específicos. Si necesitamos crear un gráfico en el que trabajemos con porcentajes, entonces debemos seleccionar un tipo circular. La instrucción en sí es la siguiente:

1. De acuerdo con el mecanismo descrito anteriormente, es necesario crear una tabla con datos y seleccionar un rango con datos que se utilizarán para construir un gráfico. Después de eso, vaya a la pestaña "Insertar" y seleccione el tipo apropiado.
2. Después de completar el paso anterior, el programa abrirá la pestaña "Constructor" automáticamente. A continuación, el usuario debe analizar las opciones disponibles y encontrar aquella en la que se muestran los iconos de porcentaje.
3. El trabajo adicional con un gráfico circular se llevará a cabo de manera similar.

Cómo cambiar el tamaño de fuente en el gráfico de Excel

Personalizar las fuentes de los gráficos le permite hacerlo mucho más flexible e informativo. También es útil si necesita mostrarse en una pantalla grande. A menudo, el tamaño estándar no es suficiente para ser visible para las personas de la última fila. Para establecer los tamaños de fuente del gráfico, debe hacer clic con el botón derecho en la etiqueta adecuada y hacer clic en el elemento de fuente en la lista que aparece.

Después de eso, debe realizar todos los ajustes necesarios y hacer clic en el botón "Aceptar" para guardarlos.

Diagrama de Pareto: definición y principio de construcción en Excel

Mucha gente conoce el principio de Pareto, que dice que el 20% del esfuerzo da el 80% del resultado y viceversa. Usando este principio, puede dibujar un diagrama que le permitirá encontrar las acciones más efectivas de las cuales el resultado fue el mayor. Y para construir un gráfico de este tipo, las herramientas integradas de Microsoft Excel son suficientes. Para construir una infografía de este tipo, debe seleccionar el tipo "Histograma". La secuencia de nuestras acciones es la siguiente:

1. Generemos una tabla que describa los nombres de los productos. Tendremos varias columnas. La primera columna describirá el monto total de la compra de bienes en dinero. La segunda columna registra la ganancia por la venta de estos bienes.
2. Hacemos el histograma más ordinario. Para hacer esto, debe encontrar la pestaña "Insertar" y luego seleccionar el tipo de gráfico apropiado.
3. Ahora tenemos un gráfico listo, que tiene 2 columnas de diferentes colores, cada una de las cuales representa una columna específica. A continuación puede ver la leyenda del gráfico, según la cual entendemos dónde está qué columna.
4. El siguiente paso que debemos realizar es editar la columna responsable de la ganancia. Estamos ante la tarea de ver su cambio de dinámica. Por lo tanto, necesitamos un tipo de gráfico "Gráfico". Por lo tanto, en la pestaña "Diseñador", debemos encontrar el botón "Cambiar tipo de gráfico" y hacer clic en él. A continuación, seleccione un horario de la lista. Es importante no olvidar seleccionar la columna apropiada antes de hacer esto.

Ahora el gráfico de Pareto está listo. Puede analizar la efectividad y determinar qué se puede sacrificar sin miedo. La edición de este gráfico se realiza exactamente de la misma manera que antes. Por ejemplo, puede agregar etiquetas a barras y puntos en un gráfico, cambiar el color de líneas, columnas, etc.

Por lo tanto, Excel tiene un gran conjunto de herramientas para crear gráficos y personalizarlos. Si experimenta con la configuración usted mismo, se aclara mucho y podrá crear gráficos de cualquier complejidad y hacerlos legibles. Y esto es exactamente lo que necesita cualquier inversor, jefe o cliente. Los diagramas encuentran su aplicación en todos los campos posibles de actividad. Por lo tanto, Excel se considera el principal programa para ganar dinero. Ahora te has acercado aún más a ellos. Buena suerte.