Cómo cambiar el color de fila en Excel por condición, según las condiciones

En este artículo, aprenderá cómo cambiar rápidamente el fondo de una fila en función de un valor específico en una hoja de cálculo. Aquí hay pautas y varias fórmulas para texto y números en un documento.

Anteriormente, discutimos métodos para cambiar el color de fondo de una celda según el texto o un valor numérico en él. Aquí también se presentarán recomendaciones sobre cómo resaltar las filas necesarias en las últimas versiones de Excel, según el contenido de una celda. Además, aquí encontrarás ejemplos de fórmulas que funcionan igual de bien para todos los formatos de celda posibles.

Cómo cambiar la apariencia de una fila según un número en una celda específica

Por ejemplo, tiene un documento abierto con la tabla de negocios de una organización como esta.

Suponga que necesita resaltar filas en diferentes tonos, centrándose en lo que está escrito en una celda en la columna Cantidad, para comprender claramente cuáles de las transacciones son las más rentables. Para lograr este resultado, debe utilizar la función "Formato condicional". Siga las instrucciones paso a paso:

1. Seleccione las celdas que desea formatear.
2. Cree una nueva regla de formato haciendo clic en el elemento apropiado en el menú contextual que aparece después de hacer clic en el botón "Formato condicional" en la pestaña "Inicio".

1. Después de eso, aparecerá un cuadro de diálogo donde deberá seleccionar la configuración "usar una fórmula para determinar las celdas formateadas". A continuación, escribe la siguiente fórmula: = $ C2> 4 en el cuadro de abajo. Naturalmente, puede insertar su propia dirección de celda y su propio texto, así como reemplazar el signo > con < o =. Además, es importante no olvidar colocar el signo $ delante de la referencia de celda para corregirlo al copiar. Esto hace posible vincular el color de la línea al valor de la celda. De lo contrario, al copiar, la dirección "se mudará".
2. Haga clic en "Formato" y cambie a la última pestaña para especificar el tono deseado. Si no le gustan los tonos sugeridos por el programa, siempre puede hacer clic en "Más colores" y seleccionar el tono que necesita.
3. Después de completar todas las operaciones, debe hacer doble clic en el botón "Aceptar". También puede configurar otros tipos de formato (tipo de fuente o estilo de borde de celda específico) en otras pestañas de esta ventana.
4. En la parte inferior de la ventana hay un panel de vista previa donde puede ver cómo se verá la celda después de formatear.
5. Si todo le conviene, haga clic en el botón "Aceptar" para aplicar los cambios. Todo, después de realizar estas acciones, todas las líneas en las que las celdas contengan un número mayor a 4 serán azules.

Como puede ver, cambiar el tono de una fila en función del valor de una celda en particular no es la tarea más difícil. También puede usar fórmulas más complejas para ser más flexible al usar el formato condicional para lograr este objetivo.

Aplicar múltiples reglas según su prioridad

El ejemplo anterior mostró una opción para usar una regla de formato condicional, pero es posible que desee aplicar varias a la vez. ¿Qué hacer en tal caso? Por ejemplo, puede agregar una regla según la cual las líneas con el número 10 o más se resaltarán en rosa. Aquí es necesario anotar adicionalmente la fórmula. = $ C2> 9y, a continuación, establezca prioridades para que todas las reglas se puedan aplicar sin que entren en conflicto entre sí.

1. En la pestaña "Inicio" en el grupo "Estilos", debe hacer clic en "Formato condicional" y en el menú que aparece, seleccione "Administrar reglas" al final de la lista.
2. A continuación, debe mostrar todas las reglas específicas de este documento. Para hacer esto, debe encontrar la lista en la parte superior "Mostrar reglas de formato para" y seleccionar el elemento "Esta hoja" allí. Además, a través de este menú, puede configurar reglas de formato para celdas específicas seleccionadas. En nuestro caso, necesitamos administrar las reglas para todo el documento.
3. A continuación, debe seleccionar la regla que desea aplicar primero y moverla a la parte superior de la lista con las flechas. Obtendrá tal resultado.
4. Después de establecer las prioridades, debe hacer clic en "Aceptar", y veremos cómo las líneas correspondientes han cambiado de color, según la prioridad. Primero, el programa verificó si el valor en la columna Qty era mayor a 10, y si no, si era mayor a 4.

Cambiar el color de una línea completa según el texto escrito en la celda

Suponga que mientras trabaja con una hoja de cálculo, tiene dificultades para realizar un seguimiento rápido de los artículos que ya se han entregado y los que no. O tal vez algunos están desactualizados. Para simplificar esta tarea, puede intentar seleccionar líneas según el texto que se encuentra en la celda "Entrega". Supongamos que necesitamos establecer las siguientes reglas:

1. Si el pedido se vence después de unos días, el color de fondo de la línea correspondiente será naranja.
2. Si la mercancía ya ha sido entregada, la línea correspondiente se vuelve verde.
3. Si la entrega de los bienes está vencida, los pedidos correspondientes deben resaltarse en rojo.

En palabras simples, el color de la línea cambiará según el estado del pedido.

En general, la lógica de actuación para pedidos entregados y vencidos será la misma que en el ejemplo descrito anteriormente. Es necesario prescribir fórmulas en la ventana de formato condicional =$E2=»Entregado» и =$E2=»Atrasados» respectivamente. Una tarea un poco más difícil para las ofertas que caducan en unos pocos días.

Como podemos ver, el número de días puede variar entre filas, en cuyo caso no se puede utilizar la fórmula anterior.

Para este caso hay una función =BUSCAR(“Vence en”, $E2)>0, dónde:

• el primer argumento entre paréntesis es el texto contenido en todas las celdas descritas,
• y el segundo argumento es la dirección de la celda cuyo valor desea navegar.

En la versión en inglés se conoce como =SEARCH. Está diseñado para buscar celdas que coincidan parcialmente con la consulta de entrada.

Sugerencia: El parámetro >0 en la fórmula significa que no importa dónde se encuentre la consulta de entrada en el texto de la celda.

Por ejemplo, la columna "Entrega" podría contener el texto "Urgente, vence en 6 horas" y la celda correspondiente aún tendría el formato correcto.

Si es necesario aplicar reglas de formato a las filas donde la celda clave comienza con la frase deseada, debe escribir =1 en la fórmula en lugar de >0. 

Todas estas reglas se pueden escribir en el cuadro de diálogo correspondiente, como en el ejemplo anterior. Como resultado, obtienes lo siguiente:

¿Cómo cambiar el color de una celda según el valor en otra celda?

Al igual que con una fila, los pasos anteriores se pueden aplicar a una sola celda o rango de valores. En este ejemplo, el formato solo se aplica a las celdas de la columna "Número de pedido":

Cómo aplicar múltiples condiciones para formatear

Si necesita aplicar varias reglas de formato condicional a las cadenas, en lugar de escribir reglas separadas, debe crear una con fórmulas =O or =É. El primero significa "una de estas reglas es verdadera" y el segundo significa "ambas reglas son verdaderas".

En nuestro caso, escribimos las siguientes fórmulas:

=ИЛИ($F2=»Vence en 1 Días», $F2=»Vence en 3 Días»)

=ИЛИ($F2=»Vence en 5 Días», $F2=»Vence en 7 Días»)

y la fórmula =É se puede utilizar, por ejemplo, para comprobar si el número en la columna Qty es. mayor o igual a 5 y menor o igual a 10.

El usuario puede utilizar más de una condición en las fórmulas.

Ahora sabe lo que debe hacer para cambiar el color de una fila en función de una celda en particular, comprende cómo establecer varias condiciones y priorizarlas, y cómo usar varias fórmulas a la vez. A continuación, debe mostrar imaginación.