Cómo convertir archivos de Excel a formato CSV

CSV (Valores separados por comas) es un formato común para almacenar datos tabulares (numéricos y de texto) en texto sin formato. Este formato de archivo es popular y duradero debido al hecho de que una gran cantidad de programas y aplicaciones entienden CSV, al menos como un formato de archivo alternativo para importar/exportar. Además, el formato CSV permite al usuario examinar el archivo e inmediatamente encontrar un problema con los datos, si lo hay, cambiar el delimitador CSV, las reglas de comillas, etc. Esto es posible porque CSV es un texto simple, e incluso un usuario no muy experimentado puede entenderlo fácilmente sin una formación especial.

En este artículo, aprenderemos formas rápidas y eficientes de exportar datos de Excel a CSV y aprenderemos cómo convertir un archivo de Excel a CSV sin distorsionar todos los caracteres especiales y extranjeros. Las técnicas descritas en el artículo funcionan en todas las versiones de Excel 2013, 2010 y 2007.

• Convertir datos de Excel a formato CSV
• Exportar desde Excel a formato CSV UTF-8 o UTF-16
• Otras formas de convertir de Excel a CSV (conservando los caracteres especiales)

Cómo convertir un archivo de Excel a CSV

Si desea exportar el archivo de Excel a alguna otra aplicación, como una libreta de direcciones de Outlook o una base de datos de Access, primero convierta la hoja de Excel en un archivo CSV y luego importe el archivo. . CSV a otra aplicación. La siguiente es una guía paso a paso sobre cómo exportar un libro de trabajo de Excel a formato CSV usando la herramienta de Excel – “Guardar como".

1. En un libro de Excel, abra la pestaña Archive (Archivo) y haga clic en Guardar como (Guardar como). Además, el cuadro de diálogo Guardar un documento (Guardar como) se puede abrir presionando la tecla F12.
2. En Tipo de Archivo (Guardar como tipo) seleccionar CSV (separados por comas) (CSV (delimitado por comas)).Además de CSV (delimitado por comas), hay disponibles otras opciones de formato CSV:
   • CSV (separados por comas) (CSV (delimitado por comas)). Este formato almacena datos de Excel como un archivo de texto delimitado por comas y se puede usar en otra aplicación de Windows y en una versión diferente del sistema operativo Windows.
   • CSV (Macintosh). Este formato guarda un libro de Excel como un archivo delimitado por comas para usar en el sistema operativo Mac.
   • CSV (MS-DOS). Guarda un libro de trabajo de Excel como un archivo delimitado por comas para su uso en el sistema operativo MS-DOS.
   • Texto Unicode (Texto Unicode (*txt)). Este estándar es compatible con casi todos los sistemas operativos existentes, incluidos Windows, Macintosh, Linux y Solaris Unix. Admite caracteres de casi todos los idiomas modernos e incluso algunos antiguos. Por lo tanto, si un libro de Excel contiene datos en idiomas extranjeros, le recomiendo que primero lo guarde en el formato Texto Unicode (Texto Unicode (*txt)), y luego convertir a CSV como se describe más adelante en Exportar desde Excel a formato CSV UTF-8 o UTF-16.

Nota: Todos los formatos mencionados solo guardan la hoja de Excel activa.

3. Seleccione una carpeta para guardar el archivo CSV y haga clic en Guardar (Guardar).Después de pulsar Guardar (Guardar) aparecerán dos cuadros de diálogo. No te preocupes, estos mensajes no indican un error, así debe ser.
4. El primer cuadro de diálogo le recuerda que Solo la hoja actual se puede guardar en el archivo del tipo seleccionado (El tipo de archivo seleccionado no admite libros de trabajo que contengan varias hojas). Para guardar solo la hoja actual, simplemente presione OK.Si desea guardar todas las hojas del libro, haga clic en cancelación (Cancelar) y guarde todas las hojas del libro individualmente con los nombres de archivo apropiados, o puede optar por guardar otro tipo de archivo que admita varias páginas.
5. Después de hacer clic OK en el primer cuadro de diálogo, aparecerá un segundo, advirtiendo que algunas funciones dejarán de estar disponibles porque no son compatibles con el formato CSV. Así es como debería ser, así que simplemente haga clic en Sí (Sí).

Así es como una hoja de cálculo de Excel se puede guardar como un archivo CSV. Rápido y fácil, y casi no pueden surgir dificultades aquí.

Exporte de Excel a CSV con codificación UTF-8 o UTF-16

Si la hoja de Excel contiene caracteres especiales o extranjeros (tilde, acento y similares) o jeroglíficos, la conversión de la hoja de Excel a CSV de la manera descrita anteriormente no funcionará.

El caso es que el equipo Guardar como > CSV (Guardar como > CSV) manipulará todos los caracteres excepto ASCII (Código estándar estadounidense para el intercambio de información). Y si hay comillas dobles o guiones largos en la hoja de Excel (transferidos a Excel, por ejemplo, desde un documento de Word al copiar/pegar texto), dichos caracteres también se triturarán.

Solución fácil: guarde la hoja de Excel como archivo de texto Unicode (.txt)y luego conviértalo a CSV. De esta forma, todos los caracteres que no sean ASCII permanecerán intactos.

Antes de seguir, déjame explicarte brevemente las principales diferencias entre las codificaciones UTF-8 y UTF-16, para que en cada caso concreto puedas elegir el formato adecuado:

• UTF-8 es una codificación más compacta que utiliza de 1 a 4 bytes para cada carácter. Se suele recomendar usar este formato cuando predominan los caracteres ASCII en el archivo, ya que la mayoría de estos caracteres requieren 1 byte de memoria. Otra ventaja es que la codificación de un archivo UTF-8 que contiene solo caracteres ASCII no diferirá de ninguna manera del mismo archivo ASCII.
• UTF-16 utiliza de 2 a 4 bytes para almacenar cada carácter. Tenga en cuenta que no en todos los casos un archivo UTF-16 requiere más espacio de memoria que un archivo UTF-8. Por ejemplo, los caracteres japoneses ocupan de 3 a 4 bytes en UTF-8 y de 2 a 4 bytes en UTF-16. Por lo tanto, tiene sentido usar UTF-16 si los datos contienen caracteres asiáticos, incluidos el japonés, el chino y el coreano. La principal desventaja de esta codificación es que no es totalmente compatible con archivos ASCII y requiere programas especiales para mostrar dichos archivos. Tenga esto en cuenta si planea importar los archivos resultantes de Excel en otro lugar.

Cómo convertir archivos de Excel a CSV UTF-8

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con caracteres extranjeros, en nuestro ejemplo son nombres japoneses.

Para exportar esta hoja de Excel a un archivo CSV, manteniendo todos los jeroglíficos, haremos lo siguiente:

1. En Excel, abre la pestaña Archive (Archivo) y haga clic en Guardar como (Guardar como).
2. Introduzca el nombre del archivo en el campo Tipo de Archivo (Guardar como tipo) seleccionar Texto Unicode (Texto Unicode (*.txt)) y haga clic en Guardar (Guardar).
3. Abra el archivo creado en cualquier editor de texto estándar, como el Bloc de notas.

Nota: No todos los editores de texto simples admiten totalmente los caracteres Unicode, por lo que algunos pueden aparecer como rectángulos. En la mayoría de los casos, esto no afectará el archivo final de ninguna manera y simplemente puede ignorarlo o elegir un editor más avanzado, como Notepad++.

4. Dado que nuestro archivo de texto Unicode usa el carácter de tabulación como delimitadores, y queremos convertirlo a CSV (delimitado por comas), debemos reemplazar los caracteres de tabulación con comas.

Nota: Si no hay una necesidad estricta de obtener un archivo con delimitadores de coma, pero necesita cualquier archivo CSV que Excel pueda entender, entonces puede omitir este paso, ya que Microsoft Excel entiende perfectamente los archivos con un delimitador: tabulación.

4. Si aún necesita un archivo CSV (separado por comas), haga lo siguiente en el Bloc de notas:
   • Seleccione el carácter de tabulación, haga clic con el botón derecho en él y, en el menú contextual, haga clic en Copiar (Copiar), o simplemente haga clic en Ctrl + Ccomo se muestra en la figura siguiente.
   • Prensa Ctrl + Hpara abrir el cuadro de dialogo Suplente (Reemplazar) y pegue el carácter de tabulación copiado en el campo Esa (Encontrar que). En este caso, el cursor se moverá hacia la derecha, lo que significa que se inserta un carácter de tabulación. en campo Que (Reemplazar con) ingresa una coma y presiona Reemplaza todo (Reemplaza todo).

   En el Bloc de notas, el resultado será algo como esto:

   

5. Haga Clic en Archive > Guardar como (Archivo > Guardar como), ingrese un nombre para el archivo y en la lista desplegable Codificación (Codificación) seleccionar UTF-8… Luego presione el botón Guardar (Guardar).
6. Inicie el Explorador de Windows y cambie la extensión del archivo de .TXT on . CSV.Cambiar la extensión de manera diferente .TXT on . CSV Puedes hacerlo directamente en el Bloc de notas. Para ello, en el cuadro de diálogo Guardar como (Guardar como) en el campo Tipo de Archivo (Guardar como tipo) seleccione una opción Todos los archivos (Todos los archivos), y agregue “.csv” al nombre del archivo en el campo correspondiente, como se muestra en la figura a continuación.
7. Abra el archivo CSV en Excel, para esto, en la pestaña Archive (filete) amasar Abierto > Archivos de texto (Abrir > Archivos de texto) y verifique si los datos están bien.

Nota: Si su archivo está destinado a usarse fuera de Excel y el formato UTF-8 es un requisito, no realice ningún cambio en la hoja y no la guarde nuevamente en Excel, ya que esto puede ocasionar problemas con la lectura de la codificación. Si alguna parte de los datos no se muestra en Excel, abra el mismo archivo en el Bloc de notas y corrija los datos en él. No olvide volver a guardar el archivo en formato UTF-8.

Cómo convertir archivos de Excel a CSV UTF-16

Exportar a un archivo CSV UTF-16 es mucho más rápido y fácil que exportar a UTF-8. El hecho es que Excel aplica automáticamente el formato UTF-16 cuando guarda el archivo como Texto Unicode (Texto Unicode).

Para hacer esto, guarde el archivo usando la herramienta Guardar como (Guardar como) en Excel y luego en Windows Explorer, cambie la extensión del archivo creado a . CSV. ¡Hecho!

Si necesita un archivo CSV con un punto y coma o un punto y coma como delimitador, reemplace todos los caracteres de tabulación con comas o punto y coma respectivamente en el Bloc de notas o en cualquier otro editor de texto de su elección (consulte las instrucciones detalladas sobre cómo hacerlo anteriormente en este artículo).

Otras formas de convertir archivos de Excel a CSV

Los métodos descritos anteriormente para exportar datos de Excel a CSV (UTF-8 y UTF-16) son universales, es decir, adecuados para trabajar con cualquier carácter especial y en cualquier versión de Excel desde 2003 hasta 2013.

Hay muchas otras formas de convertir datos de Excel a formato CSV. A diferencia de las soluciones que se muestran arriba, estos métodos no darán como resultado un archivo UTF-8 puro (esto no se aplica a OpenOffice, que puede exportar archivos de Excel en varias opciones de codificación UTF). Pero en la mayoría de los casos, el archivo resultante contendrá el conjunto de caracteres correcto, que luego se puede convertir sin problemas al formato UTF-8 utilizando cualquier editor de texto.

Convierta un archivo de Excel a CSV usando Hojas de cálculo de Google

Resulta que es muy fácil convertir un archivo de Excel a CSV usando Hojas de cálculo de Google. Siempre que Google Drive ya esté instalado en su computadora, siga estos 5 simples pasos:

1. En Google Drive, haga clic en el botón Crear (Crear) y seleccione Mesa (Hoja de cálculo).
2. En el menú Archive (filete) amasar Importa (Importar).
3. Haga Clic en Descargar (Cargar) y seleccione el archivo de Excel para cargar desde su computadora.
4. En el cuadro de diálogo Diablilloarchivo ort (Importar archivo) seleccione Reemplazar tabla (Reemplazar hoja de cálculo) y haga clic en Importa (Importar).

Consejo: Si el archivo de Excel es relativamente pequeño, entonces, para ahorrar tiempo, puede transferir datos desde él a una hoja de cálculo de Google usando copiar/pegar.

5. En el menú Archive (filete) amasar Descargar como (Descargar como), seleccione el tipo de archivo CSV – el archivo se guardará en la computadora.

Finalmente, abra el archivo CSV generado en cualquier editor de texto para asegurarse de que todos los caracteres se guarden correctamente. Desafortunadamente, los archivos CSV creados de esta manera no siempre se muestran correctamente en Excel.

Guarde el archivo .xlsx como .xls y luego conviértalo a un archivo CSV

Este método no requiere comentarios adicionales, ya que todo está claro desde el nombre.

Encontré esta solución en uno de los foros dedicados a Excel, no recuerdo cuál. Para ser honesto, nunca he usado este método, pero según muchos usuarios, algunos caracteres especiales se pierden al guardar directamente desde . xlsx в . CSV, pero permanece si primero . xlsx guardar como . Xls, y luego me gusta . CSV, como hicimos al principio de este artículo.

De todos modos, pruebe este método para crear archivos CSV desde Excel y, si funciona, le ahorrará mucho tiempo.

Guardar un archivo de Excel como CSV usando OpenOffice

OpenOffice es un conjunto de aplicaciones de código abierto que incluye una aplicación de hoja de cálculo que hace un gran trabajo al exportar datos de Excel a formato CSV. De hecho, esta aplicación le brinda acceso a más opciones al convertir hojas de cálculo a archivos CSV (codificación, delimitadores, etc.) que Excel y Google Sheets juntos.

Simplemente abra el archivo de Excel en OpenOffice Calc, haga clic en Archive > Guardar como (Archivo > Guardar como) y seleccione el tipo de archivo Texto CSV (Texto CSV).

El siguiente paso es seleccionar los valores de los parámetros. Codificación (Conjuntos de caracteres) è Separador de campo (Delimitador de campo). Por supuesto, si queremos crear un archivo CSV UTF-8 con comas como delimitadores, seleccione UTF-8 e ingrese una coma (,) en los campos correspondientes. Parámetro separador de texto (Delimitador de texto) generalmente se deja sin cambios: comillas ("). Siguiente clic OK.

De la misma manera, para una conversión rápida e indolora de Excel a CSV, puede usar otra aplicación: LibreOffice. De acuerdo, sería genial si Microsoft Excel proporcionara la capacidad de ajustar también la configuración al crear archivos CSV.

En este artículo, hablé sobre los métodos que conozco para convertir archivos de Excel a CSV. Si conoce métodos más eficientes para exportar de Excel a CSV, cuéntenoslo en los comentarios. ¡Gracias por su atención!