Cómo configurar y corregir el área de impresión en Excel

A menudo, después de terminar de trabajar con una tabla en Excel, debe imprimir el resultado final. Cuando necesita el documento completo, es fácil enviar todos los datos a la impresora. Sin embargo, a veces hay situaciones en las que es necesario seleccionar solo ciertas partes para imprimir del archivo completo. En este caso, debe usar las funciones integradas del programa, establecer configuraciones temporales o permanentes para imprimir documentos.

Formas de personalizar el área de impresión en Excel

Hay dos formas de crear y personalizar el área imprimible de las hojas de cálculo de Excel:

1. Configuración de un solo programa antes de enviar un documento a imprimir. En este caso, los parámetros introducidos volverán a los iniciales inmediatamente después de la impresión del archivo. Deberá repetir el procedimiento antes de la siguiente impresión.
2. Arreglando un área imprimible constante, por lo que no necesita reajustar en el futuro. Sin embargo, si desea imprimir diferentes tablas con diferentes áreas, deberá reconfigurar el programa.

Cada uno de los métodos se discutirá con más detalle a continuación.

Ajuste regular de las áreas de impresión

Este método será relevante si las tablas con las que trabaja necesitan cambiar constantemente las zonas para imprimir.

¡Presta atención! No debemos olvidar que si en el futuro necesita volver a imprimir el documento inicial, deberá volver a introducir todas las configuraciones.

Procedimiento:

1. Seleccione todas las celdas cuya información desea imprimir. Esto se puede hacer con las teclas del teclado (botones de navegación) o manteniendo presionado el LMB y moviendo gradualmente el mouse hacia abajo hasta la ubicación deseada.

2. Cuando se marca el rango de celdas requerido, debe ir a la pestaña "Archivo".
3. En el menú que se abre, seleccione la función "Imprimir".
4. A continuación, debe configurar las opciones de impresión para el rango de celdas seleccionado. Hay tres opciones: imprimir todo el libro de trabajo, imprimir solo las hojas activas o imprimir una selección. Debe seleccionar la última opción.
5. Después de eso, se mostrará el área de vista previa de la versión impresa del documento.

Si la información mostrada corresponde a la que debe imprimirse, queda hacer clic en el botón "Imprimir" y esperar la impresión finalizada a través de la impresora. Cuando finalice la impresión, la configuración volverá a la configuración predeterminada.

Fijación de parámetros uniformes para todos los documentos.

Cuando necesite imprimir la misma área de la tabla (muchas copias en diferentes intervalos de tiempo o información cambiante en celdas seleccionadas), es mejor establecer configuraciones de impresión fijas para no cambiar las configuraciones repetidamente. Procedimiento:

1. Seleccione el rango requerido de celdas de la tabla general (usando cualquiera de los métodos convenientes).
2. Vaya a la pestaña "Diseño de página" en la barra de herramientas principal.
3. Haga clic en la opción "Área de impresión".
4. Habrá dos opciones para otras acciones: "Preguntar" y "Eliminar". Debe seleccionar la primera.

5. El programa arreglará automáticamente el área seleccionada. Se mostrará cada vez que el usuario navegue a la sección de impresión.

Para verificar la exactitud de los datos, puede realizar una vista previa a través de la configuración de impresión. Puede guardar los parámetros establecidos haciendo clic en el icono del disquete en la esquina superior izquierda o a través del menú "Archivo".

Configuración de múltiples áreas de impresión

A veces, necesita imprimir varios recortes de la misma hoja de cálculo en Excel. Para hacer esto, debe cambiar ligeramente el orden de las acciones agregando un paso intermedio:

1. Seleccione la primera área para imprimir con los botones del mouse o las teclas de navegación del teclado. En este caso, es importante mantener presionado el botón "CTRL".
2. Sin soltar el botón “CTRL”, seleccione las áreas restantes que desea imprimir.
3. Vaya a la pestaña "Diseño de página".
4. En el grupo Configuración de página, seleccione la herramienta Área de impresión.
5. Queda por agregar los rangos previamente marcados, como se describió anteriormente.

¡Importante! Antes de comenzar a imprimir varias áreas de la tabla, debe tener en cuenta que cada una de ellas se imprimirá en una hoja separada. Esto se debe al hecho de que para la impresión conjunta en una hoja, los rangos deben ser adyacentes.

Adición de una celda a un área establecida

Otra situación posible es agregar una celda adyacente a un área ya seleccionada. Para hacer esto, no es necesario restablecer la configuración y cambiarla por una nueva.. Puede agregar una nueva celda manteniendo el rango ya establecido. Procedimiento:

1. Seleccione celdas adyacentes para agregarlas a un rango existente.
2. Vaya a la pestaña "Diseño de página".
3. En la sección "Opciones de página", seleccione la función "Área de impresión".

Además de las opciones estándar, al usuario se le ofrecerá una nueva acción "Agregar al área imprimible". Queda por comprobar el resultado final a través de la ventana de vista previa.

Reanudar

Cuando se hayan impreso todos los documentos con el rango requerido o necesite cambiar la configuración, debe restablecer la configuración. Para hacer esto, simplemente vaya a la pestaña "Diseño de página", seleccione la herramienta "Área de impresión", haga clic en el botón "Eliminar". Después de eso, puede establecer nuevos rangos de acuerdo con las instrucciones descritas anteriormente.

Conclusión

Al aprender los procedimientos descritos anteriormente, puede imprimir los documentos requeridos o partes de ellos desde Excel en menos tiempo. Si la tabla es estática, no se le agrega una gran cantidad de celdas nuevas, se recomienda establecer inmediatamente los rangos requeridos para la impresión para que pueda cambiar la información en las celdas seleccionadas sin reconfigurar en el futuro. Si el documento cambia constantemente, la configuración deberá repetirse para cada nueva impresión.