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En el proceso de trabajar en un documento de Excel, a menudo es necesario que varias personas se conecten a él a la vez. Y muy a menudo su número se puede calcular en varias docenas. Por lo tanto, el tema de la colaboración no se limita a solo conectar a las personas, ya que a menudo pueden realizar cambios conflictivos que necesitan aprender a editar de manera rápida y efectiva.
¿Quién puede hacerlo? Una persona que tiene el estado de un usuario maestro. En una palabra, ¿qué se necesita hacer para que el trabajo conjunto con un documento no solo sea posible, sino también efectivo?
Trabajar con un archivo compartido en Excel tiene sus propias características. Por lo tanto, algunas acciones no están disponibles para los usuarios:
- Creación de tablas.
- Gestión de escenarios, incluida su visualización.
- Eliminación de hojas.
- Los usuarios no tienen la capacidad de fusionar varias celdas o, por el contrario, dividir las previamente fusionadas.
- Cualquier operación con datos XML.
¿Cómo se pueden eludir estas restricciones? Solo necesita eliminar el acceso general y luego devolverlo cuando surja la necesidad.
Aquí hay otra hoja de cálculo con algunas tareas que pueden o no ser posibles si está trabajando con varias personas en la misma hoja de cálculo.
Primero debe comprender qué archivo debe estar disponible para que varias personas lo editen a la vez. Puede ser un archivo nuevo o uno existente.
Ajustes
Todo lo que necesita hacer para compartir un archivo en Excel se encuentra en la sección Compartir libro, que se puede encontrar en la pestaña Revisar.
Aparecerá una ventana con dos pestañas. Nos interesa el primero, que se abre automáticamente. Necesitamos marcar la casilla junto al elemento marcado en la captura de pantalla con un rectángulo rojo. Con él, permitimos que múltiples usuarios gestionen un documento.
Después de haber abierto el acceso para editar, necesitamos configurarlo. Para hacer esto, abra la segunda pestaña.
Después de ingresar los parámetros, confirmamos nuestras acciones. Para hacer esto, haga clic izquierdo en el botón "Aceptar". Compartir puede estar abierto a cualquier libro, tanto nuevo como existente. En el primer caso, tendrás que pensar en un nombre para ella.
Después de eso, debe guardar el archivo en su computadora.
¡Importante! El formato debe ser tal que el archivo pueda ser abierto por cada usuario con su versión de hojas de cálculo.
Debe guardar el archivo en una carpeta o recurso compartido de red que tenga acceso a los participantes que deseen utilizar el archivo. Después de seleccionar el directorio, solo tenemos que hacer clic en el botón "Guardar".
Sin embargo, no está permitido usar un servidor web para guardar el archivo compartido.
Después de realizar todas las operaciones descritas anteriormente, debe verificar si es posible conectar a otras personas. Para hacer esto, abra la pestaña "Datos" y busque el elemento "Conexiones" directamente debajo de él. Si hace clic en él, podrá cambiar enlaces o enlaces. Si no hay un botón correspondiente, entonces no hay archivos asociados.
A continuación, se abre la pestaña "Estado", con la ayuda de la cual es posible verificar las conexiones. El hecho de que todo está bien se puede reconocer por la presencia del botón "Aceptar".
Excel también le permite abrir un libro de trabajo compartido. Para hacer esto, debe hacer clic en el botón Oficina. Cuando aparece el panel emergente, debemos seleccionar el elemento "Abrir" y seleccionar el libro que se usará para compartir. Después de eso, vuelva a hacer clic en el botón de Office y abra la ventana "Opciones de Excel", que se encuentra en la parte inferior.
En el lado izquierdo de la ventana que aparece, podrá seleccionar una categoría de configuración, pero nos interesa la primera, que contiene los parámetros más generales.
A continuación, vaya al elemento "Configuración personal", donde debe especificar los datos que le permiten filtrar usuarios: nombre de usuario, apodo.
Después de realizar estas operaciones, es posible editar la información en el documento o agregar algunos datos. No olvide guardar los cambios después de realizarlos.
Esto a veces puede causar problemas al guardar. Por ejemplo, compartir solo está disponible para la primera apertura, y cuando intenta abrir el documento por segunda vez, el programa arroja un error. Esto puede suceder por las siguientes razones:
- Si varios participantes ingresan datos a la vez en la misma celda. O cualquier otra parte.
- Generar un registro de cambios que hace que el libro de trabajo crezca en tamaño. Esto conduce a problemas.
- El usuario ha sido eliminado del uso compartido. En este caso, guardar los cambios no funcionará solo en su computadora.
- El recurso de red está sobrecargado.
Para solucionar el problema, debe seguir los siguientes pasos:
- Elimine el registro de cambios o borre la información redundante.
- Elimine la información redundante dentro del propio documento.
- Reiniciar compartir.
- Abra un documento de Excel en otro editor de Office y luego guárdelo nuevamente en formato xls.
Es cierto que en las versiones recientes este error no ocurre con tanta frecuencia como en las anteriores.
Cómo ver la actividad de los miembros
En el curso del trabajo conjunto, debe monitorear constantemente para que uno de los participantes no estropee algo. Por lo tanto, debe aprender a comprender qué acciones cometió uno de ellos. Para ello, debes realizar los siguientes pasos.
- Vaya a la pestaña "Revisar" y allí busque el elemento "Correcciones". En el menú, seleccione el elemento "Seleccionar correcciones".
6 - A continuación, aparecerá una ventana en la que puede averiguar qué cambios realizaron los usuarios. Esta lista se genera automáticamente. Puede verificar que este es realmente el caso mirando la casilla de verificación junto al elemento correspondiente en este cuadro de diálogo.
7 En este caso, solo los cambios que se hayan realizado desde la última vez que se guardó se mostrarán en la lista de la esquina superior izquierda. Esto se hace por conveniencia, siempre puede ver ediciones anteriores en la revista.
- A cada participante se le asigna un color específico, por el cual puede comprender quién realizó los cambios. Las etiquetas están en la esquina superior izquierda. También puede configurar el seguimiento de cambios por tiempo, un usuario específico o en un rango específico, así como deshabilitar su visualización.
8 - Cuando pasa el cursor sobre una celda que tiene esa marca, aparece un pequeño bloque desde el cual puede comprender quién realizó los cambios.
9 - Para realizar ajustes en las reglas para mostrar las correcciones, debe volver a la ventana de configuración y luego buscar el campo "Por tiempo", donde puede establecer un punto de partida para ver los cambios. Es decir, el tiempo a partir del cual se mostrarán las correcciones. Puede configurar el período desde la última vez que se guardó, configurar para mostrar todos los cambios de todos los tiempos, exclusivamente los no vistos, o especificar la fecha a partir de la cual se mostrarán.
10 - También puede controlar la visualización de las correcciones realizadas solo por un miembro específico.
11 - Usando el campo correspondiente, puede establecer el rango de la hoja en la que se registrarán las acciones del comando.
También puede realizar otros cambios marcando las casillas correspondientes en los lugares correctos.
La lista de cambios no es peso muerto. El usuario principal puede revisar las ediciones de otros participantes, confirmándolas o rechazándolas. ¿Cómo hacerlo?
- Vaya a la pestaña "Revisar". Hay un menú de "Arreglos" donde el usuario puede administrar los arreglos. En el panel emergente, debe seleccionar la opción "Aceptar / rechazar correcciones", después de lo cual aparecerá una ventana en la que se muestran las correcciones.
13 14 - La selección de ediciones se puede realizar según los mismos criterios descritos anteriormente: por tiempo, por un usuario específico o dentro de un rango determinado. Después de configurar los parámetros requeridos, presione el botón OK.
- A continuación, se mostrarán todos los ajustes que cumplan las condiciones establecidas en el paso anterior. Puede aceptar una edición en particular o rechazarla haciendo clic en el botón correspondiente en la parte inferior de la ventana. También es posible aceptar o rechazar ajustes por lotes.
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Ahora se han dejado los ajustes necesarios y se han eliminado los extra.
Cómo eliminar un usuario de un archivo de Excel
De vez en cuando, es necesario eliminar a los usuarios de la coautoría. Puede haber una gran cantidad de razones: se les asignó otra tarea, el participante comenzó a realizar ediciones desde otra computadora, etc. Implementar esta tarea en Excel no es nada difícil.
Primero, abra la pestaña "Revisar". Hay un grupo de “Cambios”, donde hay una opción de “Acceso al libro”.
Después de eso, aparecerá en la pantalla la misma ventana que vimos anteriormente. Puede encontrar una lista de todas las personas que pueden realizar cambios en la tabla en la pestaña Editar. Para eliminar un usuario que no necesitamos en este momento, debe encontrarlo en esta lista, seleccionarlo presionando el botón izquierdo del mouse y hacer clic en el botón "Eliminar", que se encuentra a continuación.
A continuación, Excel advertirá al usuario que es posible que las correcciones realizadas por este participante no se guarden si actualmente está realizando cambios en el libro de trabajo. Si está de acuerdo, haga clic en "Aceptar" y el usuario ya no se compartirá.
La mejor manera de limitar el uso de un libro mayor compartido es eliminar al usuario. Si esto no es adecuado, puede establecer el derecho a ver o editar el libro por parte de un participante específico.
Dicho esto, es importante recordar que algunas limitaciones están integradas en el uso compartido de forma predeterminada. Se han descrito anteriormente. Recordémoslos, porque la repetición es la madre del aprendizaje.
- Está prohibido crear tablas inteligentes que actualicen automáticamente los datos y tengan muchas otras características.
- No puede administrar scripts.
- Hay una restricción incorporada para eliminar hojas, conectar o desconectar celdas.
- Realice todas las operaciones en datos XML. En palabras simples, existen restricciones para estructurar una gran cantidad de datos, incluida la edición de sus matrices. XML es uno de los tipos de archivos más oscuros para los principiantes, pero en realidad es bastante simple. Con este tipo de archivo, puede transferir datos realizando cambios por lotes en el documento.
En pocas palabras, la coautoría le permite realizar operaciones estándar en un documento, pero hay opciones más profesionales disponibles solo para una persona. Esto se debe a que las mismas macros o los cambios por lotes de XML son algo más difíciles de revertir.
Deshabilitar el uso compartido y luego volver a habilitarlo es otra forma de limitar lo que pueden hacer los usuarios de Excel. Puede realizar los cambios necesarios usted mismo, privando así temporalmente a otras personas de la oportunidad de editar algo.
Para ello, debes seguir estos pasos.
- Abra la pestaña "Revisar", vaya al elemento "Correcciones" y seleccione el elemento "Resaltar revisiones" en el menú emergente.
- Después de eso, aparece una ventana en la que debe desmarcar las casillas junto a los elementos "Usuario" y "En el rango".
- Después de eso, aparece un registro de cambios, que es necesario para la copia de seguridad de los datos.
Después de eso, puede desactivar el uso compartido. Para hacer esto, en la misma pestaña en la cinta, seleccione el elemento "Acceso al libro" y desmarque "Permitir que múltiples usuarios modifiquen el archivo".
Eso es todo, ahora compartir está deshabilitado.
Por lo tanto, es bastante fácil configurar la coautoría en Excel. Por supuesto, existen algunas restricciones que no le permiten utilizar el documento al máximo. Pero se resuelven de manera bastante simple, basta con apagar el uso compartido por un tiempo y luego encenderlo cuando se hayan realizado los cambios necesarios.