Declaración IF en Excel. Todo sobre el operador: aplicación, ejemplos

El conjunto de funciones del programa Excel, por supuesto, es realmente enorme. En particular, es posible programar el procesamiento de datos hasta cierto punto. Responsable de esto, entre otras cosas, la función IF. Hace posible implementar casi cualquier tarea. Es por eso que este operador se usa con mucha más frecuencia que otros. Hoy intentaremos explicar qué hace y cómo se puede utilizar.

Función IF: definición y alcance

Usando la función IF el usuario puede indicar al programa que verifique si una celda en particular coincide con un criterio dado. Si tenemos una condición bajo la cual solo necesitamos realizar la tarea, entonces Excel primero verifica, luego de lo cual muestra el resultado del cálculo en la celda en la que está escrita esta función. Pero esto es solo si esta función se usa junto con otra función. El propio operador IF produce dos resultados:

1. CIERTO. Esto es si una expresión o celda coincide con un determinado criterio.
2. FALSO. Este operador se muestra si no hay ninguna coincidencia.

La sintaxis de la fórmula es la siguiente (en forma universal): =SI(condición; [valor si se cumple la condición]; [valor si no se cumple la condición]). La función se puede combinar con otras. En este caso, se deben escribir otros operadores en los argumentos correspondientes. Por ejemplo, puede hacer que verifique si el número es positivo y, de ser así, encuentre la media aritmética. Por supuesto, hay una función que hace lo mismo, pero este ejemplo demuestra claramente cómo funciona la función. IF. En cuanto a las aplicaciones en las que se puede utilizar la función IF, entonces hay una gran cantidad de ellos:

1. Climatología.
2. Ventas y negocios.
3. Marketing.
4. Contabilidad.

Y así. Cualquiera que sea el área que nombre, habrá una aplicación para esta función.

Cómo usar la función SI en Excel – ejemplos

Tomemos otro ejemplo de cómo podemos usar la función IF en Excel. Supongamos que tenemos una tabla que contiene los nombres de las zapatillas de deporte. Digamos que hay una gran venta de zapatos de mujer que exige un descuento del 25 por ciento en todos los artículos. Para realizar esta comprobación, existe una columna especial que indica el género al que está destinada la zapatilla.

En consecuencia, la condición de esta tarea será la igualdad del sexo con la hembra. Si, como resultado de la verificación, se encuentra que este criterio es verdadero, en el lugar donde se muestra esta fórmula, debe escribir el monto del descuento: 25%. Si es falso, especifique el valor 0, ya que en este caso no se proporciona el descuento.

Por supuesto, puede completar las celdas requeridas manualmente. Pero esto puede tomar una gran cantidad de tiempo. Además, tampoco se ha cancelado el factor humano, por el que pueden producirse errores tipográficos y distorsiones de la información. La computadora no comete errores. Por lo tanto, si la cantidad de información es demasiado grande, entonces es mejor usar la función IF.

Para lograr el objetivo establecido en la primera etapa, es necesario seleccionar la celda donde se mostrará el valor resultante y escribir la siguiente fórmula: =SI(B2=”mujer”,25%,0). Vamos a decodificar esta función:

1. IF es directamente un operador.
2. B2=”femenino” es el criterio a cumplir.
3. Le sigue el valor que se mostrará si las zapatillas se crean para mujer y el valor que se mostrará si se encuentra que las zapatillas son de hombre, niño o cualquier otro que no cumpla la condición especificada en el primer argumento.

¿Cuál es el mejor lugar para escribir esta fórmula? En general, el lugar se puede elegir arbitrariamente, pero en nuestro caso, estas son las celdas debajo del encabezado de la columna "Descuento".

Es importante no olvidar poner el signo = delante de la fórmula. De lo contrario, Excel lo leerá como texto sin formato.

Después de ingresar la fórmula, debe presionar la tecla Intro, después de lo cual la tabla se llenará automáticamente con el valor correcto. En la siguiente tabla, podemos ver que la primera verificación resultó ser correcta. El programa determinó automáticamente el género de estas zapatillas y les asignó un descuento de una cuarta parte del precio. El resultado se ha logrado.

Ahora queda por completar las líneas restantes. Para hacer esto, no necesita copiar la fórmula en cada celda individualmente. Basta con encontrar el cuadrado en la esquina inferior derecha, mover el cursor del mouse sobre él, asegurarse de que se haya convertido en un icono de cruz y arrastrar el marcador hasta la última fila de la tabla. Entonces Excel hará todo por ti.

Uso de la función IF con múltiples condiciones

Anteriormente, se consideró el caso más simple de usar la función IF, en el que sólo hay una expresión lógica. Pero, ¿qué pasa si necesita verificar una celda contra varias condiciones? Esto también se puede hacer usando la funcionalidad integrada de Excel.

Uno de los casos especiales de verificación de varias condiciones es verificar el cumplimiento de la primera y si resulta ser falso, verificar la segunda, la tercera, etc. O, si el valor es verdadero, verifique otro criterio. Aquí, como quiera el usuario, la lógica de las acciones será aproximadamente la misma. Si lee atentamente lo que está escrito arriba, es posible que ya haya adivinado cómo hacerlo. Pero agreguemos más visibilidad.

Para hacer esto, hagamos la tarea más difícil. Ahora necesitamos asignar un descuento exclusivamente a las zapatillas de mujer, pero dependiendo del deporte para el que estén destinadas, el tamaño del descuento debería ser diferente. La fórmula a simple vista será algo más complicada, pero en general caerá en la misma lógica que la anterior: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

A continuación, realizamos las mismas acciones que en el caso anterior: pulsamos Enter y rellenamos todas las líneas siguientes. Obtenemos tal resultado.

¿Cómo funciona esta fórmula? Primera función primero IF comprueba si el calzado es masculino. Si no, entonces se ejecuta la segunda función. IF, que primero verifica si los zapatos están diseñados para correr. En caso afirmativo, se asigna un 20% de descuento. Si no, el descuento es del 10%. Como puede ver, se pueden usar otras funciones como argumentos de función, y esto brinda posibilidades adicionales.

Cómo usar la función IF para cumplir 2 condiciones a la vez

Además, utilizando Excel, puede verificar el cumplimiento de dos condiciones a la vez. Para esto, se utiliza otra función, que se llama И. Este operador lógico combina dos condiciones y lo hace no solo en una función IF. También se puede utilizar en muchas otras funciones.

Volvamos a nuestra mesa. Ahora el descuento debería ser mayor, pero solo se aplica a las zapatillas de correr de mujer. Si, después de verificar, resulta que se han cumplido ambas condiciones, se registrará el monto del descuento del 30% en el campo "Descuento". Si se descubre que al menos una de las condiciones no funciona, entonces el descuento no se aplica a dicho producto. La fórmula en este caso sería: =SI(Y(B2=”mujer”;C2=”en marcha”);30%;0).

Además, todas las acciones realizadas repiten los dos ejemplos anteriores. Primero, presionamos la tecla Intro y luego arrastramos el valor a todas las demás celdas que están en esta tabla.

La sintaxis de la función AND, como vemos, consta de varios argumentos. La primera es la primera condición, la segunda es la segunda, y así sucesivamente. Puede usar más de dos argumentos y verificar varias condiciones a la vez. Pero en la práctica, tales situaciones rara vez ocurren. Más de tres condiciones al mismo tiempo: casi nunca sucede. La secuencia de acciones realizadas por esta función es la siguiente:

1. Primero, la fórmula comprueba la primera condición: si los zapatos son de mujer.
2. Luego, Excel analiza el segundo criterio: si los zapatos están diseñados para correr.
3. Si como resultado de la prueba resulta que ambos criterios devuelven un valor VERDADERO, entonces el resultado de la función IF resulta ser cierto. Por tanto, se realiza la acción programada en el argumento correspondiente.
4. Si resulta que al menos una de las comprobaciones arroja un resultado MENTIRA, ella y una función И devolverá este resultado. Por lo tanto, se mostrará el resultado escrito en el tercer argumento de la función IF.

Como puede ver, la lógica de las acciones es muy simple y fácil de entender a nivel intuitivo.

Operador OR en Excel

El operador OR funciona de manera similar y tiene una sintaxis similar. Pero el tipo de verificación es ligeramente diferente. Esta función devuelve un valor VERDADERO si al menos una comprobación devuelve un resultado VERDADERO. Si todas las comprobaciones dan un resultado falso, entonces, en consecuencia, la función OR devuelve el valor MENTIRA.

En consecuencia, si la función OR  devuelve resultado VERDADERO para al menos uno de los valores, entonces la función IF escribirá el valor que se especificó en el segundo argumento. Y solo si el valor no cumple con todos los criterios, se devuelve el texto o el número especificado en el tercer argumento de esta función.

Para demostrar este principio en la práctica, usemos un ejemplo nuevamente. El problema ahora es el siguiente: el descuento se da o en zapatos de hombre o tenis. En este caso, el descuento será del 35%. Si los zapatos son de mujer o están diseñados para correr, entonces no habrá descuento para ese rubro.

Para lograr tal objetivo, debe escribir la siguiente fórmula en la celda, que se encuentra directamente debajo de la inscripción "Descuento": =SI(O(B2=”hembra”; C2=”corriendo”);0;35%). Después de presionar la tecla Intro y arrastrar esta fórmula al resto de las celdas, obtenemos el siguiente resultado.

Cómo definir una función IF usando Formula Builder

Por supuesto, hasta cierto punto, escribir una fórmula a mano es aún más conveniente que usar otras herramientas. Pero si eres un principiante, entonces la situación cambia drásticamente. Para no confundirse al ingresar argumentos, así como para indicar el nombre correcto de cada una de las funciones, existe una herramienta especial llamada Asistente de entrada de funciones o Creador de fórmulas. Echemos un vistazo al mecanismo detallado de su trabajo. Supongamos que la gerencia nos dio la tarea de analizar la gama de productos disponibles y asignar un 25% de descuento a todas las zapatillas de deporte de mujer. La secuencia de acciones en este caso será la siguiente:

1. Abrimos el asistente de entrada de funciones haciendo clic en el botón correspondiente en la pestaña Fórmulas (está resaltado con un rectángulo rojo en la captura de pantalla).
2. A continuación, se abre un pequeño panel de creación de fórmulas, en el que seleccionamos la función que necesitamos. Se puede seleccionar directamente de la lista o buscar a través del campo de búsqueda. Ya lo tenemos en la lista de 10 de los que se han usado recientemente, así que pinchamos sobre él y pulsamos en el botón “Insertar función”.
3. Después de eso, se abrirá ante nuestros ojos una ventana para configurar los argumentos de la función. En la parte inferior de este panel, también puede ver qué hace la función seleccionada. Cada uno de los argumentos está firmado, por lo que no tiene que recordar la secuencia. Primero ingresamos una expresión lógica que incluye un número o celda, así como un valor para verificar el cumplimiento. A continuación, se ingresan valores si es verdadero y valor si es falso.
4. Después de completar todos los pasos, haga clic en el botón "Finalizar".

Ahora obtenemos el resultado. Con él, realizamos las mismas acciones que en el caso anterior, es decir, apuntamos con el mouse al cuadrado en la esquina inferior derecha y arrastramos la fórmula a todas las celdas restantes. Entonces la función IF es verdaderamente el operador más popular e importante entre todos los que existen. Verifica los datos contra ciertos criterios y realiza las acciones apropiadas si la verificación arroja un resultado. VERDADERO or MINTIENDO. Esto le permite simplificar enormemente el procesamiento de grandes datos y no hacer una gran cantidad de acciones, delegando este trabajo sucio a la computadora.