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Muchos usuarios novatos de Excel están familiarizados con el problema de que es extremadamente inconveniente colocar una gran cantidad de información en las celdas, no hay dónde dejar una nota para usted en el futuro. De hecho, hacer esto sin violar la apariencia general de la mesa es bastante simple. Para eso están las notas.
Trabajando con notas
Las notas son recetas adicionales para las celdas seleccionadas. La mayoría de las veces son textuales y contienen un comentario específico de uno de los autores de la tabla. Además del texto, puede agregar una imagen al campo que aparece. Sin embargo, para adjuntar el comentario o la imagen deseados a una celda, debe aprender a crear marcas de texto simples, verlas y editarlas.. Después de eso, puede continuar con la configuración avanzada.
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El proceso de creación de notas es bastante sencillo y consta de varios pasos:
- Seleccione una celda de la tabla con el ratón. Haz clic derecho sobre él.
- En el menú contextual que aparece, seleccione la función "Insertar nota".
- Después de eso, aparecerá un campo libre al lado de la celda seleccionada. La línea superior estará ocupada por el nombre de usuario predeterminado.
Puede ingresar cualquier información de texto en el campo libre. Para ocultar un comentario, debe hacer clic derecho en la celda, seleccionar la función "Ocultar comentario". Después de eso, estará disponible para su lectura en el enlace indicado por la esquina roja.
Revisar
Puede ver los comentarios de diferentes celdas pasando el cursor del mouse sobre cada una de ellas. Después de eso, el texto con la nota aparece automáticamente. Para que desaparezca el campo de comentarios, debe mover el cursor a otro lugar.
¡Consejo experto! Si la tabla es grande y tiene muchas notas vinculadas a diferentes celdas, puede cambiar entre ellas a través de la pestaña "Revisar". Para ello están destinados los botones “Anterior” y “Siguiente”.
Edición
Muy a menudo hay situaciones en las que es necesario cambiar el contenido de la ventana para obtener comentarios adicionales. Puedes hacerlo siguiendo unos pocos pasos:
- Inicialmente, haga clic en la celda con texto oculto con el botón derecho del mouse.
- En la lista que aparece, seleccione la función “Editar nota”.
- Debería abrirse una ventana a través de la cual puede editar el texto, agregarle imágenes, aumentar o disminuir el campo de comentarios.
Puede completar la configuración haciendo clic en cualquier parte de la tabla fuera del campo para obtener texto adicional.
Otra opción para editar los comentarios de las celdas es a través de la pestaña Revisar. Aquí debe encontrar un conjunto de herramientas para notas y hacer clic en el botón "Editar".
Agregar una imagen
Una de las características interesantes de las notas en Excel es la adición de imágenes que aparecerán cuando pase el mouse sobre las celdas seleccionadas. Para agregar una imagen, debe realizar varias acciones:
- Inicialmente, debe agregar una firma adicional en la celda seleccionada.
- Vaya al proceso de edición de notas, dirija el cursor del mouse a uno de los bordes de la celda. Es importante dirigirlo al lugar donde aparecerá el ícono con cuatro flechas, las cuales divergen en diferentes direcciones.
- Debe hacer clic con el botón derecho en este icono, seleccionar la función "Formato de nota" en el menú que aparece.
- Una ventana para editar información debe aparecer ante el usuario. Debe encontrar la pestaña "Colores y líneas" y cambiar a ella.
- Haga clic en la lista desplegable llamada "Color", en la parte inferior de la lista que aparece, seleccione la función "Métodos de relleno".
- Debería aparecer una nueva ventana en la que debe ir a la pestaña "Dibujo". Dentro de esta pestaña, haga clic en el botón con el mismo nombre.
- Aparecerá la ventana "Insertar imágenes", en la que debe elegir una de las tres opciones: cargar una imagen desde OneDrive, buscar una imagen usando Bing, cargar una imagen desde una computadora. La forma más fácil es cargar desde la computadora donde se encuentra el documento.
- Cuando se selecciona una imagen, automáticamente cambiará a la ventana anterior en la que se mostrará la imagen seleccionada. Aquí debe marcar la casilla junto a la función "Mantener las proporciones de la imagen".
- Después de hacer clic en el botón "Aceptar", se abrirá la ventana de formato de nota inicial. En esta etapa, debe vincular la nota con la imagen a la celda seleccionada inicialmente. Para hacer esto, debe ir a la pestaña "Protección", desmarque la casilla junto a "Objeto protegido".
- A continuación, debe ir a la pestaña "Propiedades", marcar la casilla junto al elemento para mover y cambiar objetos junto con celdas. Haga clic en el botón "Aceptar".
Para ampliar la imagen, es necesario estirar el campo de notas generales en diferentes direcciones.
Eliminar una nota
Eliminar una firma agregada es más fácil que instalar una nueva o editarla. Para hacer esto, haga clic derecho en una celda con una descripción adicional. En el menú emergente, active el comando "Eliminar nota".
La segunda forma de eliminar una etiqueta adicional a la celda seleccionada es a través de la función "Revisar". Antes de seleccionar esta opción, debe marcar la celda con el mouse. Por último, haga clic en el botón Eliminar información adicional.
Cómo firmar una nota en Excel
Si en un documento de Excel compartido todas las ediciones adicionales sobre las celdas son escritas por diferentes usuarios sin firmas individuales, será extremadamente difícil encontrar el autor de ciertas entradas. El título de la nota le permite organizar los datos. Para dejarlo por encima de una determinada edición en una celda, debe realizar varias acciones:
- Seleccione uno de los elementos del menú principal "Archivo".
- Ir a la configuración".
- Vaya a la pestaña "General".
- Aparecerá un campo libre en la parte inferior de la página, en el que deberá ingresar el nombre del usuario que dejó un comentario en el celular.
Cómo encontrar una nota en Excel
Si el documento es muy grande, puede haber una situación en la que necesite encontrar rápidamente un comentario específico. Hazlo posible. Instrucciones para encontrar la descripción o etiqueta requerida:
- Vaya a la pestaña "Inicio".
- Vaya a la sección "Buscar y seleccionar".
- Haga clic en el botón "Configuración".
- Busque la opción para seleccionar "Ámbito de búsqueda".
- Establezca el valor en Nota.
- Haga clic en el botón "Buscar todo".
Después de eso, aparecerá ante el usuario una lista con celdas de acuerdo con el parámetro establecido.
Mostrar y ocultar una nota
Si lo deseas, puedes ocultar completamente las notas para que no se noten al leer el documento principal, o desactivar la función de ocultar si estaba activada previamente. Para hacer esto, debe seguir unos simples pasos:
- Vaya a la configuración general en la pestaña "Archivo", luego "Opciones", vaya a la sección "Avanzado".
- Busca la sección "Pantalla".
- Marque la casilla junto a la función "Notas e indicadores".
- Haga clic en el botón "Aceptar". Después de eso, siempre se mostrarán las notas ocultas. Para ocultarlos por completo, debe marcar la casilla junto a la función "Sin notas, sin indicadores".
¡Consejo experto! Excel tiene la opción de mostrar solo comentarios individuales. Para habilitar esta función, debe hacer clic derecho en la celda con una descripción adicional, haga clic en el botón "Mostrar notas". Por lo tanto, se mostrarán de forma permanente solo en las celdas seleccionadas. A través del mismo menú contextual, puede ocultar completamente la breve descripción en los lugares requeridos.
Copiar una nota a otras celdas
Si ya se ha creado una nota, puedes copiarla en otra celda para no volver a escribir el texto. Para hacer esto, siga una instrucción simple:
- Haga clic con el botón derecho para seleccionar la celda del documento a la que se adjunta una breve descripción o enmienda.
- En el menú emergente, seleccione la función "Copiar".
- Busque la celda a la que desea vincular la nota copiada, selecciónela haciendo clic con el botón izquierdo del mouse.
- Vaya a la pestaña "Inicio", luego seleccione "Portapapeles", haga clic en el botón "Pegar".
- Aparecerá una lista de comandos frente al usuario. El punto de interés es "Pegado especial". Después de hacer clic en él, aparecerá una ventana separada para la configuración, donde deberá marcar la casilla junto a las notas. Queda por guardar los cambios haciendo clic en "Aceptar".
Cómo imprimir una hoja de notas
Si no realiza ciertos ajustes, por defecto, los documentos de Excel se imprimen sin notas. Para agregarlos a la impresión, debe configurar el programa:
- Vaya a la sección "Diseño de página".
- Vaya a la pestaña "Configuración de página", luego haga clic en "Imprimir encabezados".
- Se abrirá una ventana con elementos individuales para imprimir. Frente a la palabra "Notas", puede agregarlas a la impresión o dejar esta acción cancelada.
¡Consejo experto! Al agregar notas para imprimir, hay dos opciones para mostrarlas en el documento impreso. Si selecciona "Al final de la hoja", aparecerán en la parte inferior de la página. Puede seleccionar la opción "Como en una hoja": las notas se imprimirán tal como aparecen en la versión electrónica del documento.
Cambiar el nombre de usuario al crear notas
Cuando se trabaja en Excel con el uso compartido activado, cuando crea notas, no se les da el nombre del usuario que las deja. Para cambiarlo a su propio apodo, debe seguir algunos pasos:
- En la esquina superior izquierda, haga clic en la pestaña "Archivo".
- Vaya a la sección "Configuración", "General".
- Seleccione "Nombre de usuario" en el menú que aparece.
- Se abrirá un campo libre frente al usuario, en el que es necesario escribir el nombre deseado.
Ejemplos de uso de notas en Excel
Para comprender cuán útiles pueden ser los comentarios de celdas adicionales en una hoja de cálculo de Excel, se recomienda considerar algunos ejemplos prácticos de la experiencia de otros usuarios:
- Cuando los empleados de una empresa tienen una base de trabajo común registrada en un documento de Excel, los compañeros que trabajan en la misma página por turnos pueden dejar comentarios como turnos, dar instrucciones, intercambiar cierta información.
- Colocación de fotos: si la tabla contiene datos sobre ciertas personas, imágenes de cualquier artículo, si se trata de su almacenamiento, venta.
- Explicaciones a las fórmulas que simplificarán más cálculos, cálculos.
Si deja comentarios de la manera correcta, para que aparezcan en el momento adecuado y no interfieran con el trabajo de otros usuarios, puede aumentar significativamente la productividad del trabajo relacionado con las tablas en Excel.
Videotutoriales sobre notas en Excel
Las instrucciones anteriores lo ayudarán a comprender los conceptos básicos de creación, edición, visualización y configuración avanzada de comentarios en las celdas de una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, si encuentra alguna dificultad, dificultades con ciertas acciones relacionadas con las notas, se recomienda ver los videos de capacitación. Contienen instrucciones paso a paso para realizar varias operaciones con comentarios de celda.
Conclusión
Crear, editar y ver comentarios en varias celdas de Excel no es tan difícil como podría parecer a primera vista. Será útil tener tales habilidades no solo para las personas que trabajan en grandes organizaciones, realizan un seguimiento de algo usando tablas, sino también para los usuarios individuales que trabajan en Excel por sí mismos. No debemos olvidar que en el campo de notas puede agregar no solo texto, sino también imágenes, lo que aumenta considerablemente su utilidad en el trabajo.