Problemas con fórmulas en una hoja de cálculo de Excel

Las características de Excel le permiten realizar cálculos de casi cualquier complejidad gracias a fórmulas y funciones. Sin embargo, a veces los usuarios pueden encontrarse con el hecho de que la fórmula se niega a funcionar o da un error en lugar del resultado deseado. En este artículo, veremos por qué sucede esto y qué acciones tomar para resolver el problema.

Solución 1: cambiar el formato de celda

Muy a menudo, Excel se niega a realizar cálculos debido a que se seleccionó el formato de celda incorrecto.

Por ejemplo, si se especifica un formato de texto, en lugar del resultado, veremos solo la fórmula en forma de texto sin formato.

En algunas situaciones, cuando se selecciona el formato incorrecto, el resultado se puede calcular, pero se mostrará de una manera completamente diferente a la que nos gustaría.

Obviamente, el formato de la celda debe cambiarse, y esto se hace de la siguiente manera:

1. Para determinar el formato de celda actual (rango de celdas), selecciónelo y, estando en la pestaña "Casa", presta atención al grupo de herramientas "Número". Aquí hay un campo especial que muestra el formato actualmente en uso.
2. Puede elegir otro formato de la lista que se abrirá después de hacer clic en la flecha hacia abajo junto al valor actual.

El formato de celda se puede cambiar usando otra herramienta que le permite establecer configuraciones más avanzadas.

1. Habiendo seleccionado una celda (o habiendo seleccionado un rango de celdas), haga clic derecho sobre ella y en la lista que se abre, haga clic en el comando "Formato de celda". O en su lugar, después de la selección, presione la combinación Ctrl + 1.
2. En la ventana que se abre nos encontraremos en la pestaña "Número". Aquí en la lista de la izquierda están todos los formatos disponibles entre los que podemos elegir. En el lateral izquierdo se muestran los ajustes de la opción seleccionada, que podemos cambiar a nuestro criterio. Presione cuando esté listo OK.
3. Para que los cambios se reflejen en la tabla, activamos el modo de edición uno por uno para todas las celdas en las que no funcionó la fórmula. Una vez seleccionado el elemento deseado, puede proceder a la edición presionando la tecla F2, haciendo doble clic en él o haciendo clic dentro de la barra de fórmulas. Después de eso, sin cambiar nada, haga clic en Intro.

Nota: Si hay demasiados datos, llevará mucho tiempo completar manualmente el último paso. En este caso, puede hacer lo contrario: use marcador de relleno. Pero este solo funciona si se usa la misma fórmula en todas las celdas.

1. Realizamos el último paso solo para la celda superior. Luego movemos el puntero del mouse a su esquina inferior derecha, tan pronto como aparezca un signo más negro, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrástrelo hasta el final de la tabla.
2. Obtenemos una columna con los resultados calculados mediante fórmulas.

Solución 2: desactive el modo "Mostrar fórmulas"

Cuando vemos las fórmulas en sí en lugar de los resultados, esto puede deberse al hecho de que el modo de visualización de fórmulas está activado y debe desactivarse.

1. Cambiar a pestaña “Fórmulas”. En el grupo de herramientas “Dependencia de la fórmula” haga clic en el botón "Mostrar fórmulas"si está activo.
2. Como resultado, las celdas con fórmulas ahora mostrarán los resultados de los cálculos. Cierto, debido a esto, los límites de las columnas pueden cambiar, pero esto se puede arreglar.

Solución 3: Activar el recálculo automático de fórmulas

En ocasiones puede presentarse una situación en la que la fórmula haya calculado algún resultado, sin embargo, si decidimos cambiar el valor en una de las celdas a las que hace referencia la fórmula, no se realizará el recálculo. Esto se soluciona en las opciones del programa.

1. Ir al menu "expediente".
2. Seleccione una sección de la lista de la izquierda “Parámetros”.
3. En la ventana que aparece, cambie a la subsección “Fórmulas”. En el lado derecho de la ventana en el grupo “Opciones de Cómputo” marque la casilla junto a la opción "automáticamente"si se selecciona otra opción. Haga clic cuando esté listo OK.
4. Todo está listo, a partir de ahora todos los resultados de las fórmulas se recalcularán automáticamente.

Solución 4: corregir errores en la fórmula

Si se cometen errores en la fórmula, el programa puede percibirlo como un valor de texto simple, por lo tanto, no se realizarán cálculos sobre él. Por ejemplo, uno de los errores más populares es un espacio colocado antes del signo "igual". Al mismo tiempo, recuerda que el signo "=" siempre debe preceder a cualquier fórmula.

Además, con bastante frecuencia se cometen errores en la sintaxis de las funciones, ya que no siempre es fácil completarlas, especialmente cuando se usan múltiples argumentos. Por lo tanto, recomendamos utilizar Asistente de funciones para insertar una función en una celda.

Para que la fórmula funcione, todo lo que necesita hacer es verificarla cuidadosamente y corregir los errores encontrados. En nuestro caso, solo necesita eliminar el espacio desde el principio, lo cual no es necesario.

A veces es más fácil borrar una fórmula y escribirla de nuevo que intentar buscar un error en una ya escrita. Lo mismo ocurre con las funciones y sus argumentos.

Errores comunes

En algunos casos, cuando el usuario cometió un error al ingresar una fórmula, se pueden mostrar los siguientes valores en la celda:

• #DIV/0! es el resultado de la división por cero;
• #N/A: entrada de valores no válidos;
• #¡NÚMERO! – valor numérico incorrecto;
• #¡VALOR! – se utiliza el tipo incorrecto de argumento en la función;
• #¡VACÍO! – dirección de rango incorrecta;
• #¡ENLACE! – se ha suprimido la celda a la que hace referencia la fórmula;
• #¿NOMBRE? – nombre inválido en la fórmula.

Si vemos uno de los errores anteriores, primero verificamos si todos los datos en las celdas que participan en la fórmula se completan correctamente. Luego verificamos la fórmula en sí y la presencia de errores en ella, incluidos aquellos que contradicen las leyes de las matemáticas. Por ejemplo, no se permite la división por cero (error #DEL/0!).

En los casos en los que tenga que lidiar con funciones complejas que hacen referencia a muchas celdas, puede utilizar las herramientas de validación.

1. Marcamos la celda que contiene el error. en la pestaña “Fórmulas” en el grupo de herramientas “Dependencias de fórmulas” presiona el botón “Calcular fórmula”.
2. En la ventana que se abre, se mostrará información paso a paso sobre el cálculo. Para hacer esto, presione el botón "Calcular" (cada pulsación avanza al siguiente paso).
3. Por lo tanto, puede realizar un seguimiento de cada paso, encontrar el error y corregirlo.

También puede utilizar la útil una herramienta "Comprobación de errores", que se encuentra en la misma manzana.

Se abrirá una ventana en la que se describirá la causa del error, así como una serie de acciones al respecto, incl. Corrección de la barra de fórmulas.

Conclusión

Trabajar con fórmulas y funciones es una de las principales características de Excel y, por supuesto, una de las principales áreas de uso del programa. Por lo tanto, es muy importante saber qué problemas pueden surgir al trabajar con fórmulas y cómo se pueden corregir.