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En casi todas las capacitaciones de Power Query, cuando llegamos a cómo actualizar las consultas creadas y las personas ven cómo los datos nuevos reemplazan los datos antiguos al actualizar, uno de los oyentes me pregunta: "¿es posible asegurarse de que al actualizar, los datos antiguos son ¿También se guardaron en algún lugar y se pudo ver todo el historial de actualizaciones?
La idea no es nueva y la respuesta estándar será "no": Power Query está configurado de forma predeterminada para reemplazar los datos antiguos por nuevos (lo cual es necesario en la gran mayoría de los casos). Sin embargo, si realmente lo desea, puede sortear esta limitación. Y el método, como verás más adelante, es muy sencillo.
Considere el siguiente ejemplo.
Supongamos que tenemos un archivo del cliente como datos de entrada (llamémoslo, digamos, Fuente) con una lista de productos que quiere comprar en forma de una tabla dinámica "inteligente" llamada Aplicación:
En otro archivo (llamémoslo por analogía Receptor) creamos una consulta simple para importar una tabla con productos de la Fuente a través de Datos – Obtener datos – Desde archivo – Desde libro de Excel (Datos — Obtener datos — Desde archivo — Desde libro de Excel) y sube la tabla resultante a la hoja:
Si en el futuro el cliente decide realizar cambios en el pedido en su expediente Fuente, luego de actualizar nuestra solicitud (haciendo clic con el botón derecho o mediante Datos – Actualizar todo) veremos los nuevos datos en el archivo Receptor — todo estándar.
Ahora asegurémonos de que, al actualizar, los datos antiguos no se reemplacen por otros nuevos, sino que los nuevos se agreguen a los antiguos, y con la adición de una fecha y hora, para que se pueda ver cuándo se realizaron estos cambios específicos. hecha.
Paso 1. Agregar una fecha y hora a la consulta original
Abramos una solicitud Aplicaciónimportando nuestros datos de Fuentey agregue una columna con la fecha y hora de la actualización. Para ello, puede utilizar el botón columna personalizada de la pestaña. Agregar una columna (Añadir columna — Columna personalizada), y luego ingrese la función FechaHora.LocalNow – análogo de la función El TDATA (AHORA) en Microsoft Excel:
Después de hacer clic en OK deberías terminar con una bonita columna como esta (no olvides establecer el formato de fecha y hora con el ícono en el encabezado de la columna):
Si lo desea, entonces para la placa cargada en la hoja para esta columna, puede configurar el formato de fecha y hora con segundos para una mayor precisión (tendrá que agregar dos puntos y "ss" al formato estándar):
Paso 2: consulta de datos antiguos
Ahora vamos a crear otra consulta que actuará como un búfer que guarda los datos antiguos antes de actualizarlos. Seleccionando cualquier celda de la tabla resultante en el archivo Receptor, seleccione en la pestaña Datos Comando Desde tabla/rango (Datos — De la tabla/rango) or con hojas (De la hoja):
No hacemos nada con la tabla cargada en Power Query, llamamos a la consulta, por ejemplo, datos antiguos y pulse Inicio — Cerrar y cargar — Cerrar y cargar a… — Solo crear conexión (Inicio — Cerrar y cargar — Cerrar y cargar a… — Solo crear conexión).
Paso 3. Unión de datos antiguos y nuevos
Ahora volvamos a nuestra consulta original. Aplicación y agréguele desde abajo los datos antiguos de la solicitud de búfer anterior con el comando Inicio — Añadir solicitudes (Inicio — Consultas adjuntas):
¡Eso es todo!
Queda por volver a Excel a través de Inicio — Cerrar y descargar (Inicio — Cerrar y cargar) e intente un par de veces actualizar toda nuestra estructura con el botón Actualizar todo de la pestaña. Datos (Datos — Actualizar todo). Con cada actualización, los datos nuevos no reemplazarán a los datos antiguos, sino que los empujarán a continuación, manteniendo todo el historial de actualizaciones:
Se puede usar un truco similar al importar desde cualquier fuente externa (sitios de Internet, bases de datos, archivos externos, etc.) para mantener los valores antiguos para el historial si lo necesita.
- Tabla dinámica en múltiples rangos de datos
- Ensamblar tablas de diferentes archivos usando Power Query
- Recopilación de datos de todas las hojas del libro en una tabla