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Digamos que tenemos una tabla dinámica construida con los resultados de analizar las ventas por meses para diferentes ciudades (si es necesario, lea este artículo para comprender cómo crearlas en general o refrescar su memoria):
Queremos cambiar ligeramente su apariencia para que muestre los datos que necesita con mayor claridad, y no solo arrojar un montón de números en la pantalla. ¿Qué se puede hacer para esto?
Otras funciones de cálculo en lugar de la cantidad banal
Si hace clic derecho en el campo calculado en el área de datos y selecciona el comando del menú contextual Opciones de campo (Configuración de campo) o en la versión de Excel 2007 – Opciones de campo de valor (Configuración de campo de valor), luego se abrirá una ventana muy útil, mediante la cual puede establecer un montón de configuraciones interesantes:
En particular, puede cambiar fácilmente la función de cálculo de campo a media, mínimo, máximo, etc. Por ejemplo, si cambiamos la suma a la cantidad en nuestra tabla dinámica, no veremos los ingresos totales, sino el número de transacciones. para cada producto:
De forma predeterminada, Excel siempre selecciona automáticamente la suma para los datos numéricos. (Suma), y para los no numéricos (incluso si de mil celdas con números hay al menos una vacía o con texto o con un número en formato de texto) – una función para contar el número de valores (Contar).
Si desea ver en una tabla dinámica a la vez el promedio, la cantidad y la cantidad, es decir, varias funciones de cálculo para el mismo campo, no dude en pasar el mouse al área de datos del campo que necesita varias veces en una fila para obtener algo similar:
…y luego configure diferentes funciones para cada uno de los campos haciendo clic en ellos a su vez con el mouse y eligiendo el comando Opciones de campo (Configuración de campo)para terminar con lo que quieres:
Si en la misma ventana Opciones de campo clic en el botón Adicionalmente (Opciones) o ve a la pestaña Cálculos adicionales (en Excel 2007-2010), la lista desplegable estará disponible Cálculos adicionales (Mostrar datos como):
En esta lista, por ejemplo, puede seleccionar opciones Porcentaje del monto de la línea (% de fila), Porcentaje del total por columna (% de columna) or parte del total (% del total)para calcular automáticamente porcentajes para cada producto o ciudad. Así quedará, por ejemplo, nuestra tabla dinámica con la función habilitada Porcentaje del total por columna:
Dinámica de ventas
Si en la lista desplegable Cálculos adicionales (Mostrar datos como) elegir opción distinción (Diferencia), y en las ventanas inferiores Campo (campo base) и Element (Artículo base) selecciona Mes и Atrás (en la versión nativa en inglés, en lugar de esta extraña palabra, había una más comprensible Anterior, aquellos. anterior):
…entonces obtenemos una tabla dinámica que muestra las diferencias en las ventas de cada mes siguiente con respecto al anterior, es decir, la dinámica de ventas:
Y si reemplazas distinción (Diferencia) on dada la diferencia (% de diferencia) y añade formato condicional para resaltar los valores negativos en rojo, obtenemos lo mismo, pero no en rublos, sino en porcentaje:
PS
En Microsoft Excel 2010, todas las configuraciones de cálculo anteriores se pueden realizar aún más fácilmente: haciendo clic con el botón derecho en cualquier campo y seleccionando comandos del menú contextual. Totales para (Resumir valores por):
... y Cálculos adicionales (Mostrar datos como):
También en la versión de Excel 2010, se agregaron varias funciones nuevas a este conjunto:
- % del total por fila principal (columna) – le permite calcular la participación en relación con el subtotal de una fila o columna:
En versiones anteriores, solo podía calcular la proporción relativa al total general.
- % sobre el importe acumulado – funciona de manera similar a la función de suma acumulada, pero muestra el resultado como una fracción, es decir, en porcentajes. Es conveniente calcular, por ejemplo, el porcentaje de ejecución del plan o presupuesto:
- Ordenar de menor a mayor y viceversa – un nombre un poco extraño para la función de clasificación (RANK), que calcula el número ordinal (posición) de un elemento en la lista general de valores. Por ejemplo, con su ayuda, es conveniente clasificar a los gerentes por sus ingresos totales, determinando quién está en qué lugar en la clasificación general:
- ¿Qué son las tablas dinámicas y cómo construirlas?
- Agrupar números y fechas con el paso deseado en tablas dinámicas
- Creación de un informe de tabla dinámica en varios rangos de datos de origen