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Excel es considerado por muchos como un programa de hoja de cálculo. Por lo tanto, la cuestión de cómo crear y trabajar con tablas puede parecer extraña a primera vista. Pero pocas personas saben cuál es la principal diferencia entre Excel y las hojas de cálculo. Además, este componente del paquete de Microsoft Office no siempre interactúa con las hojas de cálculo. Además, la tarea principal de Excel es el procesamiento de información que se puede presentar en diferentes formas. También en forma tabular.
O puede surgir una situación en la que sea necesario seleccionar un rango separado para la tabla y formatearla en consecuencia. En general, hay una gran cantidad de posibilidades para usar tablas, así que veámoslas con más detalle.
El concepto de mesas inteligentes
Todavía hay una diferencia entre una hoja de Excel y una hoja de cálculo inteligente. El primero es simplemente un área que contiene un cierto número de celdas. Algunos de ellos pueden estar llenos de cierta información, mientras que otros están vacíos. Pero no existe una diferencia fundamental entre ellos desde un punto de vista técnico.
Pero una hoja de cálculo de Excel es un concepto fundamentalmente diferente. No se limita a un rango de datos, tiene sus propias propiedades, un nombre, una estructura determinada y una gran cantidad de ventajas.
Por lo tanto, puede seleccionar un nombre separado para la tabla de Excel: "Tabla inteligente" o Tabla inteligente.
Crear una mesa inteligente
Supongamos que hemos creado un rango de datos con información de ventas.
Todavía no es una mesa. Para convertir un rango en él, debe seleccionarlo y buscar la pestaña "Insertar" y allí encontrar el botón "Tabla" en el bloque del mismo nombre.
Aparecerá una pequeña ventana. En él, puede ajustar el conjunto de celdas que desea convertir en una tabla. Además, debe especificar que la primera línea contiene los encabezados de las columnas. También puede usar el método abreviado de teclado Ctrl + T para abrir el mismo cuadro de diálogo.
En principio, no es necesario cambiar nada en la mayoría de los casos. Después de confirmar la acción presionando el botón "OK", el rango previamente seleccionado se convertirá inmediatamente en una tabla.
Antes de establecer directamente sus propiedades, debe comprender cómo el programa en sí ve la tabla. Después de eso, muchas cosas se aclararán.
Comprender la estructura de la tabla de Excel
Todas las tablas tienen un nombre específico que se muestra en una pestaña especial de Diseño. Se muestra justo después de la selección de cualquier celda. Por defecto, el nombre toma la forma “Tabla 1” o “Tabla 2”, y respectivamente.
Si necesita tener varias tablas en un documento, se recomienda darles esos nombres para que luego pueda comprender qué información está contenida dónde. En el futuro, será mucho más fácil interactuar con ellos, tanto para usted como para las personas que vean su documento.
Además, las tablas con nombre se pueden usar en Power Query o en otros complementos.
Llamemos a nuestra tabla "Informe". El nombre se puede ver en una ventana llamada administrador de nombres. Para abrirlo, debe seguir la siguiente ruta: Fórmulas - Nombres definidos - Administrador de nombres.
También es posible ingresar manualmente la fórmula, donde también puede ver el nombre de la tabla.
Pero lo más divertido es que Excel puede ver simultáneamente la tabla en varias secciones: en su totalidad, así como en columnas individuales, encabezados, totales. Entonces los enlaces se verán así.
En general, tales construcciones se dan solo con el propósito de una orientación más precisa. Pero no hay necesidad de memorizarlos. Se muestran automáticamente en la información sobre herramientas que aparece después de seleccionar Tabla y cómo se abrirán los corchetes. Para insertarlos, primero debe habilitar el diseño en inglés.
La opción deseada se puede encontrar usando la tecla Tabulador. No olvides cerrar todos los paréntesis que están en la fórmula. Los cuadrados no son una excepción aquí.
Si desea sumar el contenido de toda la columna con las ventas, debe escribir la siguiente fórmula:
= SUMA (D2: D8)
Después de eso, se convertirá automáticamente en =SUMA(Informe[Ventas]). En palabras simples, el enlace llevará a una columna específica. Conveniente, ¿de acuerdo?
Por lo tanto, cualquier gráfico, fórmula, rango, donde se utilizará una tabla inteligente para tomar datos, utilizará información actualizada automáticamente.
Ahora hablemos con más detalle sobre qué tablas pueden tener propiedades.
Tablas de Excel: Propiedades
Cada tabla creada puede tener varios encabezados de columna. La primera línea del rango sirve como fuente de datos.
Además, si el tamaño de la tabla es demasiado grande, al desplazarse hacia abajo, en lugar de las letras que indican las columnas correspondientes, se muestran los nombres de las columnas. Esto será del agrado del usuario, ya que no será necesario arreglar las zonas manualmente.
También incluye un autofiltro. Pero si no lo necesita, siempre puede desactivarlo en la configuración.
Además, todos los valores que se escriben inmediatamente debajo de la última celda de la columna de la tabla se adjuntan a ella. Por lo tanto, se pueden encontrar directamente en cualquier objeto que utilice datos de la primera columna de la tabla en su trabajo.
Al mismo tiempo, las nuevas celdas se formatean para el diseño de la tabla y todas las fórmulas específicas de esta columna se escriben automáticamente en ellas. En palabras simples, para aumentar el tamaño de la tabla y expandirla, simplemente ingrese los datos correctos. Todo lo demás lo agregará el programa. Lo mismo ocurre con las nuevas columnas.
Si se ingresa una fórmula en al menos una celda, se propaga automáticamente a toda la columna. Es decir, no necesita completar manualmente las celdas, todo sucederá automáticamente, como se muestra en esta captura de pantalla animada.
Todas estas características son buenas. Pero puede personalizar la tabla usted mismo y ampliar su funcionalidad.
Configuración de la mesa
Primero debe abrir la pestaña "Diseñador", donde se encuentran los parámetros de la tabla. Puede personalizarlos agregando o borrando casillas de verificación específicas ubicadas en el grupo "Opciones de estilo de tabla".
Se proporcionan las siguientes opciones:
- Agregue o elimine una fila de encabezado.
- Agregue o elimine una fila con totales.
- Hacer líneas alternas.
- Resalte las columnas extremas en negrita.
- Habilita o deshabilita los rellenos de líneas rayadas.
- Desactivar autofiltro.
También puede establecer un formato diferente. Esto se puede hacer usando las opciones ubicadas en el grupo Estilos de tabla. Inicialmente, el formato es diferente al anterior, pero en cuyo caso siempre puede personalizar el aspecto que desee.
También puede encontrar el grupo "Herramientas", donde puede crear una tabla dinámica, eliminar copias y convertir la tabla en un rango estándar.
Pero la característica más entretenida es la creación de rebanadas.
Un sector es un tipo de filtro que se muestra en un elemento gráfico separado. Para insertarlo, debe hacer clic en el botón "Insertar segmentación" del mismo nombre y luego seleccionar las columnas que desea dejar.
Eso es todo, ahora aparece un panel que enumera todos los valores únicos contenidos en las celdas de esta columna.
Para filtrar la tabla, debe seleccionar la categoría que le resulte más interesante en este momento.
Se pueden seleccionar varias categorías con una cortadora. Para hacer esto, debe presionar la tecla Ctrl o hacer clic en el botón en la esquina superior derecha a la izquierda de eliminar el filtro antes de comenzar la selección.
Para configurar los parámetros directamente en la cinta, puede usar la pestaña del mismo nombre. Con su ayuda, es posible editar varias propiedades de la división: apariencia, tamaño del botón, cantidad, etc.
Limitaciones clave de las tablas inteligentes
A pesar de que las hojas de cálculo de Excel tienen muchas ventajas, el usuario todavía tendrá que soportar algunas desventajas:
- Las vistas no funcionan. En palabras simples, no hay forma de recordar ciertos parámetros de la hoja.
- No puede compartir el libro con otra persona.
- No es posible insertar subtotales.
- No puede utilizar fórmulas de matriz.
- No hay forma de fusionar celdas. Pero no se recomienda hacerlo.
Sin embargo, hay muchas más ventajas que desventajas, por lo que estas desventajas no serán muy notorias.
Ejemplos de mesas inteligentes
Ahora es el momento de hablar sobre las situaciones en las que se necesitan hojas de cálculo inteligentes de Excel y qué acciones se pueden tomar que no son posibles con el rango estándar.
Supongamos que tenemos una tabla que muestra los recibos de efectivo por la compra de camisetas. La primera columna contiene los nombres de los integrantes del grupo, y en las demás, cuántas camisetas se vendieron y de qué talla son. Usemos esta tabla como ejemplo para ver qué posibles acciones se pueden tomar, que son imposibles en el caso de un rango regular.
Resumiendo con la funcionalidad de Excel
En la captura de pantalla de arriba, puedes ver nuestra tabla. Primero resumamos todos los tamaños de camisetas individualmente. Si usa un rango de datos para lograr este objetivo, deberá ingresar manualmente todas las fórmulas. Si crea una tabla, esta pesada carga ya no existirá. Basta con incluir un elemento, y después de eso, la línea con los totales se generará por sí misma.
A continuación, haga clic derecho en cualquier lugar. Aparece un menú emergente con un elemento de "Tabla". Tiene una opción de "fila total", que debe habilitar. También se puede agregar a través del constructor.
Además, aparece una fila con los totales en la parte inferior de la tabla. Si abre el menú desplegable, puede ver las siguientes configuraciones allí:
- Promedio.
- Cantidad.
- Máximo.
- desviación compensada.
Y mucho más. Para acceder a las funciones no incluidas en la lista anterior, debe hacer clic en el elemento "Otras funciones". Aquí es conveniente que el rango se determine automáticamente. Hemos elegido la función SUM, porque en nuestro caso necesitamos saber cuántas camisetas se vendieron en total.
Inserción automática de fórmulas
Excel es un programa realmente inteligente. Es posible que el usuario ni siquiera sepa que está tratando de predecir sus próximas acciones. Hemos agregado una columna al final de la tabla para analizar los resultados de ventas de cada uno de los compradores. Después de insertar la fórmula en la primera fila, se copia inmediatamente en todas las demás celdas y luego toda la columna se llena con los valores que necesitamos. ¿Cómodo?
función de clasificación
Mucha gente usa el menú contextual para usar esta o aquella función. Hay casi todas las acciones que en la mayoría de los casos deben realizarse. Si usa tablas inteligentes, la funcionalidad se expande aún más.
Por ejemplo, necesitamos comprobar quién ya ha transferido el prepago. Para hacer esto, debe ordenar los datos por la primera columna. Démosle formato al texto de tal manera que sea posible comprender quién ya realizó un pago, quién no y quién no proporcionó los documentos necesarios para esto. El primero estará marcado en verde, el segundo en rojo y el tercero en azul. Y supongamos que nos enfrentamos a la tarea de agruparlos.
Además, Excel puede hacer todo por usted.
Primero debe hacer clic en el menú desplegable ubicado cerca del encabezado de la columna "Nombre" y hacer clic en el elemento "Ordenar por color" y seleccionar el color de fuente rojo.
Todo, ahora se presenta claramente la información sobre quién realizó el pago.
Filtración
También es posible personalizar la visualización y ocultación de cierta información de la tabla. Por ejemplo, si quieres mostrar solo aquellas personas que no han pagado, puedes filtrar los datos por este color. También es posible filtrar por otros parámetros.
Conclusiones
Por lo tanto, las hojas de cálculo inteligentes en Excel serán de gran ayuda para resolver cualquier problema que deba enfrentar.