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Una gran cantidad de usuarios de Excel cometen el mismo error. Confunden dos tipos de operaciones fundamentalmente diferentes: dentro de la célula y detrás de ella. Pero la diferencia entre ellos es enorme.
El hecho es que cada celda es un elemento completo, que es un campo de entrada con muchas posibilidades. Allí se ingresan fórmulas, números, texto, operadores lógicos, etc. Se puede diseñar el texto en sí: cambie su tamaño y estilo, así como su ubicación dentro de la celda.
Por ejemplo, en esta imagen puede ver que el texto dentro de la celda está en rojo y en negrita.
En este caso, es importante prestar atención al hecho de que la celda que se muestra en la imagen se encuentra actualmente en modo de edición de contenido. Para comprender en qué estado específico se encuentra la celda en su caso, puede usar el cursor de texto que se encuentra dentro. Pero incluso si no está visible, la celda puede estar en modo de edición. Puede comprender esto por la presencia de botones activos para confirmar y cancelar la entrada.
Una característica importante de este modo es que es imposible realizar todas las operaciones posibles con una celda en él. Si observa la barra de herramientas de la cinta, verá que la mayoría de los botones no están activos. Aquí es donde se expresa el principal error. Pero hablemos de todo en orden, comenzando por lo básico y luego aumentaremos el nivel de complejidad para que todos puedan aprender algo útil.
Conceptos Básicos
Entonces, el elemento principal de la tabla es la celda. Se encuentra en la intersección de una columna y una fila y, por lo tanto, tiene su propia dirección, que se puede usar en fórmulas para señalarla, obtener ciertos datos, etc.
Por ejemplo, la celda B3 tiene las siguientes coordenadas: fila 3, columna 2. Puede verlo en la esquina superior izquierda, directamente debajo del menú de navegación.
El segundo concepto importante es el libro de trabajo. Este es un documento abierto por el usuario, que contiene una lista de hojas, que a su vez constan de celdas. Todo documento nuevo inicialmente no contiene ninguna información, y en el campo vino correspondiente la dirección de la celda actualmente seleccionada.
También se muestran los nombres de columna y fila. Cuando se selecciona una de las celdas, los elementos correspondientes en la barra de coordenadas se resaltarán en naranja.
Para ingresar información, es necesario, como ya entendimos anteriormente, cambiar al modo de edición. Debe seleccionar la celda adecuada haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre ella y luego simplemente ingresar los datos. También puede navegar entre diferentes celdas usando el teclado usando los botones de flecha.
Operaciones básicas de celda
Seleccionar celdas en un rango
La agrupación de información en Excel se lleva a cabo de acuerdo con un rango especial. En este caso, se seleccionan varias celdas a la vez, así como filas y columnas, respectivamente. Si los selecciona, se muestra el área completa y la barra de direcciones proporciona un resumen de todas las celdas seleccionadas.
Fusionando celdas
Una vez que se han seleccionado las celdas, ahora se pueden combinar. Antes de hacer esto, se recomienda copiar el rango seleccionado presionando la combinación de teclas Ctrl + C y moverlo a otra ubicación usando las teclas Ctrl + V. De esta manera puede guardar una copia de seguridad de sus datos. Esto debe hacerse, porque cuando se fusionan las celdas, se borra toda la información contenida en ellas. Y para restaurarlo, debe tener una copia del mismo.
A continuación, debe hacer clic en el botón que se muestra en la captura de pantalla. Hay varias formas de fusionar celdas. Debe elegir el que mejor se adapte a la situación.
Encontrar el botón requerido. En el menú de navegación, en la pestaña "Inicio", busque el botón que se marcó en la captura de pantalla anterior y muestre la lista desplegable. Hemos seleccionado Merge and Center. Si este botón está inactivo, debe salir del modo de edición. Esto se puede hacer presionando la tecla Enter.
Si necesita ajustar la posición del texto en la celda grande resultante, puede hacerlo utilizando las propiedades de alineación que se encuentran en la pestaña Inicio.
División de celdas
Este es un procedimiento bastante simple que repite un poco el párrafo anterior:
- Seleccionar una celda que se creó previamente al fusionar varias otras celdas. La separación de otros no es posible.
- Una vez que se selecciona el bloque combinado, la tecla de combinación se iluminará. Después de hacer clic en él, todas las celdas se separarán. Cada uno de ellos recibirá su propia dirección. Las filas y columnas se volverán a calcular automáticamente.
Búsqueda de celda
Es muy fácil pasar por alto información importante cuando se tiene que trabajar con grandes cantidades de datos. Para resolver este problema, puede utilizar la búsqueda. Además, puede buscar no solo palabras, sino también fórmulas, bloques combinados y cualquier cosa que desee. Para ello, debe realizar los siguientes pasos:
- Asegúrese de que la pestaña Inicio esté abierta. Hay un área de "Edición" donde puede encontrar la tecla "Buscar y seleccionar".
- Después de eso, se abrirá un cuadro de diálogo con un campo de entrada en el que puede ingresar el valor que necesita. También hay una opción para especificar parámetros adicionales. Por ejemplo, si necesita encontrar celdas combinadas, debe hacer clic en "Opciones" - "Formato" - "Alineación" y marcar la casilla junto a la búsqueda de celdas combinadas.
- La información necesaria se mostrará en una ventana especial.
También hay una función "Buscar todo" para buscar todas las celdas combinadas.
Trabajar con el contenido de las celdas de Excel
Aquí veremos algunas funciones que le permiten trabajar con texto de entrada, funciones o números, cómo realizar operaciones de copia, movimiento y reproducción. Veamos cada uno de ellos en orden.
- Aporte. Todo es simple aquí. Debe seleccionar la celda deseada y simplemente comenzar a escribir.
- Eliminando información. Para hacer esto, puede usar tanto la tecla Supr como la tecla Retroceso. También puede usar la tecla de borrador en el panel de edición.
- Copiar. Es muy conveniente llevarlo a cabo usando las teclas de acceso rápido Ctrl + C y pegar la información copiada en la ubicación deseada usando la combinación Ctrl + V. De esta manera, se puede llevar a cabo una rápida multiplicación de datos. Puede usarse no solo en Excel, sino también en casi cualquier programa que ejecute Windows. Si se realizó una acción incorrecta (por ejemplo, se insertó un texto incorrecto), puede retroceder presionando la combinación Ctrl + Z.
- Eliminando. Se lleva a cabo usando la combinación Ctrl + X, luego de lo cual debe insertar los datos en el lugar correcto usando las mismas teclas de acceso rápido Ctrl + V. La diferencia entre cortar y copiar es que con este último, los datos se almacenan en el primer lugar, mientras que el fragmento cortado permanece solo en el lugar donde fue insertado.
- Formateo. Las celdas se pueden cambiar tanto por fuera como por dentro. El acceso a todos los parámetros necesarios se puede obtener haciendo clic derecho en la celda requerida. Aparecerá un menú contextual con todos los ajustes.
Operaciones aritmeticas
Excel es principalmente una calculadora funcional que le permite realizar cálculos de varios niveles. Esto es especialmente útil para la contabilidad. Este programa te permite realizar todas las operaciones imaginables e inconcebibles con números. Por lo tanto, debe comprender cómo funcionan las diversas funciones y caracteres que se pueden escribir en una celda.
En primer lugar, debe comprender la notación que indica una operación aritmética particular:
- + – adición.
- – – resta.
- * – multiplicación.
- / – división.
- ^ - exponenciación.
- % es un porcentaje.
Comience a ingresar una fórmula en una celda con un signo igual. Por ejemplo,
= 7 + 6
Después de presionar el botón "ENTRAR", los datos se calculan automáticamente y el resultado se muestra en la celda. Si como resultado del cálculo resulta que hay una gran cantidad de dígitos después del punto decimal, puede reducir la profundidad de bits usando un botón especial en la pestaña "Inicio" en la sección "Número".
Uso de fórmulas en Excel
Si es necesario elaborar un balance final, entonces la suma por sí sola no es suficiente. Después de todo, consiste en una gran cantidad de datos. Por ello, se han desarrollado tecnologías que permiten crear una tabla con tan solo un par de clics.
Para que quede más claro, creemos una tabla tan simple con datos, donde necesita calcular varios valores a la vez.
Para obtener el resultado final, simplemente sume los valores de cada elemento durante las dos primeras semanas. Esto es fácil porque también puede ingresar manualmente una pequeña cantidad de datos. Pero, ¿qué, también las manos para recibir la cantidad? ¿Qué se debe hacer para sistematizar la información disponible?
Si usa una fórmula en una celda, puede realizar incluso los cálculos más complejos, así como programar su documento para que haga lo que quiera.
Además, la fórmula se puede seleccionar directamente desde el menú, al que se llama presionando el botón fx. Hemos seleccionado la función SUMA en el cuadro de diálogo. Para confirmar la acción, debe presionar el botón “Enter”. Antes de utilizar las funciones, se recomienda practicar un poco en el entorno limitado. Es decir, cree un documento de prueba, donde pueda resolver un poco varias fórmulas y ver cómo funcionan.
Errores al ingresar una fórmula en una celda
Como resultado de ingresar una fórmula, pueden ocurrir varios errores:
- ##### – Este error se lanza si se obtiene un valor por debajo de cero al ingresar una fecha u hora. También se puede mostrar si no hay suficiente espacio en la celda para acomodar todos los datos.
- #N/A: este error aparece si es imposible determinar los datos, así como si se viola el orden de ingreso de los argumentos de la función.
- #¡ENLACE! En este caso, Excel informa que se especificó una dirección de columna o fila no válida.
- #¡VACÍO! Se muestra un error si la función aritmética se construyó incorrectamente.
- #¡NÚMERO! Si el número es excesivamente pequeño o grande.
- #¡VALOR! Indica que se está utilizando un tipo de datos no compatible. Esto puede suceder si una celda que se usa para la fórmula contiene texto y la otra contiene números. En este caso, los tipos de datos no coinciden y Excel comienza a maldecir.
- #DIV/0! – la imposibilidad de dividir por cero.
- #¿NOMBRE? – el nombre de la función no se puede reconocer. Por ejemplo, hay un error.
Teclas de acceso rápido
Las teclas de acceso rápido hacen la vida más fácil, especialmente si tiene que repetir el mismo tipo de acciones con frecuencia. Las teclas de acceso rápido más populares son las siguientes:
- CTRL + flecha en el teclado: selecciona todas las celdas que están en la fila o columna correspondiente.
- CTRL + MAYÚS + "+": inserte la hora que está en el reloj en este momento.
- CTRL+; – inserte la fecha actual con función de filtrado automático según las reglas de Excel.
- CTRL + A: selecciona todas las celdas.
Configuraciones de apariencia de celda
El diseño de celda elegido correctamente le permite hacerlo más atractivo y el rango, fácil de leer. Hay varias opciones de apariencia de celda que puede personalizar.
Límites
La gama de características de la hoja de cálculo también incluye la configuración de bordes. Para hacer esto, haga clic en las celdas de interés y abra la pestaña "Inicio", donde haga clic en la flecha ubicada a la derecha del botón "Bordes". Después de eso, aparecerá un menú en el que puede establecer las propiedades de borde necesarias.
Los bordes se pueden dibujar. Para hacer esto, debe encontrar el elemento "Dibujar bordes", que se encuentra en este menú emergente.
Color de relleno
Primero debe seleccionar aquellas celdas que deben llenarse con un color determinado. Después de eso, en la pestaña "Inicio", busque la flecha ubicada a la derecha del elemento "Color de relleno". Aparecerá un menú emergente con una lista de colores. Simplemente seleccione el tono deseado y la celda se llenará automáticamente.
Truco de la vida: si pasa el cursor sobre diferentes colores, puede ver cuál será la apariencia de la celda después de que se llene con un color determinado.
Estilos de celda
Los estilos de celda son opciones de diseño listas para usar que se pueden agregar con un par de clics. Puede encontrar el menú en la pestaña "Inicio" en la sección "estilos de celda".