2 formas de cambiar el fondo en Excel

En este artículo, aprenderá dos formas simples de cambiar el fondo de las celdas según su contenido en las últimas versiones de Excel. También comprenderá qué fórmulas usar para cambiar el tono de las celdas o celdas donde las fórmulas están escritas incorrectamente o donde no hay información en absoluto.

Todo el mundo sabe que editar el fondo de una celda simple es un procedimiento simple. Haga clic en "color de fondo". Pero, ¿qué sucede si necesita una corrección de color basada en un determinado contenido de celda? ¿Cómo puedo hacer que esto suceda automáticamente? Lo que sigue es una serie de información útil que le permitirá encontrar la manera correcta de realizar todas estas tareas.

Cambio de color de fondo de celda dinámico

Tarea: tiene una tabla o un conjunto de valores y necesita editar el color de fondo de las celdas según el número que se ingresa allí. También debe asegurarse de que el tono responda a los valores cambiantes.

Solución: Para esta tarea, se proporciona la función de "formato condicional" de Excel para colorear celdas con números mayores que X, menores que Y o entre X e Y.

Supongamos que tiene un conjunto de productos en diferentes estados con sus precios y necesita saber cuál de ellos cuesta más de $ 3,7. Por ello, decidimos resaltar en rojo aquellos productos que se encuentran por encima de este valor. Y las celdas que tienen un valor similar o mayor, se decidió teñir en un tinte verde.

Nota: La captura de pantalla fue tomada en la versión 2010 del programa. Pero esto no afecta en nada, ya que la secuencia de acciones es la misma, independientemente de qué versión, la última o no, use la persona.

Entonces, esto es lo que debe hacer (paso a paso):

1. Seleccione las celdas en las que se debe editar el tono. Por ejemplo, el rango $ B $ 2: $ H $ 10 (Los nombres de las columnas y la primera columna, que enumera los nombres de los estados, están excluidos de la muestra).

2. Hacer clic en "Inicio" en grupo "Estilo". Habrá un artículo "Formato condicional". Allí también debe seleccionar "Nueva regla". En la versión en inglés de Excel, la secuencia de pasos es la siguiente: “Inicio”, “Grupo Estilos”, “Formato condicional > Nueva regla».

3. En la ventana que se abre, marque la casilla "Formatear solo las celdas que contienen" (“Dar formato solo a las celdas que contienen” en la versión en inglés).

4. En la parte inferior de esta ventana debajo de la inscripción “Dar formato solo a las celdas que cumplan la siguiente condición” (Formatear solo celdas con) puede asignar reglas según las cuales se realizará el formateo. Hemos elegido el formato para el valor especificado en las celdas, que debe ser superior a 3.7, como puede ver en la captura de pantalla: 

5. A continuación, haga clic en el botón "Formato". Aparecerá una ventana con un área de selección de color de fondo a la izquierda. Pero antes de eso, debes abrir la pestaña. "Llenar" ("Llenar"). En este caso, es rojo. Después de eso, haga clic en el botón "Aceptar".

6. Luego volverás a la ventana. "Nueva regla de formato", pero ya en la parte inferior de esta ventana puede obtener una vista previa de cómo se verá esta celda. Si todo está bien, debe hacer clic en el botón "Aceptar".

Como resultado, obtienes algo como esto:

A continuación, debemos agregar una condición más, es decir, cambiar el fondo de las celdas con valores inferiores a 3.45 a verde. Para realizar esta tarea, debe hacer clic en "Nueva regla de formato" y repita los pasos anteriores, solo la condición debe establecerse como “menor que, o equivalente” (en la versión en inglés "menor o igual a", y luego escriba el valor. Al final, debe hacer clic en el botón "Aceptar".

Ahora la tabla está formateada de esta manera.

Muestra los precios de combustible más altos y más bajos en varios estados, y puede determinar de inmediato dónde la situación es más optimista (en Texas, por supuesto).

Recomendación: Si es necesario, puede usar un método de formato similar, editando no el fondo, sino la fuente. Para hacer esto, en la ventana de formato que apareció en la quinta etapa, debe seleccionar la pestaña "Fuente" y siga las indicaciones que aparecen en la ventana. Todo es intuitivamente claro, e incluso un principiante puede resolverlo.

Como resultado, obtendrá una tabla como esta:

¿Cómo mantener el color de la celda igual incluso si el valor cambia?

Tarea: Debe colorear el fondo para que nunca cambie, incluso si el fondo cambia en el futuro.

Solución: encuentre todas las celdas con un número específico usando la función de Excel "Encuentra todos" "Buscar todo" o complemento "Seleccionar celdas especiales" ("Seleccionar celdas especiales"), y luego edite el formato de la celda usando la función "Formato de celdas" ("Formato de celdas").

Esta es una de esas situaciones poco frecuentes que no están cubiertas en el manual de Excel, e incluso en Internet, la solución a este problema se puede encontrar en muy pocas ocasiones. Lo cual no es de extrañar, ya que esta tarea no es estándar. Si desea editar el fondo de forma permanente para que nunca cambie hasta que el usuario del programa lo ajuste manualmente, debe seguir las instrucciones anteriores.

Seleccionar todas las celdas que contienen una determinada condición

Hay varios métodos posibles, dependiendo de qué tipo de valor particular se va a encontrar.

Si necesita designar celdas con un valor específico con un fondo especial, debe ir a la pestaña "Inicio" y elige “Buscar y seleccionar” – “Buscar”.

Ingrese los valores requeridos y haga clic en "Encuentra todos".

Ayuda: Puede hacer clic en el botón "Opciones" a la derecha para aprovechar algunas configuraciones adicionales: dónde buscar, cómo ver, si respetar mayúsculas y minúsculas, etc. También puede escribir caracteres adicionales, como un asterisco (*), para buscar todas las líneas que contengan estos valores. Si usa un signo de interrogación, puede encontrar cualquier carácter individual.

En nuestro ejemplo anterior, si quisiéramos encontrar todas las cotizaciones de combustible entre $3,7 y $3,799, podríamos refinar nuestra consulta de búsqueda.

Ahora seleccione cualquiera de los valores que encontró el programa en la parte inferior del cuadro de diálogo y haga clic en uno de ellos. Después de eso, presione la combinación de teclas "Ctrl-A" para seleccionar todos los resultados. A continuación, haga clic en el botón "Cerrar". 

Aquí se explica cómo seleccionar todas las celdas con valores específicos mediante la función Buscar todo. En nuestro ejemplo, necesitamos encontrar todos los precios de combustible por encima de $3,7 y, desafortunadamente, Excel no le permite hacer esto usando la función Buscar y reemplazar.

El “barril de miel” sale a la luz aquí porque hay otra herramienta que ayudará con tareas tan complejas. Se llama Seleccionar celdas especiales. Este complemento (que debe instalarse en Excel por separado) ayudará a:

• encontrar todos los valores en un cierto rango, por ejemplo entre -1 y 45,
• obtener el valor máximo o mínimo en una columna,
• encontrar una cadena o rango,
• encuentra celdas por color de fondo y mucho más.

Después de instalar el complemento, simplemente haga clic en el botón “Seleccionar por valor” ("Seleccionar por valor") y luego refine la consulta de búsqueda en la ventana del complemento. En nuestro ejemplo, estamos buscando números mayores que 3,7. Prensa "Escoger" (“Seleccionar”), y en un segundo obtendrás un resultado como este:

Si está interesado en el complemento, puede descargar una versión de prueba en .

Cambiar el fondo de las celdas seleccionadas a través de la ventana "Formato de celdas"

Ahora, después de que todas las celdas con un cierto valor hayan sido seleccionadas utilizando uno de los métodos descritos anteriormente, queda especificar el color de fondo para ellas.

Para hacer esto, necesita abrir una ventana “Formato de celda”presionando la tecla Ctrl + 1 (también puede hacer clic derecho en las celdas seleccionadas y hacer clic izquierdo en el elemento "formato de celda") y ajustar el formato que necesita.

Elegiremos un tono naranja, pero puedes elegir cualquier otro.

Si necesita editar el color de fondo sin cambiar otros parámetros de apariencia, simplemente haga clic en "relleno de color" y elige el color que más te convenga.

El resultado es una tabla como esta:

A diferencia de la técnica anterior, aquí el color de la celda no cambiará aunque se edite el valor. Esto se puede usar, por ejemplo, para rastrear la dinámica de los bienes en un determinado grupo de precios. Su valor ha cambiado, pero el color sigue siendo el mismo.

Editar el color de fondo para celdas especiales (en blanco o con errores al escribir una fórmula)

Similar al ejemplo anterior, el usuario tiene la capacidad de editar el color de fondo de las celdas especiales de dos maneras. Hay opciones estáticas y dinámicas.

Aplicar una fórmula para editar un fondo

Aquí el color de la celda se editará automáticamente en función de su valor. Este método ayuda mucho a los usuarios y tiene demanda en el 99% de las situaciones.

Como ejemplo, puedes usar la tabla anterior, pero ahora algunas de las celdas estarán vacías. Necesitamos determinar cuáles no contienen ninguna lectura y editar el color de fondo.

1. En la pestaña "Inicio" tienes que hacer clic en "Formato condicional" ->  "Nueva regla" (igual que en el paso 2 de la primera sección “Cambiar el color de fondo dinámicamente”.

2. A continuación, debe seleccionar el elemento “Usa una fórmula para determinar…”.

3. Ingrese la fórmula =Está en blanco() (ISBLANK in the version), if you want to edit the background of an empty cell, or =EsError() (ISERROR in the version), if you need to find a cell where there is an erroneously written formula. Since in this case we need to edit empty cells, we enter the formula =Está en blanco()y luego coloque el cursor entre los paréntesis y haga clic en el botón junto al campo de entrada de la fórmula. Después de estas manipulaciones, se debe seleccionar manualmente un rango de celdas. Además, puede especificar el rango usted mismo, por ejemplo, = Está en blanco (B2: H12).

4. Haga clic en el botón "Formato" y seleccione el color de fondo apropiado y haga todo como se describe en el párrafo 5 de la sección "Cambio dinámico del color de fondo de la celda", y luego haga clic en "Aceptar". Ahí también puedes ver cuál será el color de la celda. La ventana se verá algo como esto.

5. Si le gusta el fondo de la celda, debe hacer clic en el botón "Aceptar" y los cambios se realizarán inmediatamente en la tabla.

Cambio estático del color de fondo de celdas especiales

En esta situación, una vez asignado, el color de fondo seguirá siendo así, independientemente de cómo cambie la celda.

Si necesita cambiar permanentemente las celdas especiales (vacías o que contienen errores), siga estas instrucciones:

1. Seleccione su documento o varias celdas y presione F5 para abrir la ventana Ir a, y luego presione el botón "Destacar".
2. In the dialog box that opens, select the “Blanks” or “Empty cells” button (depending on the version of the program – or English) to select empty cells.
3. Si necesita resaltar celdas que tienen fórmulas con errores, debe seleccionar el elemento “Fórmulas” y deje una sola casilla de verificación junto a la palabra "Errores". Como se muestra en la captura de pantalla anterior, las celdas se pueden seleccionar de acuerdo con cualquier parámetro, y cada una de las configuraciones descritas está disponible si es necesario.
4. Finalmente, debe cambiar el color de fondo de las celdas seleccionadas o personalizarlas de cualquier otra manera. Para hacer esto, use el método descrito anteriormente.

Solo recuerde que los cambios de formato realizados de esta manera persistirán incluso si completa los espacios en blanco o cambia el tipo de celda especial. Por supuesto, es poco probable que alguien quiera usar este método, pero en la práctica puede pasar cualquier cosa.

¿Cómo sacarle el máximo partido a Excel?

Como grandes usuarios de Microsoft Excel, debe saber que contiene muchas funciones. Algunos de ellos los conocemos y amamos, mientras que otros siguen siendo misteriosos para el usuario promedio, y una gran cantidad de bloggers están tratando de arrojar al menos un poco de luz sobre ellos. Pero hay tareas comunes que cada uno de nosotros debe realizar, y Excel no presenta algunas funciones o herramientas para automatizar algunas acciones complejas.

Y la solución a este problema son los complementos (complementos). Algunos de ellos se distribuyen de forma gratuita, otros, por dinero. Hay muchas herramientas similares que pueden realizar diferentes funciones. Por ejemplo, encuentre duplicados en dos archivos sin fórmulas crípticas o macros.

Si combina estas herramientas con la funcionalidad central de Excel, puede lograr excelentes resultados. Por ejemplo, puede averiguar qué precios de combustible han cambiado y luego encontrar duplicados en el archivo del último año.

Vemos que el formato condicional es una herramienta útil que le permite automatizar el trabajo en tablas sin ninguna habilidad específica. Ahora sabe cómo llenar celdas de varias maneras, según su contenido. Ahora solo queda ponerlo en práctica. ¡Buena suerte!