Convertir CSV a Excel como una tabla

El contenido de las bases de datos generalmente se extrae como un archivo .csv. Sin embargo, es solo un archivo de texto, no muy legible. Para trabajar con el contenido de la base de datos, es necesario presentarlo en un formato diferente; a menudo, las hojas de Excel son las más convenientes. Sobre qué métodos existen para hacer esto, cuál es mejor y qué errores hay al transferir datos, se discutirá en este artículo.

Cómo convertir CSV a formato Excel

Hay varias formas de transferir un documento CSV descargado de una base de datos a Excel. Hablaremos de tres de ellos:

1. Apertura directa en Excel.
2. Apertura a través del Explorador de Windows.
3. Documento de importación con cambio de formato.

Abrir un documento CSV en Excel

Excel puede abrir documentos .csv directamente sin conversión. El formato no cambia después de abrir de esta manera, la extensión .csv se guarda, aunque la extensión se puede cambiar después de editar.

1. Inicie Excel, haga clic en "Archive", Después"Abierto«.
2. En la ventana que aparece, selecciona la opción “Archivos de textode la lista ampliada.

3. Encuentre el documento que necesita y haga doble clic en él.

Los documentos .csv se abren en Excel inmediatamente, sin manipulaciones adicionales. Pero los archivos .txt requerirán conversión; aparecerá una ventana "Asistentes de importación de texto«.

Hay casos en los que es mejor no abrir el documento directamente, sino llamar Dominar. Este enfoque se justifica en los siguientes casos:

• el carácter de separación utilizado en el documento no es estándar, o hay varias variedades de ellos;
• el documento contiene fechas en diferentes formatos;
• está convirtiendo números que comienzan con ceros y quiere mantenerlos así;
• antes de transferir datos, desea ver cómo se verá el resultado final;
• generalmente desea más portabilidad.

Dominar comenzará si cambia la extensión del documento a .txt. También puede comenzar a importar un archivo de manera diferente, que se discutirá más adelante, después de describir el segundo método de apertura.

Si realiza cambios en el documento después de abrirlo, Excel le pedirá que lo guarde como .xls (o .xlsx) porque, de lo contrario, se perderá parte del formato. Entonces siempre habrá la oportunidad de volver a cambiar el formato, sin embargo, otra parte del contenido puede perderse: los ceros pueden desaparecer al comienzo de los números, algunos de los registros pueden cambiar su apariencia.

Abrir un documento CSV a través del Explorador de Windows

Este camino no es fundamentalmente diferente del anterior. Para abrir un documento, simplemente haga doble clic en él en el Explorador de Windows.

Antes de abrir, asegúrese de que junto al nombre del documento haya un ícono para el programa Excel y no otro; esto significa que Excel está seleccionado como el programa que debe abrir dichos archivos. De lo contrario, se abrirá algún otro programa. Puedes cambiarlo a Excel así:

1. Llame al menú contextual haciendo clic derecho en cualquier archivo .csv y aplique Abrir con... > Seleccionar programa.
2. Выберите Excel (escritorio) of Programas recomendados, desígnelo como un programa que siempre debe usarse para dichos archivos (marque la casilla a continuación) y cierre la ventana presionando OK.

Importar CSV a Excel

También es posible convertir el documento abierto en un libro de Excel. El formato cambiará a .xls para versiones anteriores de Excel (2000, 2003) y .xlsx para todas las demás. Todo el contenido se mostrará en una hoja.

1. Haga clic en la celda de la hoja donde debe comenzar la importación. Esta suele ser la primera celda de la tabla, A1. A partir de él, se rellenarán tantas filas como haya en el archivo abierto, y tantas columnas como valores haya en cada columna.
2. En la pestaña "Datos" en un grupo "Obtención de datos externos” seleccione "Del texto”.

3. En la ventana que aparece, busque el documento requerido y haga doble clic en él (también puede usar el botón Importa en la parte inferior de la ventana).

4. A continuación, debe seguir las instrucciones paso a paso del archivo abierto. Asistentes de importación de texto.

La siguiente imagen muestra el documento original y el resultado esperado. Para que todo se vea exactamente así después de la importación, debe aplicar varias configuraciones, que se discutirán más adelante.

Paso 1. El asistente le pedirá que seleccione un tipo de archivo – como puedes suponer, será “con separadores" (en inglés - delimitado), y la línea desde la que comenzará la transferencia de contenido; lo más probable es que deba comenzar con términos 1si no desea transferir solo una parte del contenido. La siguiente ventana mostrará las primeras líneas del documento seleccionado.

Paso 2. Ahora necesitas entender cuál se usa. separador (puede haber más de uno) en el archivo y especifique este carácter en Masters. Tiene opciones para seleccionar entre delimitadores estándar, pero si se usa un carácter atípico en el documento, puede elegir Otro e ingrese el carácter deseado. En el archivo utilizado para la demostración, los delimitadores son: Coma и Tab audio. Las comas separan las celdas con las características del producto, como el número de serie y la cantidad de copias vendidas, y las pestañas separan un producto de otro; la información sobre cada uno debe comenzar en una nueva línea.

También es necesario definir y especificar delimitador de texto. Este es un carácter colocado antes y después de cada fragmento de texto que debe ubicarse en una celda. Gracias al delimitador, cada segmento de este tipo se percibe como un valor separado, incluso si dentro de él hay caracteres elegidos para separar los valores. En nuestro documento, cada valor está enmarcado entre comillas; por lo tanto, incluso si contiene una coma (por ejemplo, "comenzar, luego continuar"), todo su texto se colocará en una celda, y no en dos consecutivas.

Paso 3. Aquí es suficiente mirar la vista previa y, si no muestra ningún defecto inaceptable, haga clic en Acabado. Puede suceder que algunos de los valores no estén separados por un separador, sino por varios, como resultado, aparecerán celdas sin valores entre ellos. Para evitar que esto suceda, seleccione la casilla de verificación Tratar los delimitadores consecutivos como uno solo.

5. Seleccione la ruta de destino (puede ser una hoja nueva o una hoja existente) y haga clic en OKpara completar el proceso de importación.

También puede hacer clic Materiales — hay otras posibilidades. Por ejemplo, puede dar formato al contenido, personalizar el marcado y cómo se actualiza la información.

A veces el resultado de la conversión está lejos de lo esperado. La forma en que se puede cambiar este resultado se discutirá en la siguiente sección del artículo.

Problemas durante la conversión y sus soluciones.

Durante todo el tiempo que ha existido el formato CSV, nadie se ha molestado en documentarlo oficialmente. Por lo tanto, aunque se supone que se deben usar comas para separar valores, de hecho, diferentes bases de datos usan diferentes separadores: punto y coma, tabuladores y otros.

Los delimitadores de texto también pueden variar; la mayoría de las veces son comillas o una marca de orden de bytes. Es posible que no haya ningún delimitador en absoluto, entonces el carácter utilizado como separador siempre se percibe como tal (por lo general, no es una coma, se usa con demasiada frecuencia en el texto, sino un carácter diferente y menos común).

Es posible que los archivos no estándar no se abran correctamente: para que se muestren como deberían, debe cambiar la configuración de la computadora o el programa de apertura. Veamos qué dificultades hay y qué soluciones existen para ellas.

El archivo no se abre correctamente

Evidencia. Todo el contenido del documento se coloca en la primera columna.

Causar. El documento utiliza un carácter como delimitador que no está designado como tal en la configuración de la computadora, o está reservado para una función diferente. Por ejemplo, una coma puede estar reservada para separar partes decimales de un número, y por lo tanto no puede separar valores en un archivo.

Soluciones. Hay diferentes formas de solucionar este problema:

1. Cambie el carácter de separación en el propio documento. Ábralo en el Bloc de notas o un editor similar, y en la línea inicial (vacío, todos los datos deben estar en las líneas de abajo), ingrese el siguiente texto:

• para cambiar el separador a una coma: sep
• para cambiar a un punto y coma: septiembre=;

Otro carácter escrito después septiembre = en la línea inicial, también se convertirá en un delimitador.

2. El carácter separador utilizado en el archivo también se puede especificar en el mismo Excel. En las versiones 2016, 2013 o 2010, para ello es necesario abrir la pestaña Datos y elige "Texto por columnas” en un grupo "Trabajando con datos”.

Esto abrirá la ventana “Asistentes para distribuir texto en columnas”. Allí, de los formatos de datos propuestos, debe elegir aquellos con separadores. Entonces necesitas presionar Siguiente y, después de elegir un delimitador, Acabado.

3. Para abrir automáticamente un documento con Asistente de importación, y no solo en una hoja de Excel, la extensión se puede cambiar de .csv a .txt. A Masters es posible especificar cualquier carácter como separador; cómo hacerlo, se explica en el artículo anterior.
4. Utilice VBA. Puede utilizar, por ejemplo, – es adecuado para Excel 2000 o 2003. El código se puede cambiar para que sea adecuado para otras versiones.

Las soluciones presentadas anteriormente están diseñadas para documentos individuales, cuya configuración difiere de la habitual. Estas secuencias de acciones deberán aplicarse para cada archivo que no se abra correctamente. Si la mayoría de los documentos no se abren correctamente, quizás la mejor solución sea cambiar la configuración de la computadora; esto se analiza en la quinta solución.

5. Cambiar separador y punto decimal en la configuración de la computadora

В Panel de Control, llamado por el botón Inicio, Seleccione "Opciones adicionales” de la lista "Estándares Regionales”. Después de hacer clic, aparecerá una ventanaConfiguración de formato” – en ella puedes seleccionar “Separador de lista" y el separador de las partes entera y fraccionaria del número. Si los archivos requieren una coma como delimitador, establezca primero el punto como punto decimal. Puede ser al revés: necesita un punto y coma como carácter separador. Luego, para las fracciones, puede dejar cualquier signo, esto no causará un conflicto.

Cuando haya completado todos los ajustes, haga clic en OK en las dos ventanas abiertas, se cerrarán y se guardarán los cambios. Tenga en cuenta que ahora funcionan para todos los programas en la computadora.

Eliminar ceros iniciales

Firme. Algunos de los valores en el documento fuente son números que comienzan con ceros que no están separados por un signo de fracción (por ejemplo, cifrados y códigos con un número fijo de dígitos, inicios de sesión y contraseñas, lecturas de medidores e instrumentos). En Excel, los ceros al comienzo de dichos números desaparecen. Si edita el archivo y luego lo guarda como un libro de Excel, ya no será posible encontrar en este libro donde estaban esos números con ceros.

Causar. Excel tiene formatos separados para texto y números. En los archivos de texto, no existe tal separación y, por lo tanto, Excel asigna el formato General a todos los valores. Significa que el texto se muestra como texto y los números sin caracteres alfabéticos se muestran como un número que no puede comenzar con ceros.

Solución. Cambie la extensión a .txt para habilitar el Asistente de importación cuando abra el documento. Cuando llegue al Paso 3, cambie el formato de las columnas con números que comienzan con ceros a texto.

Algunos de los valores parecen fechas

Firme. Las fechas muestran valores que originalmente son texto sin formato o números.

Causar. El formato general consiste en convertir los valores en fechas que se asemejan a las de Excel. Si el documento CSV contiene un solo valor como may12, luego en la hoja de Excel se mostrará como una fecha.

Solución. Similar al caso anterior. Cambia la extensión a .txt, en Masters cambiar el formato de valores convertidos a fechas a texto.

Si, por el contrario, desea mostrar el contenido de una determinada columna como fechas, configure el formato para ello datos. Hay varios tipos de formato de fecha, así que seleccione el que necesita de la lista.

Cómo importar múltiples archivos CSV a Excel

Excel puede abrir varios archivos CSV a la vez.

1. Prensa Archivo> Abrir y selecciona la opción Archivos de texto de la lista desplegable a continuación.
2. Para seleccionar varios archivos uno al lado del otro, primero seleccione el primero y luego haga clic en Shift y haga clic en el último. Además de los archivos seleccionados, se seleccionarán todos los archivos intermedios.
3. Haga Clic en Abierto.

La desventaja de este método es que cada archivo seleccionado se abrirá por separado en Excel. Pasar de un documento a otro puede aumentar los costos de tiempo. Sin embargo, entonces es posible copiar el contenido de todos ellos en hojas en el mismo libro de trabajo.

La explicación fue larga, sin embargo, ahora podrás abrir cualquier archivo CSV en Excel sin mucha dificultad. Si algo parece incomprensible a primera vista, simplemente siga los pasos indicados y todo se aclarará.