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Algunas hojas de cálculo de Microsoft Excel deben protegerse de miradas indiscretas, por ejemplo, esto es útil para documentos con datos de presupuesto. Existe el riesgo de pérdida accidental de datos en tablas administradas por varias personas y, para evitar que esto suceda, puede utilizar la protección integrada. Analicemos todas las posibilidades de bloquear el acceso a los documentos.
Establecer una contraseña para hojas y libros
Hay varias formas de proteger el documento completo o sus partes: hojas. Consideremos cada uno de ellos paso a paso. Si desea que aparezca la solicitud de contraseña cuando abra un documento, debe configurar el código cuando guarde el archivo.
- Abra la pestaña del menú "Archivo" y busque la sección "Guardar como". Tiene la opción "Examinar", y se le pedirá que establezca una contraseña. En versiones anteriores, al hacer clic en "Guardar como" se abre inmediatamente la ventana de exploración.
- Cuando aparezca la ventana de guardar en la pantalla, debe encontrar la sección "Herramientas" en la parte inferior. Ábrelo y selecciona la opción “Opciones generales”.
- La ventana Opciones generales le permite restringir el acceso al documento. Puede establecer dos contraseñas: para ver el archivo y para cambiar su contenido. El acceso de solo lectura se establece como el acceso preferido a través de la misma ventana. Rellene los campos de entrada de la contraseña y haga clic en el botón "Aceptar" para guardar los cambios.
- A continuación, deberá confirmar las contraseñas; una vez más, introdúzcalas en el formulario correspondiente. Después de hacer clic en el botón "Aceptar" en la última ventana, el documento estará protegido.
- Solo queda guardar el archivo, después de configurar las contraseñas, el programa devuelve al usuario a la ventana de guardar.
La próxima vez que abra el libro de Excel, aparecerá una ventana de ingreso de contraseña. Si se establecen dos códigos, para ver y cambiar, la entrada se produce en dos etapas. No es necesario ingresar una segunda contraseña si solo desea leer el documento.
Otra forma de proteger su documento es utilizar las funciones de la sección Información.
- Abra la pestaña "Archivo" y busque la sección "Detalles" en ella. Una de las opciones de la sección es “Permisos”.
- El menú de permisos se abre haciendo clic en el botón "Proteger libro". Se requiere el segundo elemento de la lista: "Cifrar con una contraseña". Selecciónelo para configurar el código de acceso.
- Introduzca una nueva contraseña en el cuadro de cifrado. A continuación, deberá confirmarlo en la misma ventana. Al final, presione el botón "OK".
¡Presta atención! Puede entender que la opción está habilitada por el marco naranja que rodea la sección "Permisos".
Establecer una contraseña para celdas individuales
Si necesita proteger algunas celdas para que no cambien o eliminen información, el cifrado de contraseña le ayudará. Establezca la protección utilizando la función "Proteger hoja". Actúa en toda la hoja de forma predeterminada, pero después de pequeños cambios en la configuración, se centrará solo en el rango de celdas deseado.
- Seleccione la hoja y haga clic derecho sobre ella. Aparecerá un menú en el que debe encontrar la función "Formatear celdas" y seleccionarla. Se abrirá la ventana de configuración.
- Seleccione la pestaña "Protección" en la ventana que se abre, hay dos casillas de verificación. Es necesario deseleccionar la ventana superior – “Celda protegida”. La celda actualmente no está protegida, pero no se pudo cambiar una vez que se estableció la contraseña. A continuación, haga clic en "Aceptar".
- Seleccionamos las celdas que deben protegerse y realizamos la acción inversa. Debe abrir "Formato de celdas" nuevamente y marcar la casilla "Celda protegida".
- En la pestaña "Revisar" hay un botón "Proteger hoja": haga clic en él. Se abrirá una ventana con una cadena de contraseña y una lista de permisos. Seleccionamos los permisos apropiados; debe marcar las casillas junto a ellos. A continuación, debe crear una contraseña para desactivar la protección. Cuando todo esté hecho, haga clic en "Aceptar".
Al intentar cambiar el contenido de una celda, el usuario verá una advertencia de protección e instrucciones sobre cómo eliminar la protección. Quienes no tengan contraseña no podrán realizar cambios.
¡Atención! También puede encontrar la función "Proteger hoja" en la pestaña "Archivo". Debe ir a la sección de información y encontrar el botón "Permisos" con una llave y un candado.
Establecer una contraseña en la estructura del libro.
Si se establece la protección de la estructura, existen varias restricciones para trabajar con el documento. No puedes hacer lo siguiente con un libro:
- copiar, renombrar, borrar hojas dentro del libro;
- crear hojas;
- abrir hojas ocultas;
- copiar o mover hojas a otros libros de trabajo.
Tomemos algunos pasos para bloquear los cambios de estructura.
- Abra la pestaña "Revisar" y busque la opción "Proteger libro". Esta opción también se puede encontrar en la pestaña "Archivo" - la sección "Detalles", la función "Permiso".
- Se abrirá una ventana con una opción de protección y un campo para ingresar una contraseña. Ponga una marca junto a la palabra "Estructura" y obtenga una contraseña. Después de eso, debe hacer clic en el botón "Aceptar".
- Confirmamos la contraseña y la estructura del libro queda protegida.
Cómo quitar la contraseña en un documento de Excel
Puede cancelar la protección de un documento, celdas o libro de trabajo en el mismo lugar donde se instaló. Por ejemplo, para eliminar la contraseña del documento y cancelar la restricción de cambios, abra la ventana de guardado o cifrado y borre las líneas con las contraseñas especificadas. Para eliminar contraseñas de hojas y libros, debe abrir la pestaña "Revisar" y hacer clic en los botones correspondientes. Aparecerá una ventana titulada "Eliminar protección", solicitándole que ingrese una contraseña. Si el código es correcto bajará la protección y se abrirán las acciones con celdas y hojas.
¡Importante! Si se pierde la contraseña, no se puede recuperar. El programa siempre advierte sobre esto al instalar códigos. En este caso, los servicios de terceros ayudarán, pero su uso no siempre es seguro.
Conclusión
La protección integrada de un documento de Excel contra la edición es bastante confiable: es imposible recuperar la contraseña, se transfiere a personas de confianza o permanece con el creador de la tabla. La conveniencia de las funciones de protección es que el usuario puede restringir el acceso no solo a toda la tabla, sino también a celdas individuales o para editar la estructura del libro.