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A veces puede ser difícil hacer coincidir rápida y eficientemente los plazos de los proyectos. Una representación gráfica de los plazos e hitos del proyecto ayudará a identificar cualquier cuello de botella durante la planificación.
Por supuesto, vale la pena considerar el uso de sistemas de gestión de proyectos. Dicho sistema mostrará las horas de inicio y finalización de las tareas del proyecto en el contexto general. ¡Pero tales sistemas son bastante caros! Otra solución es intentar usar el gráfico de barras de la línea de tiempo de Excel cuando planee ver todos los conflictos en el proyecto. ¡La colaboración con el equipo y con especialistas externos será mucho más fácil si las acciones de todos se pueden ver en la misma hoja!
Desafortunadamente, crear una línea de tiempo en Microsoft Excel no es una tarea fácil. No recomendaría crear un diagrama de Gantt complejo en Excel, pero se puede crear una línea de tiempo simple siguiendo nuestras instrucciones paso a paso:
Paso 1: preparar los datos
Para empezar, necesitamos una tabla de datos, en la columna izquierda de la cual (columna А) contiene todos los nombres de las tareas y las dos columnas de la derecha están reservadas para la fecha de inicio y la duración de la tarea (columnas В и С).
Paso 2: crea un gráfico
Resalte la tabla de datos preparada, luego en la pestaña recuadro (Insertar) en la sección Diagramas (Gráficos) haga clic Rayado Apilado (Barra apilada).
Paso 3: Graficar datos en el gráfico correctamente
Este paso siempre es el más difícil, ya que el gráfico se traza inicialmente con los datos correctos en los lugares equivocados, ¡si es que esos datos alguna vez aparecieron en el gráfico!
Clic en el botón Seleccionar datos Pestaña (Seleccionar datos) Constructor (Diseño). Consulta lo que hay en la zona Elementos de la leyenda (filas) (Entradas de leyenda (Serie)) se escriben dos elementos: duración (Duración) y fecha de inicio (Fecha de inicio). Debe haber sólo estos dos elementos.
Déjame adivinar. ¿Toda la información se ha movido o se ha movido hacia un lado? Arreglemoslo.
Para corregir sus datos, haga clic en Añada (Añadir) o Cambios (Editar) en el área Elementos de la leyenda (filas) (Entradas de leyenda (serie)). Para agregar una fecha de inicio, especifique una celda B1 en el campo Nombre de fila (Nombre de la serie), y en el campo Los valores (Valores de serie) – rango B2: B13. De la misma manera, puede agregar o cambiar la duración de las tareas (Duración) – en el campo Nombre de fila (Nombre de la serie) especifique una celda C1y en el campo Los valores (Valores de serie) – rango C2:C13.
Para ordenar las categorías, haga clic en el botón Cambios (Editar) en el área Etiquetas de eje horizontal (categorías) (Etiquetas de eje horizontal (categoría)). El rango de datos debe especificarse aquí:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
En este punto, el gráfico debería verse como un gráfico apilado con títulos de tareas en el eje vertical y fechas en el eje horizontal.
Paso 4: convertir el resultado en un diagrama de Gantt
Todo lo que queda por hacer es cambiar el color de relleno de las partes más a la izquierda de todas las barras gráficas resultantes a blanco o transparente.
★ Lea más sobre cómo crear un gráfico de Gantt en el artículo: → Cómo crear un gráfico de Gantt en Excel: instrucciones paso a paso
Paso 5: Mejorar el aspecto del gráfico
El paso final es hacer que el diagrama sea más bonito para que pueda enviarse al gerente. Verifique el eje horizontal: solo deben verse las barras de duración del proyecto, es decir, debemos eliminar el espacio vacío que apareció en el paso anterior. Haga clic derecho en el eje horizontal del gráfico. Aparecerá un panel Parámetros del eje (Opciones de Eje), en el que se puede cambiar el valor mínimo del eje. Personalice los colores de las barras del diagrama de Gantt, configure algo más interesante. Por último, no olvides el título.
La línea de tiempo en Excel (diagrama de Gantt) se puede utilizar para varios propósitos. ¡La gerencia seguramente apreciará que pueda crear un cronograma de este tipo sin el gasto adicional de comprar un costoso software de gestión de proyectos!