Comparando 2 archivos en Excel por diferencias

Cada usuario puede encontrar una situación en la que necesite comparar dos tablas. Bueno, como último recurso, todos tienen que comparar dos columnas. Sí, por supuesto, trabajar con archivos de Excel es muy conveniente y cómodo. Lo siento, esto no es una comparación. Por supuesto, la clasificación visual de una tabla pequeña es posible, pero cuando el número de celdas llega a miles, debe usar herramientas analíticas adicionales.

Desafortunadamente, aún no se ha abierto una varita mágica que le permita comparar automáticamente toda la información entre sí con un solo clic. Por lo tanto, debe trabajar, es decir, recopilar datos, especificar las fórmulas necesarias y realizar otras acciones que le permitan automatizar al menos un poco las comparaciones.

Hay muchas acciones de este tipo. Veamos algunos de ellos.

¿Cuál es el propósito de comparar archivos de Excel?

Puede haber una gran cantidad de razones por las que se comparan varios archivos de Excel. Tarde o temprano, cada usuario se enfrenta a tal necesidad y no tiene tales preguntas. Por ejemplo, es posible que desee comparar datos de dos informes de diferentes trimestres para ver si las finanzas han subido o bajado.

O, alternativamente, el maestro necesita ver qué estudiantes fueron expulsados ​​​​de la universidad comparando la composición del grupo de estudiantes el año pasado y este año.

Puede haber una gran cantidad de tales situaciones. Pero pasemos a la práctica, porque el tema es bastante complejo.

Todas las formas de comparar 2 tablas en Excel

Aunque el tema es complejo, es fácil. Sí, no te sorprendas. Es complejo porque se compone de muchas partes. Pero estas partes en sí mismas son fáciles de entender y realizar. Veamos cómo puede comparar dos hojas de cálculo de Excel, directamente en la práctica.

Fórmula de igualdad y prueba de falso-verdadero

Comencemos, por supuesto, con el método más simple. Este método de comparación de documentos es posible, y dentro de un rango bastante amplio. Puede comparar no solo valores de texto, sino también valores numéricos. Y pongamos un pequeño ejemplo. Digamos que tenemos dos rangos con celdas de formato numérico. Para hacer esto, simplemente escribe la fórmula de igualdad =C2=E2. Si resulta que son iguales, se escribirá “VERDADERO” en la celda. Si difieren, entonces FALSO. Después de eso, debe transferir esta fórmula a todo el rango utilizando el marcador de autocompletar.

Ahora la diferencia es visible a simple vista.

Resaltar valores distintos

También puede hacer que los valores que difieren entre sí se destaquen en un color especial. Esta es también una tarea bastante simple. Si es suficiente para usted encontrar diferencias entre dos rangos de valores o tablas completas, debe ir a la pestaña "Inicio" y seleccionar el elemento "Buscar y resaltar" allí. Antes de hacer clic en él, asegúrese de resaltar el conjunto de celdas que almacenan información para comparar. 

En el menú que aparece, haz clic en el menú “Seleccionar un grupo de celdas…”. A continuación, se abrirá una ventana en la que debemos seleccionar las diferencias por líneas como criterio.

Comparando 2 tablas usando formato condicional

El formato condicional es un método muy conveniente y, lo que es más importante, funcional que le permite elegir un color que resaltará un valor diferente o igual. Puede encontrar esta opción en la pestaña Inicio. Allí puede encontrar un botón con el nombre apropiado y en la lista que aparece, seleccione "Administrar reglas". Aparecerá un administrador de reglas, en el que debemos seleccionar el menú "Crear regla".

A continuación, de la lista de criterios, debemos seleccionar el que dice que debemos usar una fórmula para determinar las celdas que se formatearán de una manera especial. En la descripción de la regla, debe especificar una fórmula. En nuestro caso, esto es =$C2<>$E2, luego de lo cual confirmamos nuestras acciones presionando el botón "Formatear". Después de eso, configuramos la apariencia de la celda y vemos si nos gusta a través de una mini ventana especial con una muestra. 

Si todo está bien, haga clic en el botón "Aceptar" y confirme las acciones.

En el Administrador de reglas de formato condicional, el usuario puede encontrar todas las reglas de formato que están vigentes en este documento. 

Función CONTAR.SI + reglas de comparación de tablas

Todos los métodos que describimos anteriormente son convenientes para aquellos formatos cuyo formato es el mismo. Si las tablas no se ordenaron previamente, entonces el mejor método es comparar dos tablas usando la función COUNTIF y reglas 

Imaginemos que tenemos dos rangos con información ligeramente diferente. Nos enfrentamos a la tarea de compararlos y entender qué valor es diferente. Primero debe seleccionarlo en el primer rango e ir a la pestaña "Inicio". Allí encontramos el elemento previamente familiar "Formato condicional". Creamos una regla y configuramos la regla para usar una fórmula. 

En este ejemplo, la fórmula es como se muestra en esta captura de pantalla.

Después de eso, configuramos el formato como se describe anteriormente. Esta función analiza el valor contenido en la celda C1 y observa el rango especificado en la fórmula. Corresponde a la segunda columna. Necesitamos tomar esta regla y copiarla en todo el rango. ¡Hurra! Todas las celdas con valores que no se repiten están resaltadas.

Función BUSCARV para comparar 2 tablas

En este método, consideraremos la función VPR, que comprueba si hay coincidencias en dos tablas. Para hacer esto, debe ingresar la fórmula que se muestra en la imagen a continuación y transferirla a todo el rango que se usa para la comparación.

Esta función itera sobre cada valor y ve si hay duplicados desde la primera columna hasta la segunda. Bueno, después de realizar todas las operaciones, este valor se escribe en la celda. Si no está allí, obtenemos el error #N/A, que es suficiente para comprender automáticamente qué valor no coincidirá.

Función IF

Función lógica SI - esta es otra buena manera de comparar dos rangos. La característica principal de este método es que puede usar solo la parte de la matriz que se está comparando, y no la tabla completa. Esto ahorra recursos tanto para la computadora como para el usuario.

Tomemos un pequeño ejemplo. Tenemos dos columnas: A y B. Necesitamos comparar parte de la información entre ellas. Para hacer esto, necesitamos preparar otra columna de servicio C, en la que se escribe la siguiente fórmula.

Usando una fórmula que usa funciones IF, IFERROR и MÁS EXPUESTO puede iterar sobre todos los elementos deseados de la columna A y luego en la columna B. Si se encontró en las columnas B y A, se devuelve a la celda correspondiente.

Macro VBA

Una macro es el método más complejo, pero también el más avanzado, para comparar dos tablas. algunas opciones de comparación generalmente no son posibles sin scripts VBA. Te permiten automatizar el proceso y ahorrar tiempo. Todas las operaciones necesarias para la preparación de datos, si se programan una vez, se seguirán realizando.

Según el problema a resolver, puede escribir cualquier programa que compare datos sin la intervención del usuario.

Cómo comparar archivos en Excel

Si el usuario se ha propuesto la tarea (bueno, o se le ha asignado una) de comparar dos archivos, esto se puede hacer con dos métodos a la vez. El primero está usando una función especializada. Para implementar este método, siga las instrucciones:

1. Abra los archivos que desea comparar.
2. Abra la pestaña "Ver" - "Ventana" - "Ver lado a lado".

Después de eso, se abrirán dos archivos en un documento de Excel.

Lo mismo se puede hacer con las herramientas comunes de Windows. Primero necesita abrir dos archivos en diferentes ventanas. Después de eso, toma una ventana y arrástrala al lado izquierdo de la pantalla. Después de eso, abra una segunda ventana y arrástrela hacia el lado derecho. Después de eso, las dos ventanas estarán una al lado de la otra. 

Formato condicional para comparar 2 archivos de Excel

Muy a menudo, comparar documentos significa mostrarlos uno al lado del otro. Pero en algunos casos, es posible automatizar este proceso mediante el formato condicional. Con él, puedes comprobar si hay diferencias entre las hojas. Esto le permite ahorrar tiempo que se puede utilizar para otros fines.

Primero, necesitamos transferir las hojas comparadas a un solo documento. 

Para hacer esto, debe hacer clic derecho en la hoja correspondiente y luego hacer clic en el botón "Mover o copiar" en el menú emergente. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo en el que el usuario puede seleccionar el documento en el que se debe insertar esta hoja.

A continuación, debe seleccionar todas las celdas deseadas para mostrar todas las diferencias. La forma más fácil de hacerlo es haciendo clic en la celda superior izquierda y luego presionando la combinación de teclas Ctrl + Shift + End.

Después de eso, vaya a la ventana de formato condicional y cree una nueva regla. Como criterio, usamos una fórmula adecuada en un caso particular, luego establecemos el formato.

Atención: las direcciones de las celdas deben indicarse las que están en otra hoja. Esto se puede hacer a través del menú de entrada de fórmulas.

Comparando datos en Excel en diferentes hojas

Supongamos que tenemos una lista de empleados que también incluye sus salarios. Esta lista se actualiza cada mes. Esta lista se copia en una hoja nueva.

Supongamos que necesitamos comparar salarios. En este caso, puede usar tablas de diferentes hojas como datos. Usaremos el formato condicional para resaltar las diferencias. Todo es simple.

Con el formato condicional, puede realizar comparaciones efectivas incluso si los nombres de los empleados están en un orden diferente.

Cómo comparar 2 hojas en una hoja de cálculo de Excel

La comparación de la información ubicada en dos hojas se realiza mediante la función MÁS EXPUESTO. Como primer parámetro, hay un par de valores que debe buscar en la hoja responsable del próximo mes. En pocas palabras, marzo. Podemos designar el rango visto como una colección de celdas que forman parte de los rangos nombrados, combinados en pares.

Entonces puede comparar cadenas de acuerdo con dos criterios: apellido y salario. Bueno, o cualquier otro, definido por el usuario. Para todas las coincidencias que se pueden encontrar, se escribe un número en la celda en la que se ingresa la fórmula. Para Excel, este valor siempre será verdadero. Por lo tanto, para que el formato se aplique a aquellas celdas que eran diferentes, debe reemplazar este valor con MENTIRA, utilizando la función =NO().

Herramienta de comparación de hojas de cálculo

Excel tiene una herramienta especial que le permite comparar hojas de cálculo y resaltar cambios automáticamente. 

Es importante tener en cuenta que esta herramienta está disponible solo para aquellos usuarios que hayan comprado las suites ofimáticas Professional Plus.

Puede abrirlo directamente desde la pestaña "Inicio" seleccionando el elemento "Comparar archivos".

Después de eso, aparecerá un cuadro de diálogo en el que deberá seleccionar la segunda versión del libro. También puede ingresar la dirección de Internet donde se encuentra este libro.

Después de seleccionar dos versiones del documento, debemos confirmar nuestras acciones con la tecla OK.

En algunos casos, se puede generar un error. Si aparece, puede indicar que el archivo está protegido con contraseña. Después de hacer clic en Aceptar, se le pedirá que lo ingrese. 

La herramienta de comparación parece dos hojas de cálculo de Excel una al lado de la otra dentro de la misma ventana. Dependiendo de si se ha agregado, eliminado información o ha habido un cambio en la fórmula (así como otro tipo de acciones), los cambios se resaltan en diferentes colores. 

Cómo interpretar los resultados de la comparación

Es muy simple: los diferentes tipos de diferencias se indican con diferentes colores. El formato puede extenderse tanto al relleno de la celda como al texto mismo. Entonces, si se ingresaron datos en la celda, entonces el relleno es verde. Si algo no queda claro, el servicio en sí tiene símbolos que muestran qué tipo de cambio se resalta en qué color.