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Trabajar con la hora y la fecha es un aspecto importante del uso de Microsoft Excel. Hoy aprenderá cómo puede ingresar una fecha de diferentes maneras, cómo determinar la fecha de hoy usando una marca de tiempo o cómo usar valores que cambian dinámicamente. También comprenderá qué acciones puede usar para llenar una columna o fila con los días de la semana.
Hay varias opciones para agregar fechas a Excel. Dependiendo de los objetivos que persigas, las acciones son diferentes. Y las tareas pueden ser cualquier cosa: especificar la fecha de hoy o agregar una fecha a la hoja, que se actualizará automáticamente y siempre mostrará lo que está actualmente en el reloj y el calendario. O desea que la hoja de cálculo se llene automáticamente con días hábiles, o desea ingresar una fecha aleatoria. No importa qué objetivos persigas, hoy aprenderás cómo alcanzarlos.
Cómo ingresar una fecha en Excel
El usuario puede ingresar la fecha en la hoja de cálculo usando una variedad de métodos y formatos. Por ejemplo, puede escribirlo como 1 de enero de 2020, o puede escribirlo como 1.01.2020 de enero de XNUMX. Independientemente del formato en el que se especifique la fecha, el programa determinará automáticamente que el usuario desea grabarla. Muy a menudo, el propio programa formatea el valor según el formato establecido en Windows, pero en algunos casos es posible formatear en la forma especificada por el usuario.
En cualquier caso, si el formato de fecha del usuario no le satisface, puede cambiarlo en la configuración de la celda. ¿Cómo entender que el valor que el usuario especificó, Excel definió como una fecha? Esto se indica mediante la alineación del valor a la derecha y no a la izquierda.
Si Excel no pudo determinar los datos ingresados y asignar el formato correcto, y ve que no están ubicados en el borde derecho de la celda, entonces puede intentar ingresar la fecha en cualquier otro formato que esté cerca del estándar. . Para ver cuáles están disponibles actualmente, puede ir al menú "Formato de celda", que se encuentra en la sección "Número", que se encuentra en la pestaña "Inicio".
Si es necesario, el usuario puede cambiar fácilmente la vista de la representación de la celda que se registra como la que contiene la fecha. Para hacer esto, puede usar la misma ventana Formato de celdas que se describió anteriormente.
También se puede llamar usando la combinación de teclas Ctrl + 1.
A veces, el usuario se enfrenta a una situación en la que se muestra una celda en forma de una gran cantidad de cuadrículas contenidas en ella. Como regla, esto indica que el programa le pide al usuario que aumente el tamaño de las celdas. Solucionar este problema es muy sencillo. Basta con hacer doble clic en el borde derecho de la columna en la que se muestra este error. Después de eso, el ancho de las celdas en esta columna se determinará automáticamente, en función de la mayor longitud de la cadena de texto que contiene.
Como alternativa, puede establecer el ancho correcto arrastrando el borde derecho hasta que el ancho de la celda sea el correcto.
Inserción de la fecha y hora actual
Hay dos opciones para insertar la hora y la fecha actual en Excel: estática y dinámica. El primero sirve como marca de tiempo. La segunda opción le permite mantener siempre la fecha y hora actual en la celda.
¿Qué se puede hacer para garantizar que la marca de tiempo esté siempre actualizada? Para hacer esto, use las mismas fórmulas que se muestran a continuación. Siempre mostrarán la fecha y hora actual.
Si necesita establecer un tiempo estático, puede usar herramientas especiales de Excel que se llaman usando teclas de acceso rápido:
- Ctrl+; o Ctrl + Shift + 4: estas teclas de acceso rápido insertan automáticamente en la celda la fecha que es relevante en el momento en que la persona hace clic en estos botones.
- Ctrl + Mayús + ; o Ctrl+Shift+6: con su ayuda puede registrar la hora actual.
- Si necesita insertar tanto la hora como la fecha que son relevantes en este momento, primero debe presionar la primera combinación de teclas, luego presionar la barra espaciadora y llamar a la segunda combinación.
¿Qué claves específicas utilizar? Todo depende del diseño que esté activado actualmente. Si el diseño en inglés ahora está activado, entonces se usa la primera combinación, pero si el diseño es la segunda (es decir, la que sigue inmediatamente después de la palabra “o”).
Cabe señalar que el uso de estas teclas de acceso rápido no siempre es ideal. En algunos casos, solo funciona una de las combinaciones descritas anteriormente, independientemente del idioma seleccionado. Por lo tanto, la mejor manera de entender cuál usar es probar.
Como regla general, el patrón es el siguiente: todo depende del idioma que estaba instalado en el momento de abrir el archivo. Si es inglés, incluso si cambia el diseño a , la situación no cambiará en absoluto. Si se instaló el idioma, incluso si lo cambia a inglés, deberá usar la fórmula que sea adecuada para el idioma.
Cómo establecer una marca de tiempo permanente automáticamente (con fórmulas)
Para que la celda muestre siempre la hora, existen fórmulas especiales. Pero la fórmula específica depende de las tareas que esté realizando el usuario. Entonces, si la visualización habitual del tiempo en la tabla es suficiente, entonces debe usar la función TDATA(), que no contiene ningún argumento. Después de insertarlo en la celda, cambiamos su formato a "Hora" de la manera descrita anteriormente.
Si luego, en base a estos datos, va a hacer otra cosa y usar el resultado resultante en fórmulas, entonces es mejor usar dos funciones a la vez: =FECHA()-HOY()
Como resultado, el número de días será cero. Por lo tanto, solo quedará el tiempo como resultado devuelto por esta fórmula. Pero aquí también necesitas usar un formato de hora para que todo funcione como un reloj. Al usar fórmulas, debe prestar atención a los siguientes matices:
- Los datos no se actualizan todo el tiempo. Para que la fecha y la hora cambien a la actual, debe cerrar la ventana, habiéndola guardado previamente, y luego abrirla nuevamente. Además, la actualización se produce si habilita una macro que está configurada para esta función.
- Esta función utiliza el reloj del sistema como fuente de datos. Por lo tanto, si se configuran incorrectamente, la fórmula tampoco funcionará bien. Por lo tanto, se recomienda configurar la detección automática de fecha y hora desde Internet.
Ahora imaginemos una situación así. Tenemos una tabla con una lista de bienes ubicados en la columna A. Inmediatamente después de que se envían, el cliente debe ingresar el valor "Sí" en una celda especial. Tarea: corrige automáticamente la hora en que una persona escribió la palabra "Sí" y al mismo tiempo evita que se cambie.
¿Qué acciones se pueden tomar para lograr este objetivo? Por ejemplo, puedes intentar usar la función SI, que también contendrá la misma función, pero con datos dependiendo del valor de otra celda. Es mucho más fácil demostrar esto con un ejemplo. La fórmula se verá así: =SI(B2=”Sí”, SI(C2=””;FECHA(); C2); “”)
Vamos a descifrar esta fórmula.
- B es la columna en la que debemos registrar la confirmación de entrega.
- C2 es la celda donde se mostrará la marca de tiempo después de escribir la palabra "Sí" en la celda B2.
La fórmula anterior funciona de la siguiente manera. Comprueba si la palabra "Sí" está en la celda B2. Si es así, se realiza una segunda verificación que verifica si la celda C2 está vacía. Si es así, se devuelve la fecha y la hora actuales. Si ninguna de las funciones anteriores IF contienen otros parámetros, entonces nada cambia.
Si desea que el criterio sea "si contiene al menos algún valor", debe usar el operador "no igual" <> en la condición. En este caso, la fórmula se verá así: =SI(B2<>“”; SI(C2=””;FECHA(); C2); “”)
Esta fórmula funciona así: primero, comprueba si hay al menos algo de contenido en la celda. En caso afirmativo, se inicia la segunda comprobación. Además, la secuencia de acciones sigue siendo la misma.
Para el pleno rendimiento de esta fórmula, debe habilitar los cálculos interactivos en la pestaña "Archivo" y en la sección "Opciones - Fórmulas". En este caso, no es deseable asegurarse de que se haga referencia a la celda. El rendimiento empeorará con esto, pero la funcionalidad no mejorará.
Cómo rellenar fechas automáticamente en Excel
Si necesita llenar la mayor parte de la tabla con fechas, puede usar una función especial llamada autocompletar. Veamos algunos casos especiales de su uso.
Supongamos que necesitamos completar una lista de fechas, cada una de las cuales es un día anterior a la anterior. En este caso, debe usar autocompletar como lo haría con cualquier otro valor. Primero debe especificar la fecha inicial en la celda y luego usar el marcador de autocompletar para mover la fórmula hacia abajo o hacia la derecha, según la secuencia en la que se encuentre la información en la tabla específicamente en su caso. El marcador de autocompletar es un pequeño cuadrado que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda, al arrastrarlo, puede completar automáticamente una gran cantidad de información. El programa determina automáticamente cómo completar correctamente y, en la mayoría de los casos, resulta correcto. En esta captura de pantalla, hemos completado los días en una columna. Obtuvimos el siguiente resultado. 
Pero las posibilidades de autocompletar no acaban ahí. Puedes realizarlo incluso en relación a días de la semana, meses o años. Hay dos formas completas de cómo hacerlo.
- Utilice el token de autocompletado estándar como se describe anteriormente. Después de que el programa termine todo automáticamente, debe hacer clic en el ícono con opciones de autocompletar y seleccionar el método apropiado.
- Arrastre el marcador de autocompletar con el botón derecho del mouse y, cuando lo suelte, aparecerá automáticamente un menú con la configuración. Elige la forma que quieras y disfruta.
También es posible realizar la inserción automática cada N días. Para hacer esto, debe agregar un valor a la celda, hacer clic derecho en el controlador de autocompletar, mantenerlo presionado y arrastrarlo al lugar donde desea que termine la secuencia numérica. Después de eso, seleccione la opción de relleno "Progresión" y seleccione el valor del paso.
El pie de página es un área del documento, que es, por así decirlo, universal para todo el libro. Allí se pueden ingresar varios datos: el nombre de la persona que compiló el documento, el día en que se hizo. Incluyendo poner la fecha actual. Sigue las instrucciones de abajo:
- Abra el menú "Insertar", desde el cual llama al menú de configuración de encabezado y pie de página.
- Agrega los elementos de encabezado que necesites. Puede ser texto sin formato o fecha, hora.
Nota importante: la fecha será estática. Es decir, no existe una forma automatizada de actualizar constantemente la información en los encabezados y pies de página. Solo necesitas escribir desde el teclado los datos que sean relevantes en ese momento.
Dado que los encabezados y pies de página están destinados a mostrar información de servicio que no está directamente relacionada con el contenido del documento, no tiene sentido insertar fórmulas, etc. Si necesita usar fórmulas, siempre puede escribir los valores deseados en la primera línea (y agregar una línea vacía en este lugar si algunos datos ya están almacenados allí) y arreglarlo a través de "Ver" o "Ventana ”, dependiendo de la versión de la suite ofimática que esté utilizando (la primera opción es para aquellas ediciones que fueron lanzadas después de 2007, y la segunda es para las que fueron anteriores a esa fecha).
Por lo tanto, descubrimos diferentes formas de insertar automáticamente la fecha y la hora en Excel. Vemos que no hay nada complicado en esto, e incluso un niño puede resolverlo.