¿Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel?

Contenido

¿Qué es un diagrama de Gantt?
Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel 2010, 2007 y 2013
Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Si se le pide que nombre los tres componentes más importantes de Microsoft Excel, ¿cuáles nombraría? Lo más probable es que sean hojas en las que se ingresan datos, fórmulas que se utilizan para realizar cálculos y tablas con las que se pueden representar gráficamente datos de diferente naturaleza.

Estoy seguro de que todos los usuarios de Excel saben qué es un gráfico y cómo crearlo. Sin embargo, hay un tipo de gráfico que está envuelto en la oscuridad para muchos: Gráfico de gantt. Esta guía rápida explicará las características principales de un diagrama de Gantt, le indicará cómo crear un diagrama de Gantt simple en Excel, dónde descargar plantillas de diagramas de Gantt avanzadas y cómo utilizar el servicio en línea de gestión de proyectos para crear diagramas de Gantt.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Gráfico de gantt lleva el nombre de Henry Gantt, un ingeniero y consultor de administración estadounidense que ideó el diagrama en 1910. El gráfico de Gantt en Excel representa proyectos o tareas como una cascada de gráficos de barras horizontales. El diagrama de Gantt muestra la estructura desglosada del proyecto (fechas de inicio y finalización, varias relaciones entre las tareas dentro del proyecto) y, por lo tanto, ayuda a controlar la ejecución de las tareas a tiempo y de acuerdo con los puntos de referencia previstos.

Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel 2010, 2007 y 2013

Desafortunadamente, Microsoft Excel no ofrece una plantilla de diagrama de Gantt integrada. Sin embargo, usted mismo puede crear uno rápidamente utilizando la función de gráfico de barras y un poco de formato.

Siga estos pasos cuidadosamente y no le tomará más de 3 minutos crear un diagrama de Gantt simple. En nuestros ejemplos, estamos creando un diagrama de Gantt en Excel 2010, pero se puede hacer lo mismo en Excel 2007 y 2013.

Paso 1. Crea una tabla de proyecto

En primer lugar, introduciremos los datos del proyecto en una hoja de Excel. Escriba cada tarea en una línea separada y cree un plan de desglose del proyecto especificando fecha de inicio (Fecha de inicio), graduación (fecha de finalización) y duración (Duración), es decir, el número de días que se tarda en completar la tarea.

Consejo: Solo se necesitan las columnas para crear un diagrama de Gantt Fecha de inicio и Duración. Sin embargo, si también crea una columna Fecha final, luego puede calcular la duración de la tarea usando una fórmula simple, como se ve en la figura a continuación:

Paso 2. Cree un gráfico de barras regular de Excel basado en la base de datos de la columna "Fecha de inicio"

Comience a construir un diagrama de Gantt en Excel creando un simple gráfico de barras apiladas:

Resaltar un rango Fechas de inicio junto con el encabezado de la columna, en nuestro ejemplo es B1: B11. Es necesario seleccionar solo celdas con datos, y no toda la columna de la hoja.
En la pestaña Avanzado recuadro (Insertar) en Gráficos, haga clic en Insertar gráfico de barras (Bar).
En el menú que se abre, en el grupo Gobernado (Barra 2-D) clic Rayado Apilado (Barra apilada).

Como resultado, el siguiente gráfico debe aparecer en la hoja:

Nota: Algunas de las otras instrucciones para crear gráficos de Gantt sugieren que primero cree un gráfico de barras vacío y luego lo llene con datos, como lo haremos en el próximo paso. Pero creo que el método que se muestra es mejor porque Microsoft Excel agregará automáticamente una fila de datos y de esta manera ahorraremos algo de tiempo.

Paso 3: agregue datos de duración al gráfico

A continuación, debemos agregar una serie de datos más a nuestro diagrama de Gantt futuro.

Haga clic con el botón derecho en cualquier parte del diagrama y, en el menú contextual, haga clic en Seleccionar datos (Seleccione Datos). Se abrirá un cuadro de diálogo Selección de una fuente de datos (Seleccione fuente de datos). Como puede ver en la siguiente figura, los datos de la columna Fecha de Inicio ya agregado al campo Elementos de la leyenda (filas) (Entradas de leyenda (serie). Ahora necesita agregar datos de columna aquí Duración.
Нажмите кнопку Añada (Agregar) para seleccionar datos adicionales (Duración) para mostrar en el diagrama de Gantt.
En la ventana abierta cambio de fila (Editar serie) haz esto:
- En Nombre de fila (Nombre de la serie) ingrese "Duración" o cualquier otro nombre que desee. O puede colocar el cursor en este campo y luego hacer clic en el título de la columna correspondiente en la tabla; el título en el que se haga clic se agregará como el nombre de la serie para el diagrama de Gantt.
- Haga clic en el icono de selección de rango junto al campo Los valores (Valores de serie).
ventana de diálogo cambio de fila (Editar serie) disminuirá. Resaltar datos en una columna Duraciónhaciendo clic en la primera celda (en nuestro caso es D2) y arrastrando hacia abajo hasta la última celda de datos (D11). Asegúrese de no seleccionar accidentalmente un encabezado o una celda vacía.
Pulse de nuevo el icono de selección de rango. ventana de diálogo cambio de fila (Editar serie) se expandirá nuevamente y aparecerán los campos Nombre de fila (Nombre de la serie) è Los valores (Valores de serie). Haga clic en Aceptar.
Volveremos a la ventana otra vez Selección de una fuente de datos (Seleccione fuente de datos). ahora en el campo Elementos de la leyenda (filas) (Entradas de leyenda (Serie) vemos una serie Fecha de Inicio y un numero Duración. Simplemente haga click OKy los datos se agregarán al gráfico.

El diagrama debería ser algo como esto:

Paso 4: agregue descripciones de tareas al diagrama de Gantt

Ahora debe mostrar una lista de tareas en el lado izquierdo del diagrama en lugar de números.

Haga clic derecho en cualquier parte del área de trazado (el área con franjas azules y naranjas) y en el menú que aparece, haga clic en Seleccionar datos (Seleccionar datos) para reaparecer el cuadro de diálogo Selección de una fuente de datos (Seleccione fuente de datos).
En el área izquierda del cuadro de diálogo, seleccione Fecha de Inicio Y haga clic en Cambios (Editar) en el área derecha de la ventana titulada Etiquetas de eje horizontal (categorías) (Etiquetas de eje horizontal (categoría)).
Se abrirá un pequeño cuadro de diálogo. Etiquetas de eje (Etiquetas de eje). Ahora debe seleccionar tareas de la misma manera que en el paso anterior, seleccionamos datos sobre la duración de las tareas (columna Duraciones): haga clic en el ícono de selección de rango, luego haga clic en la primera tarea en la tabla y arrastre la selección con el mouse hasta la última tarea. Recuerde que el encabezado de la columna no debe estar resaltado. Una vez que haya hecho eso, haga clic en el ícono de selección de rango nuevamente para abrir el cuadro de diálogo.
Doble toque OKpara cerrar todos los cuadros de diálogo.
Elimine la leyenda del gráfico: haga clic con el botón derecho en él y, en el menú contextual, haga clic en Eliminar (Borrar).

En este punto, el diagrama de Gantt debería tener descripciones de tareas en el lado izquierdo y verse así:

Paso 5: Conversión de un gráfico de barras en un gráfico de Gantt

En esta etapa, nuestro gráfico sigue siendo un gráfico de barras apiladas. Para que parezca un diagrama de Gantt, debe formatearlo correctamente. Nuestra tarea es eliminar las líneas azules para que solo queden visibles las partes naranjas de los gráficos, que representan las tareas del proyecto. Técnicamente, no eliminaremos las líneas azules, solo las haremos transparentes y, por lo tanto, invisibles.

Haga clic en cualquier línea azul en el diagrama de Gantt y se seleccionarán todas. Haga clic con el botón derecho en la selección y, en el menú contextual, haga clic en Formato de serie de datos (Formato de serie de datos).
En el cuadro de diálogo que aparece, haga lo siguiente:
- En la sección Llene (Rellenar) seleccionar Sin relleno (Sin relleno).
- En la sección Frontera (Color del borde) seleccionar sin lineas (No hay línea).

Nota: No cierre este cuadro de diálogo, lo necesitará nuevamente en el siguiente paso.

Las tareas en el diagrama de Gantt que creamos en Excel están en orden inverso. Arreglaremos eso en un momento. Haga clic en la lista de tareas en el lado izquierdo del diagrama de Gantt para resaltar el eje de categorías. Se abrirá un cuadro de diálogo Formato de eje (Eje de formato). en el capitulo Parámetros del eje (Opciones de eje) marque la casilla Orden inverso de categorías (Categorías en orden inverso), luego cierre la ventana para guardar sus cambios. Como resultado de los cambios que acabamos de hacer:
- Las tareas en el diagrama de Gantt están en el orden correcto.
- Las fechas en el eje horizontal se han movido desde la parte inferior hasta la parte superior del gráfico.

El diagrama se vuelve similar a un diagrama de Gantt regular, ¿verdad? Por ejemplo, mi diagrama de Gantt ahora se ve así:

Paso 6. Personalización del diseño del diagrama de Gantt en Excel

El diagrama de Gantt ya está tomando forma, pero puede agregar algunos toques finales más para que sea realmente elegante.

1. Elimine el espacio vacío en el lado izquierdo del diagrama de Gantt

Al crear un gráfico de Gantt, insertamos barras azules al principio del gráfico para mostrar la fecha de inicio. Ahora se puede eliminar el vacío que queda en su lugar y las tiras de tareas se pueden mover hacia la izquierda, más cerca del eje vertical.

Haga clic derecho en el valor de la primera columna Fecha de Inicio en la tabla con los datos de origen, en el menú contextual seleccione formato de celda > Número > General (Formato de celdas > Número > General). Memoriza el número que ves en el campo Muestra (Muestra) es la representación numérica de la fecha. en mi caso este numero 41730. Como sabe, Excel almacena las fechas como números iguales a la cantidad de días de fecha 1 de enero de 1900 antes de esta fecha (donde 1 de enero de 1900 = 1). No necesita hacer ningún cambio aquí, simplemente haga clic en cancelación (Cancelar).
En el gráfico de Gantt, haga clic en cualquier fecha encima del gráfico. Un clic seleccionará todas las fechas, luego haga clic derecho sobre ellas y en el menú contextual, haga clic en Formato de eje (Eje de formato).
En el menú parámetros eje (Opciones de eje) cambiar la opción Longitud Mínima (Mínimo) en Número (Fijo) e ingresa el número que recordaste en el paso anterior.

2. Ajuste el número de fechas en el eje del diagrama de Gantt

Aquí, en el cuadro de diálogo Formato de eje (Formatear eje) que se abrió en el paso anterior, cambie los parámetros Grandes divisiones (Mayor unido) è Divisiones intermedias (Unidad menor) de Número (Fijo) e ingrese los valores deseados para los intervalos en el eje. Por lo general, cuanto más breves sean los plazos de las tareas del proyecto, menor será el paso de división necesario en el eje temporal. Por ejemplo, si desea mostrar cada dos fechas, ingrese 2 para el parámetro Grandes divisiones (Unidad mayor). Los ajustes que hice, se pueden ver en la imagen a continuación:

Consejo: Juega con la configuración hasta que obtengas el resultado deseado. No tenga miedo de hacer algo mal, siempre puede volver a la configuración predeterminada configurando las opciones para Automáticamente (Auto) en Excel 2010 y 2007 o haciendo clic en Reanudar (Restablecer) en Excel 2013.

3. Elimina el espacio vacío adicional entre las rayas.

Organice las barras de tareas en el gráfico de forma más compacta y el gráfico de Gantt se verá aún mejor.

Seleccione las barras naranjas de los gráficos haciendo clic en una de ellas con el botón izquierdo del mouse, luego haga clic derecho sobre ella y en el menú que aparece, haga clic en Formato de serie de datos (Formato de serie de datos).
En el cuadro de diálogo Formato de serie de datos (Formatear serie de datos) establezca el parámetro en filas superpuestas (Superposición de series) valor 100% (control deslizante movido completamente hacia la derecha), y para el parámetro Espacio libre lateral (Gap Width) valor 0% o casi 0% (control deslizante completamente o casi completamente hacia la izquierda).

Y aquí está el resultado de nuestros esfuerzos: un diagrama de Gantt simple pero bastante preciso en Excel:

Recuerde que un gráfico de Excel creado de esta manera es muy parecido a un gráfico de Gantt real, pero conserva toda la comodidad de los gráficos de Excel:

El diagrama de Gantt en Excel cambiará de tamaño cuando se agreguen o eliminen tareas.
Cambie la fecha de inicio de la tarea (Fecha de inicio) o su duración (Duración), y la programación reflejará automáticamente los cambios realizados.
El diagrama de Gantt creado en Excel puede guardarse como una imagen o convertirse a formato HTML y publicarse en Internet.

CONSEJO:

Personalice la apariencia de su diagrama de Gantt cambiando las opciones de relleno, los bordes, las sombras e incluso usando efectos 3D. Todas estas opciones están disponibles en el cuadro de diálogo. Formato de serie de datos (Formato de serie de datos). Para llamar a esta ventana, haga clic con el botón derecho en la barra del gráfico en el área de trazado del gráfico y en el menú contextual, haga clic en Formato de serie de datos (Formato de serie de datos).
Si el estilo de diseño creado es agradable a la vista, ese diagrama de Gantt se puede guardar en Excel como plantilla y usarse en el futuro. Para hacer esto, haga clic en el diagrama, abra la pestaña Constructor (Diseño) y prensa Guardar como plantilla (Guardar como plantilla).

Descargar diagrama de Gantt de muestra

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Como puede ver, construir un diagrama de Gantt simple en Excel no es nada difícil. Pero, ¿qué sucede si se requiere un diagrama de Gantt más complejo, en el que el sombreado de las tareas depende del porcentaje de finalización y los hitos del proyecto se indican mediante líneas verticales? Por supuesto, si usted es una de esas raras y misteriosas criaturas que respetuosamente llamamos Excel Guru, entonces puede intentar hacer ese diagrama usted mismo.

Sin embargo, será más rápido y fácil usar plantillas de gráficos de Gantt prefabricadas en Excel. A continuación se muestra una breve descripción general de varias plantillas de diagramas de Gantt de gestión de proyectos para varias versiones de Microsoft Excel.

Plantilla de diagrama de Gantt de Microsoft Excel 2013

Esta plantilla de diagrama de Gantt para Excel se llama Planificador de proyectos (Planificador de Proyectos Gantt). Está diseñado para rastrear el progreso del proyecto contra varias métricas, como Comienzo planeado (Inicio del plan) è inicio real (Inicio real), Duración planificada (Duración del plan) è Duración real (Duración real), así como Porcentaje completo (Porcentaje completo).

En Excel 2013, esta plantilla está disponible en la pestaña Archive (Archivo) en la ventana Crear (Nuevo). Si no hay una plantilla en esta sección, puede descargarla del sitio web de Microsoft. No se requieren conocimientos adicionales para usar esta plantilla: haga clic en ella y comience.

Gráfico de plantilla en línea Ganta

Smartsheet.com ofrece un generador de diagramas de Gantt interactivo en línea. Esta plantilla de diagrama de Gantt es tan simple y está lista para usar como la anterior. El servicio ofrece una prueba gratuita de 30 días, así que no dude en registrarse con su cuenta de Google y comenzar a crear su primer diagrama de Gantt de inmediato.

El proceso es muy simple: en la tabla de la izquierda, ingrese los detalles de su proyecto y, a medida que se llena la tabla, se crea un diagrama de Gantt a la derecha.

Plantillas de diagramas de Gantt para Excel, Google Sheets y OpenOffice Calc

En vertex42.com puede encontrar plantillas de diagramas de Gantt gratuitas para Excel 2003, 2007, 2010 y 2013 que también funcionarán con OpenOffice Calc y Google Sheets. Puede trabajar con estas plantillas como lo haría con cualquier hoja de cálculo de Excel normal. Simplemente ingrese una fecha de inicio y duración para cada tarea e ingrese el % completado en la columna % completado. Para cambiar el rango de fechas que se muestra en el área del diagrama de Gantt, mueva el control deslizante en la barra de desplazamiento.

Y finalmente, otra plantilla de diagrama de Gantt en Excel para su consideración.

Plantilla de diagrama de Gantt de gerente de proyecto

Otra plantilla de diagrama de Gantt gratuita se ofrece en professionalexcel.com y se llama "Gráfico de Gantt del administrador de proyectos". En esta plantilla, es posible elegir una vista (diaria o semanal estándar), según la duración de las tareas rastreadas.

Espero que al menos una de las plantillas de diagrama de Gantt propuestas se adapte a sus necesidades. Si no, puede encontrar una gran variedad de diferentes plantillas de diagramas de Gantt en Internet.

Ahora que conoces las principales características del diagrama de Gantt, puedes seguir aprendiendo y aprender a crear tus propios diagramas de Gantt complejos en Excel para sorprender a tu jefe y a todos tus compañeros 🙂