Esta parte del tutorial detalla cómo crear una tabla dinámica en Excel. Este artículo fue escrito para Excel 2007 (así como para versiones posteriores). Las instrucciones para versiones anteriores de Excel se pueden encontrar en un artículo separado: ¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel 2003?
Como ejemplo, considere la siguiente tabla, que contiene datos de ventas de una empresa para el primer trimestre de 2016:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Referencia de factura | Cantidad | Representante de ventas | Provincia |
| 2 | 01/01/2016 | 2016 – 0001 | US$ 819 | Barnes | North |
| 3 | 01/01/2016 | 2016 – 0002 | US$ 456 | Marrón | Sur |
| 4 | 01/01/2016 | 2016 – 0003 | US$ 538 | Jones | Sur |
| 5 | 01/01/2016 | 2016 – 0004 | US$ 1,009 | Barnes | North |
| 6 | 01/02/2016 | 2016 – 0005 | US$ 486 | Jones | Sur |
| 7 | 01/02/2016 | 2016 – 0006 | US$ 948 | Smith | North |
| 8 | 01/02/2016 | 2016 – 0007 | US$ 740 | Barnes | North |
| 9 | 01/03/2016 | 2016 – 0008 | US$ 543 | Smith | North |
| 10 | 01/03/2016 | 2016 – 0009 | US$ 820 | Marrón | Sur |
| 11 | ... | ... | ... | ... | ... |
Para empezar, creemos una tabla dinámica muy simple que mostrará las ventas totales de cada uno de los vendedores de acuerdo con la tabla anterior. Para hacer esto, haga lo siguiente:
- Seleccione cualquier celda del rango de datos o el rango completo para usar en la tabla dinámica.ATENCIÓN: Si selecciona una celda de un rango de datos, Excel detectará y seleccionará automáticamente todo el rango de datos para la tabla dinámica. Para que Excel seleccione un rango correctamente, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- Cada columna en el rango de datos debe tener su propio nombre único;
- Los datos no deben contener líneas vacías.
- Haciendo clic en el botón tabla resumen (Tabla dinámica) en la sección Mesas Pestaña (Tablas) recuadro (Insertar) Cintas de menú de Excel.
- Aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla. Crear una tabla dinámica (Crear tabla dinámica) como se muestra en la siguiente figura.
Asegúrese de que el rango seleccionado coincida con el rango de celdas que debe usarse para crear la tabla dinámica. Aquí también puede especificar dónde se debe insertar la tabla dinámica creada. Puede seleccionar una hoja existente para insertar una tabla dinámica en ella, o la opción: A una hoja nueva (Nueva hoja de trabajo). hacer clic OK. - Aparecerá una tabla dinámica vacía, así como un panel Campos de tabla dinámica (Lista de campos de tabla dinámica) con múltiples campos de datos. Tenga en cuenta que estos son los encabezados de la hoja de datos original.
- En paneles Campos de tabla dinámica (Lista de campos de la tabla dinámica):
- drag and drop Representante de ventas a la zona filas (Etiquetas de fila);
- drag and drop Cantidad в Los valores (Valores);
- Verificamos: in Los valores (Valores) debe ser un valor Campo de importe Importe (Suma de la cantidad), а не Importe por campo Importe (Recuento de cantidad).
En este ejemplo, la columna Cantidad contiene valores numéricos, por lo que el área Valores Σ (Valores Σ) se seleccionará de forma predeterminada Campo de importe Importe (Suma del Importe). Si en una columna Cantidad contendrá valores no numéricos o vacíos, luego se puede seleccionar la tabla dinámica predeterminada Importe por campo Importe (Recuento de cantidad). Si esto sucede, puede cambiar la cantidad a la cantidad de la siguiente manera:
- En Valores Σ (Σ Valores) haga clic en Importe por campo Importe (Recuento de la cantidad) y seleccione la opción Opciones de campo de valor (Configuración de campo de valor);
- En la pestaña Avanzado Operación (Resumir valores por) elija una operación Suma (Suma);
- Haga clic aquí OK.
Asegúrese de que el rango seleccionado coincida con el rango de celdas que debe usarse para crear la tabla dinámica. Aquí también puede especificar dónde se debe insertar la tabla dinámica creada. Puede seleccionar una hoja existente para insertar una tabla dinámica en ella, o la opción: A una hoja nueva (Nueva hoja de trabajo). hacer clic OK.
La tabla dinámica se completará con los totales de ventas de cada vendedor, como se muestra en la imagen de arriba.
Si desea mostrar los volúmenes de ventas en unidades monetarias, debe dar formato a las celdas que contienen estos valores. La forma más sencilla de hacerlo es resaltar las celdas cuyo formato desea personalizar y seleccionar el formato Monetario Sección (moneda) Número Pestaña (Número) Inicio (Inicio) Cintas de menú de Excel (como se muestra a continuación).
Como resultado, la tabla dinámica se verá así:
- tabla dinámica antes de la configuración del formato de número
- tabla dinámica después de configurar el formato de moneda
Tenga en cuenta que el formato de moneda predeterminado depende de la configuración del sistema.
Tablas dinámicas recomendadas en las últimas versiones de Excel
En versiones recientes de Excel (Excel 2013 o posterior), en la recuadro Botón (Insertar) presente Tablas dinámicas recomendadas (Tablas dinámicas recomendadas). En función de los datos de origen seleccionados, esta herramienta sugiere posibles formatos de tabla dinámica. Los ejemplos se pueden ver en el sitio web de Microsoft Office.