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Muchos usuarios novatos de Excel a menudo tienen una pregunta: ¿qué es una fórmula de Excel y cómo ingresarla en una celda? Muchos incluso piensan por qué es necesario. Para ellos, Excel es una hoja de cálculo. Pero, de hecho, esta es una gran calculadora multifuncional y, hasta cierto punto, un entorno de programación.
Concepto de fórmula y función
Y todo el trabajo en Excel se basa en fórmulas, de las cuales hay una gran cantidad. En el corazón de cualquier fórmula hay una función. Es una herramienta computacional básica que devuelve un valor dependiendo de los datos transmitidos después de haber sido preprocesados.
Una fórmula es un conjunto de operadores lógicos, operaciones aritméticas y funciones. No siempre contiene todos estos elementos. El cálculo puede incluir, por ejemplo, solo operaciones matemáticas.
En el habla cotidiana, los usuarios de Excel suelen confundir estos conceptos. De hecho, la línea entre ellos es bastante arbitraria, y ambos términos se usan a menudo. Sin embargo, para una mejor comprensión del trabajo con Excel, es necesario conocer los valores correctos.
De hecho, el aparato terminológico es mucho más amplio e incluye muchos otros conceptos que necesitan ser considerados con más detalle.
- Constante. Este es un valor que permanece igual y no se puede cambiar. Este podría ser, por ejemplo, el número Pi.
- Operadores. Este es un módulo necesario para realizar ciertas operaciones. Excel proporciona tres tipos de operadores:
- Aritmética. Necesario para sumar, restar, dividir y multiplicar varios números.
- Operador de comparación. Necesario para comprobar si los datos cumplen una determinada condición. Puede devolver un valor: verdadero o falso.
- Operador de texto. Es solo uno, y es necesario para concatenar datos – &.
- Enlace. Esta es la dirección de la celda de donde se tomarán los datos, dentro de la fórmula. Hay dos tipos de enlaces: absolutos y relativos. Los primeros no cambian si la fórmula se mueve a otro lugar. Los relativos, respectivamente, cambian la celda a la adyacente o correspondiente. Por ejemplo, si especifica un enlace a la celda B2 en alguna celda y luego copia esta fórmula a la adyacente a la derecha, la dirección cambiará automáticamente a C2. El enlace puede ser interno o externo. En el primer caso, Excel accede a una celda ubicada en el mismo libro. En el segundo – en el otro. Es decir, Excel puede usar datos ubicados en otro documento en fórmulas.
Cómo ingresar datos en una celda
Una de las formas más sencillas de insertar una fórmula que contenga una función es utilizar el Asistente para funciones. Para llamarlo, debe hacer clic en el ícono fx un poco a la izquierda de la barra de fórmulas (se encuentra sobre la tabla, y el contenido de la celda se duplica si no hay una fórmula o si la fórmula es se muestra si lo es. Aparecerá un cuadro de diálogo de este tipo.
Allí puede seleccionar la categoría de función y directamente la de la lista que desea usar en una celda en particular. Allí puede ver no solo la lista, sino también lo que hace cada una de las funciones.
La segunda forma de ingresar fórmulas es usar la pestaña correspondiente en la cinta de opciones de Excel.
Aquí la interfaz es diferente, pero la mecánica es la misma. Todas las funciones están divididas en categorías, y el usuario puede elegir la que más le convenga. Para ver qué hace cada una de las funciones, debe pasar el cursor del mouse sobre ella y esperar 2 segundos.
También puede ingresar una función directamente en una celda. Para hacer esto, debe comenzar a escribir el símbolo de entrada de fórmula (= =) e ingresar el nombre de la función manualmente. Este método es adecuado para usuarios más experimentados que se lo saben de memoria. Te permite ahorrar mucho tiempo.
Después de ingresar las primeras letras, se mostrará una lista, en la que también puede seleccionar la función deseada e insertarla. Si no es posible usar el mouse, puede navegar por esta lista usando la tecla TAB. Si es así, basta con hacer doble clic en la fórmula correspondiente. Una vez seleccionada la función, aparecerá un mensaje que le permitirá ingresar los datos en la secuencia correcta. Estos datos se denominan argumentos de la función.
Si aún usa la versión de Excel 2003, entonces no proporciona una lista desplegable, por lo que debe recordar el nombre exacto de la función e ingresar los datos de la memoria. Lo mismo ocurre con todos los argumentos de función. Afortunadamente, para un usuario experimentado, esto no es un problema.
Es importante comenzar siempre una fórmula con un signo igual, de lo contrario, Excel pensará que la celda contiene texto.
En este caso, los datos que comienzan con un signo más o menos también se considerarán una fórmula. Si después de eso hay texto en la celda, entonces Excel dará un error #NOMBRE?. Si se dan cifras o números, Excel intentará realizar las operaciones matemáticas apropiadas (suma, resta, multiplicación, división). En cualquier caso, se recomienda comenzar ingresando la fórmula con el signo =, como es costumbre.
Del mismo modo, puede comenzar a escribir una función con el signo @, que se cambiará automáticamente. Este método de entrada se considera obsoleto y es necesario para que las versiones anteriores de los documentos no pierdan alguna funcionalidad.
El concepto de argumentos de función
Casi todas las funciones contienen argumentos, que pueden ser una referencia de celda, texto, número e incluso otra función. Entonces, si usas la función ENECHET, deberá especificar los números que se comprobarán. Se devolverá un valor booleano. Si es un número impar, se devolverá VERDADERO. En consecuencia, si es par, entonces "FALSO". Los argumentos, como puede ver en las capturas de pantalla anteriores, se ingresan entre paréntesis y están separados por un punto y coma. En este caso, si se usa la versión en inglés del programa, la coma habitual sirve como separador.
El argumento de entrada se llama parámetro. Algunas funciones no los contienen en absoluto. Por ejemplo, para obtener la hora y la fecha actuales en una celda, debe escribir la fórmula =TATA (). Como puede ver, si la función no requiere la entrada de argumentos, aún es necesario especificar los corchetes.
Algunas características de fórmulas y funciones.
Si se editan los datos en la celda a la que hace referencia la fórmula, volverá a calcular automáticamente los datos en consecuencia. Supongamos que tenemos la celda A1, que está escrita en una fórmula simple que contiene una referencia de celda regular = D1. Si cambia la información que contiene, se mostrará el mismo valor en la celda A1. Del mismo modo, para fórmulas más complejas que toman datos de celdas específicas.
Es importante comprender que los métodos estándar de Excel no pueden hacer que una celda devuelva su valor a otra celda. Al mismo tiempo, esta tarea se puede lograr mediante el uso de macros, subrutinas que realizan ciertas acciones en un documento de Excel. Pero este es un tema completamente diferente, que claramente no es para principiantes, ya que requiere habilidades de programación.
El concepto de fórmula matricial
Esta es una de las variantes de la fórmula, que se ingresa de una manera ligeramente diferente. Pero muchos no saben lo que es. Así que primero entendamos el significado de este término. Es mucho más fácil entender esto con un ejemplo.
Supongamos que tenemos una fórmula SUMA, que devuelve la suma de los valores en un rango determinado.
Vamos a crear un rango tan simple escribiendo números del uno al cinco en las celdas A1:A5. Luego especificamos la función = SUMA (A1: A5) en la celda B1. Como resultado, el número 15 aparecerá allí.
¿Esto ya es una fórmula matricial? No, aunque funciona con un conjunto de datos y podría llamarse uno. Hagamos algunos cambios. Supongamos que necesitamos agregar uno a cada argumento. Para hacer esto, necesitas hacer una función como esta:
=SUMA(A1:A5+1). Resulta que queremos sumar uno al rango de valores antes de calcular su suma. Pero incluso en esta forma, Excel no querrá hacer esto. Necesita mostrar esto usando la fórmula Ctrl + Shift + Enter. La fórmula de matriz difiere en apariencia y se ve así:
{=SUMA(A1:A5+1)}
Después de eso, en nuestro caso, se ingresará el resultado 20.
No tiene sentido ingresar llaves manualmente. No hará nada. Por el contrario, Excel ni siquiera pensará que se trata de una función y solo texto en lugar de una fórmula.
Dentro de esta función, en tanto, se llevaron a cabo las siguientes acciones. Primero, el programa descompone este rango en componentes. En nuestro caso, es 1,2,3,4,5. A continuación, Excel incrementa automáticamente cada uno de ellos en uno. Luego se suman los números resultantes.
Hay otro caso en el que una fórmula matricial puede hacer algo que la fórmula estándar no puede. Por ejemplo, tenemos un conjunto de datos listado en el rango A1:A10. En el caso estándar, se devolverá cero. Pero supongamos que tenemos una situación tal que no se puede tener en cuenta el cero.
Ingresemos una fórmula que verifique el rango para ver si no es igual a este valor.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Aquí hay una falsa sensación de que se logrará el resultado deseado. Pero este no es el caso, porque aquí necesita usar una fórmula matricial. En la fórmula anterior, solo se verificará el primer elemento, lo que, por supuesto, no nos conviene.
Pero si lo convierte en una fórmula matricial, la alineación puede cambiar rápidamente. Ahora el valor más pequeño será 1.
Una fórmula de matriz también tiene la ventaja de que puede devolver múltiples valores. Por ejemplo, puede transponer una tabla.
Por lo tanto, hay muchos tipos diferentes de fórmulas. Algunos de ellos requieren una entrada más simple, otros más complejos. Las fórmulas de matriz pueden ser especialmente difíciles de entender para los principiantes, pero son muy útiles.