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En el trabajo profesional con hojas de cálculo, no es raro interactuar con fechas y horas. No podrás prescindir de él. Por lo tanto, Dios mismo ordenó aprender a trabajar con datos de este tipo. Esto le ahorrará una gran cantidad de tiempo y evitará muchos errores al trabajar con hojas de cálculo.
Desafortunadamente, muchos principiantes no saben cómo se procesan los datos. Por lo tanto, antes de considerar esta clase de operaciones, es necesario realizar un programa educativo más detallado.
Cómo se representa una fecha en Excel
La información de fecha se procesa como el número de días desde el 0 de enero de 1900. Sí, no te equivocas. Efectivamente, desde cero. Pero esto es necesario para que haya un punto de partida, para que el 1 de enero ya se considere el número 1, y así sucesivamente. El valor de fecha máximo admitido es 2958465, que a su vez es el 31 de diciembre de 9999.
Este método permite utilizar fechas para cálculos y fórmulas. Entonces, Excel permite determinar la cantidad de días entre fechas. El esquema es simple: el segundo se resta de un número y luego el valor resultante se convierte en un formato de fecha.
Para mayor claridad, aquí hay una tabla que muestra las fechas con sus valores numéricos correspondientes.
Para determinar la cantidad de días que han pasado desde la fecha A hasta la fecha B, debe restar el primero del último. En nuestro caso, esta es la fórmula. = B3-B2. Después de ingresarlo, el resultado es el siguiente.
Es importante tener en cuenta que el valor está en días porque hemos elegido un formato diferente para la celda que la fecha. Si inicialmente hubiéramos elegido el formato “Fecha”, entonces el resultado hubiera sido este.
Es importante prestar atención a este punto en sus cálculos.
Es decir, para mostrar el número de serie correcto que corresponde completamente a la fecha, debe usar cualquier formato que no sea la fecha. A su vez, para convertir el número en una fecha, debe configurar el formato apropiado.
Cómo se representa el tiempo en Excel
La forma en que se representa el tiempo en Excel es ligeramente diferente de la fecha. El día se toma como base, y las horas, los minutos y los segundos son sus partes fraccionarias. Es decir, 24 horas es 1, y cualquier valor menor se considera como su fracción. Entonces, 1 hora es 1/24 de un día, 1 minuto es 1/1140 y 1 segundo es 1/86400. La unidad de tiempo más pequeña disponible en Excel es 1 milisegundo.
Similar a las fechas, esta forma de representación permite realizar cálculos con el tiempo. Es cierto que hay una cosa inconveniente aquí. Después de los cálculos, obtenemos una parte del día, no el número de días.
La captura de pantalla muestra los valores en formato numérico y en formato de "Tiempo".
El método de cálculo de la hora es similar al de la fecha. Es necesario restar el tiempo anterior al tiempo posterior. En nuestro caso, esta es la fórmula. = B3-B2.
Dado que la celda B4 primero tenía un formato General, luego, al final de la introducción de la fórmula, cambia inmediatamente a "Tiempo".
Excel, cuando trabaja con el tiempo, realiza las operaciones aritméticas habituales con números, que luego se traducen al formato de tiempo que nos es familiar.
Formato de fecha y hora
Hasta donde sabemos, las fechas y horas se pueden almacenar en diferentes formatos. Por lo tanto, necesita saber cómo ingresarlos correctamente para que el formato sea correcto.
Por supuesto, puede usar el número de serie del día o parte del día al ingresar la fecha y la hora, pero este enfoque es muy inconveniente. Además, tendrás que aplicar constantemente un cierto formato a la celda, lo que solo aumenta la incomodidad.
Por lo tanto, Excel le permite especificar la hora y la fecha de diferentes maneras. Si aplica uno de ellos, el programa convierte inmediatamente la información en el número apropiado y aplica el formato correcto a la celda.
Consulte la siguiente tabla para obtener una lista de los métodos de entrada de fecha y hora admitidos por Excel. La columna de la izquierda enumera los formatos posibles y la columna de la derecha muestra cómo se mostrarán en Excel después de la conversión. Es importante señalar que si no se especifica el año, automáticamente se asigna el actual, que está configurado en el sistema operativo.
De hecho, hay muchas más formas de mostrar. Pero estos son suficientes. Además, la opción de grabación de fecha específica puede diferir según el país o la región, así como la configuración del sistema operativo.
Formateo personalizado
Mientras trabaja con celdas, el usuario puede determinar cuál será el formato. Puede hacer que solo se muestren la hora, el mes, el día, etc. También es posible ajustar el orden en que se formula la fecha, así como los separadores.
Para acceder a la ventana de edición, debe abrir la pestaña "Número", donde puede encontrar la opción de ventana "Formato de celdas". En el cuadro de diálogo que se abre, habrá una categoría de "Fecha" en la que puede seleccionar el formato de fecha correcto.
Si selecciona la categoría "Tiempo", aparecerá una lista con opciones para mostrar el tiempo.
Para aplicar una opción de formato específica a una celda, debe seleccionar el formato deseado y hacer clic en Aceptar. Después de eso, se aplicará el resultado. Si no hay suficientes formatos que ofrece Excel, puede buscar la categoría "Todos los formatos". Hay un montón de opciones por ahí también.
Si ninguna opción es adecuada, siempre es posible crear la suya propia. Es muy fácil hacer esto. Solo necesita seleccionar los formatos preestablecidos como muestra y seguir estos pasos:
- Seleccione la celda cuyo formato desea cambiar.
- Abra el cuadro de diálogo "Formato de celdas" y busque la pestaña "Número".
- A continuación, se abre la categoría "Todos los formatos", donde encontramos el campo de entrada "TIPO". Allí debe especificar un código de formato de número. Después de ingresarlo, haga clic en "Aceptar".
- Después de estos pasos, la celda mostrará información de fecha y hora en un formato personalizado.
Uso de funciones con fechas y horas
Al trabajar con fechas y horas, el usuario puede utilizar más de 20 funciones diferentes. Y aunque esta cantidad puede ser demasiado para alguien, todos pueden usarse para lograr ciertos objetivos.
Para acceder a todas las funciones posibles, debe ir a la categoría "Fecha y hora" del grupo "Biblioteca de funciones". Consideraremos solo algunas de las funciones principales que permiten extraer varios parámetros de fechas y horas.
AÑO()
Brinda la posibilidad de obtener el año que corresponde a una fecha específica. Como ya sabes, este valor puede estar entre 1900 y 9999.
La celda 1 muestra la fecha en el formato DDDD DD.MM.YYYY hh:mm:ss. Este es el formato que creamos anteriormente. Tomemos como ejemplo una fórmula que determina cuántos años han pasado entre dos fechas.
Al mismo tiempo, si observa más de cerca, resulta que la función no calculó el resultado completamente correcto. La razón es que solo usa fechas en sus cálculos.
MES()
Con esta función, puede resaltar el número del mes correspondiente a una fecha específica. Devuelve un resultado que va del 1 al 12. Este número a su vez corresponde al número del mes.
DÍA ()
Similar a las funciones anteriores, esta devuelve el número del día en una fecha dada. El resultado del cálculo puede variar de 1 a 31.
HORA()
Como sugiere el nombre, esta función devuelve el número de hora, que va de 0 a 23.
MINUTOS()
Una función que devuelve el número de minutos en una celda específica. Los posibles valores que se devuelven son del 0 al 59.
SEGUNDOS()
Esta función devuelve los mismos valores que la anterior, excepto que devuelve segundos.
DÍA ()
Con esta función, puede averiguar el número del día de la semana que se utiliza en esta fecha. Los valores posibles son del 1 al 7, pero ten en cuenta que la cuenta atrás empieza desde el domingo, no el lunes, como solemos hacer.
Sin embargo, usando el segundo argumento, esta función le permite personalizar el formato. Por ejemplo, si pasa el valor 2 como segundo parámetro, puede configurar el formato para que el número 1 signifique lunes en lugar de domingo. Esto es mucho más conveniente para el usuario doméstico.
Si escribimos 2 en el segundo argumento, en nuestro caso la función devolverá el valor 6, que corresponde al sábado.
HOY()
Esta función es muy simple: no se requieren argumentos para que funcione. Devuelve el número de serie de la fecha que está configurada en la computadora. Si se aplica a una celda para la que se establece el formato General, se convertirá automáticamente al formato "Fecha".
TATA ()
Esta función tampoco requiere ningún argumento. Funciona de la misma forma que el anterior, solo que con la fecha y la hora. Se utiliza si es necesario insertar en la celda la fecha y hora actuales que están configuradas en la computadora. Y al igual que en la función anterior, al aplicar esta, la celda se convierte automáticamente al formato de fecha y hora, siempre que se haya configurado antes el formato “General”.
Tanto la función anterior como esta función se cambian automáticamente cada vez que se recalcula la hoja, lo que permite mostrar la hora y la fecha más actualizadas.
Por ejemplo, dicha fórmula puede determinar la hora actual.
=HOY()-HOY()
En este caso, la fórmula determinará la fracción de un día en formato decimal. Es cierto que tendrá que aplicar el formato de hora a la celda en la que está escrita la fórmula, si desea mostrar exactamente la hora y no el número.
LA FECHA()
Esta función tiene tres argumentos, cada uno de los cuales debe ser ingresado. Después de los cálculos, esta función devuelve el número de serie de la fecha. La celda se convierte automáticamente al formato "Fecha" si antes tenía un formato "General".
El argumento Día o Mes puede ser positivo o negativo. En el primer caso, la fecha aumenta, y en el segundo, disminuye.
También puede utilizar operaciones matemáticas en los argumentos de la función FECHA. Por ejemplo, esta fórmula suma 1 año 5 meses y 17 días a la fecha en la celda A1.
Y tal fórmula hace posible convertir una cadena de texto en una fecha de trabajo completa, que se puede usar en otras funciones.
HORA()
Al igual que la función LA FECHA(), esta función tiene tres parámetros requeridos: horas, minutos y segundos. Después de usarlo, aparecerá un número decimal en la celda resultante, pero la celda en sí se formateará en el formato "Tiempo" si antes tenía el formato "General".
Por su principio de funcionamiento, la función HORA() и LA FECHA() muchas cosas parecidas. Por lo tanto, no tiene sentido centrarse en ello.
Es importante tener en cuenta que esta función no puede devolver una hora superior a las 23:59:59. Si el resultado es mayor que esto, la función se reinicia automáticamente a cero.
funciones LA FECHA() и HORA() se pueden aplicar juntos.
En esta captura de pantalla, la celda D1, que utilizó ambas funciones, tiene un formato de fecha y hora.
Funciones de cálculo de fecha y hora
En total hay 4 funciones que te permiten realizar operaciones matemáticas con fecha y hora.
DATOS()
Con esta función, puede averiguar el número ordinal de una fecha que está detrás de un número conocido de meses (o delante de uno determinado). Esta función toma dos argumentos: la fecha de inicio y el número de meses. El segundo argumento puede ser positivo o negativo. La primera opción debe especificarse si desea calcular la fecha futura, y la segunda, si es la anterior.
EOMES()
Esta función permite determinar el número ordinal del último día del mes anterior o posterior a una fecha determinada. Tiene los mismos argumentos que el anterior.
DÍA LABORAL()
Igual que la función DATOS(), sólo el atraso o adelanto se produce por un determinado número de días hábiles. La sintaxis es similar.
Las tres funciones devuelven un número. Para ver la fecha, debe convertir la celda al formato apropiado.
CLARO()
Esta sencilla función determina el número de días hábiles entre la fecha 1 y la fecha 2.