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Si espera compartir su libro de Excel con otros usuarios, entonces tiene sentido ocultar toda la información personal y confidencial, revisar el documento en busca de errores y proteger el libro de alguna de las formas posibles. Cómo hacer todo esto, aprenderá de esta lección.
Corrección ortográfica
Antes de compartir un libro de trabajo de Excel, puede ser útil verificar si hay errores ortográficos. Creo que muchos estarán de acuerdo en que los errores ortográficos en un documento pueden dañar drásticamente la reputación del autor.
- En la pestaña Avanzado Revisión en grupo Ortografía presione comando Ortografía.
- Un cuadro de diálogo aparecerá Ortografía (en nuestro caso lo es). El corrector ortográfico ofrece sugerencias para corregir cada error ortográfico. Seleccione la opción adecuada y luego haga clic en el botón Suplente.
- Cuando finalice la revisión ortográfica, aparecerá un cuadro de diálogo. Hacer clic OK para completar.
Si no hay una opción adecuada, puede corregir el error usted mismo.
errores faltantes
El corrector ortográfico de Excel no siempre funciona correctamente. A veces, incluso las palabras escritas correctamente se marcan como mal escritas. Esto sucede a menudo con palabras que no están en el diccionario. Es posible no corregir el error especificado incorrectamente usando una de las tres opciones disponibles.
- omitir – deja la palabra sin cambios.
- Omitir todo – deja la palabra sin cambios y la omite en todas las demás apariciones en el libro de trabajo.
- Agregar al diccionario – agrega la palabra al diccionario, por lo que ya no se marcará como un error. Asegúrese de que la palabra esté escrita correctamente antes de elegir esta opción.
Inspector de documentos
Algunos datos personales pueden aparecer automáticamente en un libro de Excel. Mediante el uso Inspector de documentos puede buscar y eliminar estos datos antes de compartir el documento.
Porque los datos borrados Inspector de documentos no siempre es recuperable, le recomendamos que guarde una copia adicional del libro de trabajo antes de utilizar este servicio.
Cómo funciona el Inspector de documentos
- Haga clic en el Archive, Para pasar a vista entre bastidores.
- En un grupo Intelligence presione comando Buscar problemasy, a continuación, en el menú desplegable, seleccione Inspector de documentos.
- Abrirá Inspector de documentos. En el cuadro de diálogo, seleccione las casillas de verificación adecuadas para seleccionar los tipos de contenido que desea verificar y luego haga clic en cheque. En nuestro ejemplo, dejamos todos los artículos.
- Deberían aparecer los resultados de la prueba. En la figura a continuación, puede ver que el libro de trabajo contiene algunos datos personales. Para borrar estos datos, presione el botón elimina todo.
- Haga clic cuando termine Cerrar.
Protección del libro de trabajo
De manera predeterminada, cualquier persona con acceso a su libro de trabajo puede abrir, copiar y editar su contenido, a menos que esté protegido.
Cómo proteger un libro
- Haga clic en el Archive, Para pasar a vista entre bastidores.
- En un grupo Intelligence presione comando proteger libro.
- Seleccione la opción más adecuada del menú desplegable. En nuestro ejemplo, hemos elegido Marcar como final. Equipo Marcar como final le permite advertir a otros usuarios sobre la imposibilidad de realizar cambios en este libro de trabajo. Los comandos restantes proporcionan un mayor grado de control y protección.
- Aparecerá un recordatorio de que el libro se marcará como final. Hacer clic OK, ahorrar.
- Aparecerá otro recordatorio. Hacer clic OK.
- Su libro de trabajo ahora está marcado como final.
Equipo Marcar como final no puede evitar que otros usuarios editen el libro. Si desea evitar que otros usuarios editen el libro, seleccione el comando Acceso limitado.