Contenido
- Cómo enviar hojas de Excel 2013 a la Web
- Trabajar con libros en Excel Online
- Cómo crear un libro de trabajo en Excel Online
- Cómo editar libros de trabajo en Excel Online
- Cómo compartir una hoja de cálculo con otros usuarios en Excel Online
- Cómo bloquear la edición de ciertas celdas en una hoja compartida
- Cómo incrustar una hoja de Excel en un sitio web o blog
- Mashups en Excel Web App
En uno de los artículos, estudiamos técnicas para convertir hojas de Excel a HTML. Hoy parece que todo el mundo se está pasando al almacenamiento en la nube, entonces, ¿por qué estamos peor? Las nuevas tecnologías para compartir datos de Excel a través de Internet son una manera fácil, con muchas características y beneficios que puede usar.
Con la llegada de Excel Online, ya no necesita el engorroso código HTML para publicar hojas de cálculo en la web. Simplemente guarde su libro de trabajo en línea y acceda a él literalmente desde cualquier lugar, compártalo con otros y trabajen juntos en la misma hoja de cálculo. Con Excel Online, puede incrustar una hoja de Excel en un sitio web o blog y permitir que los visitantes interactúen con él para obtener exactamente la información que desean encontrar.
Más adelante en este artículo, veremos estas y muchas otras funciones que proporciona Excel Online.
Cómo enviar hojas de Excel 2013 a la Web
Si recién está comenzando con los servicios en la nube en general y con Excel Online en particular, entonces un comienzo fácil sería compartir un libro de trabajo existente usando la interfaz familiar de Excel 2013 en su computadora.
Todas las hojas de Excel Online se almacenan en el servicio web OneDrive (antes SkyDrive). Como probablemente sepa, este almacenamiento en línea existe desde hace un tiempo y ahora está integrado en Microsoft Excel como un comando de interfaz de un solo clic. Además, los invitados, es decir, otros usuarios con los que comparte sus hojas de cálculo, ya no necesitan su propia cuenta de Microsoft para ver y editar los archivos de Excel que comparte con ellos.
Si aún no tiene una cuenta de OneDrive, puede crear una ahora mismo. Este servicio es simple, gratuito y definitivamente merece su atención, ya que la mayoría de las aplicaciones de la suite Microsoft Office 2013 (no solo Excel) son compatibles con OneDrive. Después de registrarse, siga estos pasos:
1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft
Asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta de Microsoft desde Excel 2013. Abra su libro de Excel y busque en la esquina superior derecha. Si ve su nombre y foto allí, continúe con el siguiente paso; de lo contrario, haga clic en Iniciar Sesión (Aporte).
Excel mostrará una ventana que le pedirá que confirme que realmente desea permitir que Office se conecte a Internet. Hacer clic Sí (Sí) y luego ingrese la información de su cuenta de Windows Live.
2. Guarde su hoja de Excel en la nube
Asegúrese, para su propia tranquilidad, de que esté abierto el libro de trabajo deseado, es decir, exactamente el que desea compartir en Internet. quiero compartir un libro Lista de regalos navideñospara que mis familiares y mis amigos puedan verlo y ayudar 🙂
Con el libro de trabajo abierto, vaya a la pestaña Filete (Archivo) y haga clic en Compartir (Compartir) en el lado izquierdo de la ventana. La opción por defecto será Invitar a la gente (Invitar a otras personas), luego debe hacer clic Guardar en la nube (Guardar en la nube) en el lado derecho de la ventana.
Después de eso, elija una ubicación para guardar el archivo de Excel. OneDrive aparece primero a la izquierda y está seleccionado de forma predeterminada. Solo tienes que especificar la carpeta para guardar el archivo en la parte derecha de la ventana.
Nota: Si no ve el elemento de menú de OneDrive, entonces no tiene una cuenta de OneDrive o no ha iniciado sesión en su cuenta.
Ya he creado una carpeta especial. Planificador de regalosy se muestra en la lista de carpetas recientes. Puede seleccionar cualquier otra carpeta haciendo clic en el botón CATEGORÍAS (Resumen) debajo del área Carpetas recientes (Carpetas recientes), o cree una nueva carpeta haciendo clic derecho y seleccionando desde el menú contextual Nuevo (Crear) > carpeta (carpeta). Una vez seleccionada la carpeta deseada, haga clic en Guardar (Guardar).
3. Compartir una hoja de Excel guardada en la Web
Su libro de Excel ya está en línea y puede verlo en su OneDrive. Si necesita compartir hojas de Excel guardadas en Internet, solo tiene que dar un paso: elija uno de los métodos que ofrece Excel 2013 para compartir:
- Invitar a la gente (Invitar a otras personas). Esta opción es seleccionada por defecto. Simplemente ingrese la dirección de correo electrónico de los contactos con los que desea compartir la hoja de Excel. Cuando comience a escribirlo, el autocompletado de Excel comparará los datos que ingresó con los nombres y direcciones en su libreta de direcciones y le mostrará una lista de opciones coincidentes para elegir. Si desea agregar varios contactos, introdúzcalos separados por punto y coma. Además, puede utilizar la búsqueda de contactos en la libreta de direcciones, para ello, haga clic en el icono Buscar libreta de direcciones (Buscar en la libreta de direcciones). Puede establecer los derechos de acceso para ver o editar seleccionando la opción adecuada de la lista desplegable de la derecha. Si especifica varios contactos, los permisos se establecerán de la misma manera para todos, pero luego puede cambiar los permisos para cada persona individualmente. También puede agregar un mensaje personal a la invitación. Si no ingresa nada, Excel agregará el aviso general por usted.
Finalmente, debe elegir si el usuario debe iniciar sesión en su cuenta de Windows Live para acceder a su hoja de Excel en línea. No veo ninguna razón en particular para obligarlos a hacer esto, pero depende de ti.
Cuando todo esté listo, presiona el botón Compartir (Acceso general). Cada invitado recibirá un correo electrónico con un enlace al archivo que ha compartido. Para abrir su hoja de Excel en línea, el usuario solo necesita hacer clic en el enlace
Después de presionar el Compartir (Compartir), Excel mostrará una lista de contactos con los que ha compartido el archivo. Si desea eliminar un contacto de la lista o cambiar los permisos, haga clic con el botón derecho en el nombre de este contacto y seleccione la opción adecuada en el menú contextual.
- Obtener un enlace para compartir (Obtener el enlace). Si desea dar acceso a una hoja de Excel en línea a un gran número de personas, una forma más rápida es enviarles un enlace al archivo, por ejemplo, a través de una lista de correo de Outlook. Escoge una opción Obtener un enlace para compartir (Obtener enlace) en el lado izquierdo de la ventana, aparecerán dos enlaces en el lado derecho de la ventana: Ver enlace (Enlace a Ver) y Editar enlace (Enlace para editar). Puede enviar uno o ambos.
- Publicar en Redes Sociales (Publicar en Redes Sociales). El nombre de esta opción habla por sí mismo y apenas requiere explicaciones adicionales, excepto por un comentario. Si elige este método, no encontrará una lista de redes sociales disponibles en la parte derecha de la ventana. Haga clic en el enlace Haga clic aquí para conectar las redes sociales (Añadir redes sociales) para añadir tus cuentas a Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, etc.
- Correo electrónico (Enviar por correo electrónico). Si desea enviar el libro de trabajo de Excel como un archivo adjunto (como un archivo normal de Excel, PDF o XPS) o mediante Internet Fax, seleccione este método en el lado izquierdo de la ventana y la opción adecuada en el lado derecho.
Consejo: Si desea limitar el área de un libro de Excel que otros usuarios pueden ver, abra en la pestaña Filete Sección (Archivo) Info (Detalles) y presione Opciones de vista del navegador (Opciones de vista del navegador). Aquí puede configurar qué hojas y qué elementos con nombre se pueden mostrar en la web.
¡Eso es todo! Su libro de trabajo de Excel 2013 ahora está en línea y disponible para usuarios seleccionados. E incluso si no te gusta colaborar con nadie, este método te permitirá acceder a los archivos de Excel desde cualquier lugar, ya sea que estés en la oficina, trabajando en casa o de viaje.
Trabajar con libros en Excel Online
Si es un habitante confiado del Universo de la Nube, entonces puede dominar fácilmente Excel Online durante su hora de almuerzo.
Cómo crear un libro de trabajo en Excel Online
Para crear un nuevo libro, haga clic en la pequeña flecha al lado del botón Crear (Crear) y seleccione de la lista desplegable Libro de trabajo de Excel (Libro de Excel).
Para cambiar el nombre de su libro en línea, haga clic en el nombre predeterminado e ingrese uno nuevo.
Para cargar un libro de trabajo existente en Excel Online, haga clic en Subir (Cargar) en la barra de herramientas de OneDrive y seleccione el archivo deseado guardado en su computadora.
Cómo editar libros de trabajo en Excel Online
Después de abrir un libro de trabajo en Excel Online, puede trabajar con él usando Excel Web App (al igual que con Excel instalado en una computadora personal), es decir, ingresar datos, ordenar y filtrar, calcular usando fórmulas y visualizar datos usando gráficos.
Solo hay una diferencia significativa entre la versión web y la versión local de Excel. Excel Online no tiene un botón Guardar (Guardar) porque guarda el libro de trabajo automáticamente. Si cambia de opinión, haga clic en Ctrl + Zpara cancelar la acción, y Ctrl + Ypara rehacer la acción deshecha. Para el mismo propósito, puede utilizar los botones deshacer (Cancelar) / rehacer Pestaña (Retorno) Inicio (Inicio) en la sección deshacer (Cancelar).
Si está tratando de editar algunos datos, pero no sucede nada, lo más probable es que el libro esté abierto en modo de solo lectura. Para habilitar el modo de edición, haga clic en Editar libro de trabajo (Editar libro) > Editar en la aplicación web de Excel (Editar en Excel Online) y realizar cambios rápidos directamente en su navegador web. Para acceder a funciones de análisis de datos más avanzadas, como tablas dinámicas, minigráficos, o para vincular a una fuente de datos externa, haga clic en Editar en Excel (Abrir en Excel) para cambiar a Microsoft Excel en su computadora.
Cuando guarde una hoja en Excel, se guardará donde la creó originalmente, es decir, en el almacenamiento en la nube de OneDrive.
Consejo: Si desea realizar cambios rápidos en varios libros, la mejor manera es abrir la lista de archivos en su OneDrive, buscar el libro que necesita, hacer clic derecho sobre él y seleccionar la acción deseada en el menú contextual.
Para compartir su hoja de cálculo en Excel Online, haga clic en Compartir (Compartido) > Compartir con la gente (Compartir) …
… y luego elige una de las opciones:
- Invitar a la gente (Enviar enlace de acceso) e ingrese la dirección de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el libro.
- Obtener un enlace (Obtener enlace) – y adjunte este enlace a un correo electrónico, publíquelo en un sitio web o en las redes sociales.
También puede establecer derechos de acceso para los contactos: el derecho a ver solo o dar permiso para editar el documento.
Cuando varias personas editan una hoja de trabajo al mismo tiempo, Excel Online muestra inmediatamente su presencia y las actualizaciones realizadas, siempre que todos editen el documento en Excel Online y no en Excel local en la computadora. Si hace clic en la pequeña flecha junto al nombre de la persona en la esquina superior derecha de la hoja de Excel, puede ver exactamente qué celda está editando esa persona en ese momento.
Si está compartiendo hojas de trabajo en línea con su equipo, es posible que desee otorgarles permiso para editar solo ciertas celdas, filas o columnas en su documento de Excel. Para hacer esto, en Excel en la computadora local, debe seleccionar los rangos que permite editar y luego proteger la hoja de trabajo.
- Seleccione un rango de celdas que sus usuarios puedan editar, abra la pestaña Revisar (Reseña) y en la sección Cambios (Cambios) haga clic Permitir a los usuarios editar rangos (Permite cambiar rangos).
- En el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos (Permitir cambiar rangos) haga clic en el botón Nuevo (Crear), asegúrese de que el rango sea correcto y haga clic en Hoja de protección (Hoja de protección). Si desea permitir que sus usuarios editen varios rangos, vuelva a hacer clic en el botón. Nuevo (Crear).
- Introduce tu contraseña dos veces y sube la hoja segura a OneDrive.
Para obtener más información al respecto, lea el artículo Bloqueo y desbloqueo de áreas específicas de una hoja protegida.
Cómo incrustar una hoja de Excel en un sitio web o blog
Si desea publicar su libro de Excel en un sitio web o blog, siga estos 3 sencillos pasos en Excel Web App:
- Abra un libro en Excel Online, haga clic en Compartir (Compartido) > Incrustar (incrustar), luego haga clic en el botón Generar (Crear).
- En el siguiente paso, define exactamente cómo debe verse la hoja en la web. Las siguientes opciones están disponibles para usted:
- Que mostrar (Lo que se debe mostrar). En esta sección, puede especificar si desea incrustar todo el libro de trabajo o solo una parte de él, como un rango de celdas, una tabla dinámica, etc.
- Apariencia (Apariencia). Aquí puede personalizar la apariencia del libro (mostrar u ocultar líneas de cuadrícula, encabezados de columnas y filas, incluir un enlace de descarga).
- Interacción (Interacción). Permita o no permita que los usuarios interactúen con su tabla: ordene, filtre e ingrese datos en las celdas. Si permite la entrada de datos, los cambios realizados por otras personas en las celdas de Internet no se guardarán en el libro de trabajo original. Si desea que se abra una celda específica al abrir una página web, marque la casilla Empezar siempre con esta celda seleccionada (Comience siempre desde esta celda) y haga clic en la celda deseada en el área Vista previa (Vista previa), que se encuentra en el lado derecho del cuadro de diálogo.
- Dimensiones (Dimensiones). Introduzca aquí el ancho y el alto de la ventana de la tabla en píxeles. Para ver las dimensiones reales de la ventana, haga clic en Ver tamaño real (tamaño de vista real) encima de la ventana Vista previa (Avance). Recuerda que puedes configurar el tamaño en 200 x 100 píxeles como mínimo y 640 x 655 píxeles como máximo. Si necesita obtener un tamaño diferente que supere estos límites, luego puede cambiar el código en cualquier editor HTML, directamente en su sitio o blog.
- Todo lo que tienes que hacer es hacer clic Copiar (Copiar) debajo de la sección Código de inserción (código incrustado) y pegue el código HTML (o JavaScript) en su blog o sitio web.
Nota: El código de inserción es un iframe, así que asegúrese de que su sitio admita esta etiqueta y que su blog permita que se use en las publicaciones.
Aplicación web de Excel integrada
Lo que ve a continuación es una hoja de Excel interactiva que demuestra la técnica descrita en acción. Esta tabla calcula cuántos días quedan hasta su próximo cumpleaños, aniversario o algún otro evento, y colorea los espacios en varios tonos de verde, amarillo y rojo. En Excel Web App, solo necesita ingresar sus eventos en la primera columna, luego intente cambiar las fechas correspondientes y vea los resultados.
Si tiene curiosidad acerca de la fórmula utilizada aquí, consulte el artículo Cómo configurar el formato de fecha condicional en Excel.
Nota del traductor: En algunos navegadores, es posible que este iframe no se muestre correctamente o no se muestre en absoluto.
Mashups en Excel Web App
Si desea crear una interacción más cercana entre sus hojas web de Excel y otras aplicaciones o servicios web, puede usar la API de JavaScript disponible en OneDrive para crear mashups interactivos a partir de sus datos.
A continuación, puede ver el mashup de Destination Explorer creado por el equipo de Excel Web App como ejemplo de lo que los desarrolladores pueden crear para su sitio web o blog. Este mashup utiliza las API de JavaScript de Excel Services y Bing Maps para ayudar a los visitantes del sitio a elegir una ruta para viajar. Puede seleccionar una ubicación en el mapa y el mashup le mostrará el clima en esa ubicación o la cantidad de turistas que visitan esas ubicaciones. La captura de pantalla a continuación muestra nuestra ubicación 🙂
Como puede ver, trabajar en Excel Online es extremadamente simple. Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos, puede continuar explorando sus funciones y trabajar con sus hojas con facilidad y confianza.