¿Dónde se almacenan las copias de seguridad en Excel?

La copia de seguridad es la creación de un archivo para la posterior recuperación de datos en caso de que el medio original se rompa o desaparezca. También puede crear una copia de los datos en Microsoft Excel; el programa tiene herramientas para esto. Para recuperar información, puede usar otra función de Excel: Autorrecuperación. Consideremos todas las posibilidades para recuperar los cambios perdidos en las tablas.

Configuración de la copia de seguridad automática

El programa puede crear un archivo adicional que copia completamente el original y se actualiza simultáneamente con él. La configuración de una copia de seguridad es especialmente importante en los casos en que existe el riesgo de un apagado de emergencia del programa o el apagado de la computadora. Si su dispositivo es inestable, siga unos sencillos pasos para no perder los cambios en la hoja de cálculo.

1. Abra la pestaña "Archivo" y busque el elemento "Guardar como" en el menú. Haga clic en él para abrir un cuadro de diálogo.

2. En la ventana que aparece, abra el pequeño menú "Servicio", el botón se encuentra en la parte inferior. Requiere Opciones generales.

3. Marque la casilla "Hacer copia de seguridad siempre". Otros campos son opcionales. Si lo desea, puede proteger inmediatamente el documento con una contraseña y configurar el acceso de solo lectura recomendado. Si todo lo necesario en esta ventana está hecho, haga clic en "Aceptar".

4. Guardamos el archivo en cualquier lugar conveniente usando la misma ventana "Guardar como". Siempre habrá una copia de seguridad de XLK al lado en una carpeta o en su escritorio.

El resultado después de que se hayan guardado los primeros cambios se ve así:

¡Importante! Ahora podemos responder a la pregunta de dónde se almacenan las copias de seguridad: en la misma carpeta donde se guarda el archivo original.

Cómo crear una copia de seguridad inmutable

Una copia de seguridad regular guarda una versión del libro de trabajo Excel, que se actualizó hace un guardado. A veces, esta opción no es adecuada y necesita una versión del documento unos pasos antes de guardar por última vez. Para poder acceder a versiones anteriores de un documento, debe instalar un complemento. Microsoft no distribuye dichos complementos en el sitio web oficial, están parcialmente incluidos en el programa.

¡Presta atención! Puede encontrar complementos en fuentes abiertas en Internet, su uso es legal. Asegúrese de revisar el sitio y las descargas con un sistema antivirus para no poner en riesgo datos personales y documentos importantes.

El complemento necesario para la copia de seguridad se llama VBA-Excel. El complemento se paga, pero puede usar sus funciones durante el período de prueba. Adecuado para computadoras con SO de Windows XP y posteriores, para versiones de Excel de 2007 y posteriores. Las instrucciones de instalación se incluyen con el archivo de instalación.

1. Una vez que se instala el complemento, la pestaña VBA-Excel aparecerá en la barra de herramientas. Ábralo y haga clic en el botón "Copia de seguridad".
2. En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione una ubicación para guardar la copia de seguridad y establezca la configuración de la copia. Si necesita un solo archivo que copie el contenido del original, no necesita prescribir el tiempo de creación automática de copias. Clic en Guardar".

Cuando ya no se requieran copias, debe volver a hacer clic en el botón "Copia de seguridad". Aparecerá la línea "Cancelar copia de seguridad": haga clic en ella y los archivos dejarán de aparecer. Esto solo tendrá que hacerse si se han configurado los ajustes de copia automática.

Configurar el guardado automático de cambios en un documento

En situaciones de emergencia, también ayuda el guardado automático de cambios. Las copias del documento aparecen en una pestaña especial después de un reinicio. A intervalos regulares, el programa registra automáticamente todos los cambios que aparecen en el libro, si se establecen las configuraciones adecuadas.

1. Abra la sección "Opciones" en la pestaña "Archivo". Aparecerá un cuadro de diálogo con un menú en la pantalla: se requiere el elemento "Guardar".
2. Marque la casilla Autoguardar y establezca la frecuencia con la que se guardan los cambios. Puede configurar incluso un minuto en la configuración, pero un guardado tan frecuente ralentizará Excel en una computadora débil. También vale la pena marcar la siguiente línea para que cuando cierre el documento sin guardar, se guarde automáticamente la última versión grabada automáticamente.

3. Seleccione carpetas para guardar archivos automáticamente. Por lo general, se registran inmediatamente en la configuración y la ruta conduce a las carpetas de Excel. Si está satisfecho con la ubicación donde se guardan los archivos, no debe cambiar nada. Debe saber dónde se almacenan los archivos guardados automáticamente para poder encontrarlos rápidamente en el futuro.

Después de un cierre de emergencia del programa, por ejemplo, al apagar la computadora, debe abrir Excel nuevamente y seleccionar el archivo para guardar en la pestaña "Recuperación de documentos". Hay entradas de guardado automático. Preste atención a la hora de creación del documento para seleccionar la versión correcta.

¡Importante! Si los archivos guardados ya no son necesarios, en el cuadro de diálogo que aparece cuando termina de trabajar con estos documentos, debe hacer clic en el botón "No guardar".

Cómo recuperar un libro de Excel no guardado

Si no pudo abrir la última versión de un documento después de un bloqueo, puede acceder a la carpeta donde se almacenan los archivos guardados automáticamente. Usemos las funciones de la pestaña "Archivo" para no buscar una carpeta en Explorer.

1. Cuando el usuario abre la pestaña "Archivo", el programa muestra automáticamente la sección "Detalles". Encontramos el elemento "Versiones" en la parte inferior de la pantalla y hacemos clic en el botón "Administrar versiones".

2. Se abrirá un elemento del menú: "Recuperar libros no guardados". Al hacer clic en él, accederá al cuadro de diálogo para abrir un documento. Busque el archivo deseado en la lista y haga clic en "Abrir".

A veces no hay documentos en la carpeta. En este caso, al lado del elemento "Versiones", hay una entrada que indica que no hay versiones anteriores del archivo. Si esto sucede, no podrá restaurar los cambios realizados.