Excel para analista. 4 Técnicas de Análisis de Datos en Excel

Excel es uno de los mejores software de análisis de datos. Y casi todas las personas en una etapa u otra de la vida tuvieron que lidiar con números y datos de texto y procesarlos en plazos ajustados. Si aún necesita hacer esto, describiremos técnicas que lo ayudarán a mejorar significativamente su vida. Y para hacerlo más visual, mostraremos cómo implementarlos mediante animaciones.

Análisis de datos a través de tablas dinámicas de Excel

Las tablas dinámicas son una de las formas más fáciles de automatizar el procesamiento de la información. Le permite acumular una gran variedad de datos que no están estructurados en absoluto. Si lo usa, puede olvidarse casi para siempre de lo que son un filtro y una clasificación manual. Y para crearlos, solo presione un par de botones e ingrese algunos parámetros simples, según la forma de presentar los resultados que necesita específicamente en una situación particular.

Hay muchas formas de automatizar el análisis de datos en Excel. Estas son herramientas integradas y complementos que se pueden descargar en Internet. También hay un complemento "Analysis Toolkit", que fue desarrollado por Microsoft. Tiene todas las características necesarias para que pueda obtener todos los resultados que necesita en un archivo de Excel.

El paquete de análisis de datos desarrollado por Microsoft solo se puede usar en una sola hoja de trabajo en una unidad de tiempo. Si procesará información ubicada en varios, la información resultante se mostrará exclusivamente en uno. En otros, los rangos se mostrarán sin ningún valor, en los que solo hay formatos. Para analizar información en varias hojas, debe usar esta herramienta por separado. Este es un módulo muy grande que admite una gran cantidad de funciones, en particular, le permite realizar los siguientes tipos de procesamiento:

1. Análisis de dispersión.
2. Análisis de correlación.
3. Covarianza.
4. Cálculo de la media móvil. Un método muy popular en estadísticas y comercio.
5. Consigue números aleatorios.
6. Realiza operaciones de selección.

Este complemento no está activado por defecto, pero está incluido en el paquete estándar. Para usarlo, debe habilitarlo. Para hacer esto, siga los siguientes pasos:

1. Vaya al menú "Archivo" y allí busque el botón "Opciones". Después de eso, vaya a "Complementos". Si instaló la versión 2007 de Excel, debe hacer clic en el botón "Opciones de Excel", que se encuentra en el menú de Office.
2. A continuación, aparece un menú emergente, titulado "Gestión". Allí encontramos el elemento "Complementos de Excel", haga clic en él y luego, en el botón "Ir". Si está utilizando una computadora Apple, simplemente abra la pestaña "Herramientas" en el menú y luego busque el elemento "Complementos para Excel" en la lista desplegable.
3. En el cuadro de diálogo que apareció después de eso, debe marcar la casilla junto al elemento "Paquete de análisis" y luego confirmar sus acciones haciendo clic en el botón "Aceptar".

En algunas situaciones, puede resultar que no se pueda encontrar este complemento. En este caso, no estará en la lista de complementos. Para ello, haga clic en el botón "Examinar". También puede recibir información de que el paquete falta por completo en esta computadora. En este caso, debe instalarlo. Para hacer esto, haga clic en el botón "Sí".

Antes de poder habilitar el paquete de análisis, primero debe activar VBA. Para hacer esto, debe descargarlo de la misma manera que el complemento.

Cómo trabajar con tablas dinámicas

La información inicial puede ser cualquier cosa. Puede tratarse de información sobre ventas, entregas, envíos de productos, etc. Independientemente de esto, la secuencia de pasos siempre será la misma:

1. Abra el archivo que contiene la tabla.
2. Seleccione el rango de celdas que analizaremos usando la tabla dinámica.
3. Abra la pestaña "Insertar", y allí debe encontrar el grupo "Tablas", donde hay un botón "Tabla dinámica". Si usa una computadora con el sistema operativo Mac OS, debe abrir la pestaña "Datos", y este botón se ubicará en la pestaña "Análisis".
4. Esto abrirá un cuadro de diálogo titulado "Crear tabla dinámica".
5. Luego configure la visualización de datos para que coincida con el rango seleccionado.

Hemos abierto una tabla, cuya información no está estructurada de ninguna forma. Para hacer esto, puede usar la configuración de los campos de la tabla dinámica en el lado derecho de la pantalla. Por ejemplo, enviemos la "Cantidad de pedidos" en el campo "Valores", y la información sobre los vendedores y la fecha de venta, en las filas de la tabla. Con base en los datos contenidos en esta tabla, los montos se determinaron automáticamente. Si es necesario, puede abrir información para cada año, trimestre o mes. Esto le permitirá obtener la información detallada que necesita en un momento determinado.

El conjunto de parámetros disponibles diferirá de cuántas columnas haya. Por ejemplo, el número total de columnas es 5. Y solo necesitamos colocarlas y seleccionarlas de la manera correcta, y mostrar la suma. En este caso, realizamos las acciones que se muestran en esta animación.

Puede especificar la tabla dinámica especificando, por ejemplo, un país. Para ello, incluimos el ítem “País”.

También puede ver información sobre los vendedores. Para hacer esto, reemplazamos la columna "País" con "Vendedor". El resultado será el siguiente.

Análisis de datos con mapas 3D

Este método de visualización georreferenciada permite buscar patrones ligados a regiones, así como analizar este tipo de información.

La ventaja de este método es que no es necesario registrar las coordenadas por separado. Solo necesita escribir correctamente la ubicación geográfica en la tabla.

Cómo trabajar con mapas 3D en Excel

La secuencia de acciones que debe seguir para trabajar con mapas 3D es la siguiente:

1. Abra un archivo que contenga el rango de datos de interés. Por ejemplo, una tabla donde hay una columna "País" o "Ciudad".
2. La información que se mostrará en el mapa primero debe formatearse como una tabla. Para hacer esto, debe encontrar el elemento correspondiente en la pestaña "Inicio".
3. Seleccione las celdas a analizar.
4. Después de eso, vaya a la pestaña "Insertar", y allí encontramos el botón "Mapa 3D".

Luego se muestra nuestro mapa, donde las ciudades de la tabla se representan como puntos. Pero en realidad no necesitamos solo la presencia de información sobre los asentamientos en el mapa. Es mucho más importante para nosotros ver la información que está ligada a ellos. Por ejemplo, aquellas cantidades que se pueden mostrar como la altura de la columna. Después de que realicemos las acciones indicadas en esta animación, al pasar el cursor sobre la columna correspondiente, se mostrarán los datos asociados a ella.

También puede usar un gráfico circular, que es mucho más informativo en algunos casos. El tamaño del círculo depende de cuál sea la cantidad total.

Hoja de pronóstico en Excel

A menudo, los procesos comerciales dependen de las características estacionales. Y tales factores deben tenerse en cuenta en la etapa de planificación. Hay una herramienta especial de Excel para esto, que le gustará por su alta precisión. Es significativamente más funcional que todos los métodos descritos anteriormente, sin importar cuán excelentes puedan ser. Del mismo modo, el alcance de su uso es muy amplio: estructuras comerciales, financieras, de marketing e incluso gubernamentales.

Importante: para calcular el pronóstico, necesita obtener información de la hora anterior. La calidad de la previsión depende de la duración de los datos. Se recomienda tener datos desglosados ​​en intervalos regulares (por ejemplo, trimestrales o mensuales).

Cómo trabajar con la hoja de previsión

Para trabajar con una hoja de pronóstico, debe hacer lo siguiente:

1. Abra el archivo, que contiene una gran cantidad de información sobre los indicadores que necesitamos analizar. Por ejemplo, durante el último año (aunque cuanto más mejor).
2. Destaca dos líneas de información.
3. Vaya al menú "Datos", y allí haga clic en el botón "Hoja de pronóstico".
4. Después de eso, se abrirá un cuadro de diálogo en el que puede seleccionar el tipo de representación visual del pronóstico: un gráfico o un histograma. Elija el que se adapte a su situación.
5. Establezca la fecha en que debe finalizar el pronóstico.

En el siguiente ejemplo, proporcionamos información para tres años: 2011-2013. En este caso, se recomienda indicar intervalos de tiempo y no números específicos. Es decir, es mejor escribir marzo de 2013, y no un número específico como el 7 de marzo de 2013. Para obtener un pronóstico para 2014 basado en estos datos, es necesario obtener datos ordenados en filas con la fecha y los indicadores que estaban en ese momento. Resalta estas líneas.

Luego vaya a la pestaña "Datos" y busque el grupo "Pronóstico". Después de eso, vaya al menú "Hoja de pronóstico". Después de eso, aparecerá una ventana en la que nuevamente seleccionamos el método para presentar el pronóstico y luego establecemos la fecha en la que se debe completar el pronóstico. Después de eso, haga clic en "Crear", después de lo cual obtenemos tres opciones de pronóstico (que se muestran con una línea naranja).

Análisis rápido en Excel

El método anterior es realmente bueno porque te permite hacer predicciones reales basadas en indicadores estadísticos. Pero este método le permite realizar una inteligencia comercial completa. Es genial que esta función se cree de la manera más ergonómica posible, ya que para lograr el resultado deseado, debe realizar literalmente algunas acciones. Sin cálculos manuales, sin escribir ninguna fórmula. Simplemente seleccione el rango a analizar y establezca el objetivo final.

Es posible crear una variedad de gráficos y micrografías directamente en la celda.

Como trabajar

Entonces, para que funcione, debemos abrir un archivo que contenga el conjunto de datos que debe analizarse y seleccionar el rango apropiado. Después de seleccionarlo, automáticamente tendremos un botón que permite elaborar un resumen o realizar un conjunto de otras acciones. Se llama análisis rápido. También podemos definir los importes que se introducirán automáticamente en la parte inferior. Puedes ver más claramente cómo funciona en esta animación.

La función de análisis rápido también le permite formatear los datos resultantes de diferentes maneras. Y puedes determinar qué valores están más o menos directamente en las celdas del histograma que aparece después de que configuremos esta herramienta.

Además, el usuario puede colocar una variedad de marcadores que indican valores más grandes y más pequeños en relación con los de la muestra. Así, los valores más grandes se mostrarán en verde y los más pequeños en rojo.

Realmente quiero creer que estas técnicas le permitirán aumentar significativamente la eficiencia de su trabajo con hojas de cálculo y lograr todo lo que desea lo más rápido posible. Como puede ver, este programa de hoja de cálculo ofrece posibilidades muy amplias incluso en la funcionalidad estándar. Y qué decir de los complementos, que son muy numerosos en Internet. Solo es importante tener en cuenta que todos los complementos deben verificarse cuidadosamente en busca de virus, ya que los módulos escritos por otras personas pueden contener código malicioso. Si los complementos son desarrollados por Microsoft, entonces se pueden usar de manera segura.

El paquete de análisis de Microsoft es un complemento muy funcional que convierte al usuario en un verdadero profesional. Te permite realizar casi cualquier procesamiento de datos cuantitativos, pero es bastante complicado para un usuario novato. El sitio de ayuda oficial de Microsoft tiene instrucciones detalladas sobre cómo usar diferentes tipos de análisis con este paquete.