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Los usuarios de Excel a menudo se ven obligados a presentar los resultados de su trabajo en presentaciones. Para hacer esto, debe convertir el archivo a un formato más conveniente, como PDF. Además, la transformación del documento le permite proteger los datos de correcciones no deseadas cuando se transfieren a terceros. Si la tabla contiene fórmulas involucradas en los cálculos, la conversión a formato PDF permite proteger los datos de cambios accidentales o daños al transferir el documento a otra computadora. Echemos un vistazo más de cerca a todos los métodos de conversión.
Convertir archivo de Excel a PDF
En versiones anteriores de Excel, no hay forma de guardar el archivo en ningún otro formato que no sea xls. Tuve que buscar programas convertidores especiales o usar recursos de Internet que pudieran traducir un formato de documento a otro. Como Excel-2010, la funcionalidad del programa se complementó con una función tan necesaria que le permite convertir inmediatamente un archivo sin salir de Excel.
- En primer lugar, debe seleccionar las celdas que desea convertir. Vaya al menú de la pestaña "Archivo". Antes de guardar, debe asegurarse de que los bordes de la tabla no se extiendan más allá de la hoja del documento PDF.
1 - A continuación, pasamos al proceso de guardado. En el menú “Archivo” que se abre, al activar la categoría “Guardar como…”, en el lado derecho, vaya a la opción “Examinar”.
2 - Después de eso, aparecerá una ventana en la que debe decidir la ubicación del archivo y su nombre.
3 - En la parte inferior de la ventana encontramos la categoría "Tipo de archivo" y, al hacer clic en la línea con el botón izquierdo del mouse de la computadora, llamamos a una lista de opciones desde las cuales puede seleccionar el formato del documento. En nuestro caso, seleccione el tipo de archivo PDF.
4 - Debajo de la línea "Tipo de archivo" habrá varios parámetros adicionales necesarios para la conversión. La optimización estándar es adecuada para imprimir y publicar en Internet, y el tamaño mínimo le permite optimizar el documento para colocarlo en las páginas de los sitios de Internet. Habiendo elegido la opción de optimización adecuada, debe poner una marca al lado. Para que el documento guardado de esta manera se abra después de la conversión, vale la pena marcar la casilla correspondiente.
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Para un ajuste claro y detallado del proceso de conversión, los expertos recomiendan prestar atención a los parámetros adicionales en los que puede realizar todos los puntos de aclaración para una mejor visualización del contenido de las tablas.
- En la ventana que aparece, puede especificar qué páginas desea convertir. Seleccione un rango de datos, como hojas de cálculo seleccionadas, un rango específico o un libro de Excel completo. También hay datos de archivos no imprimibles adicionales que se pueden insertar en un nuevo documento: etiquetas de estructura del documento y sus propiedades. Como regla general, los parámetros ya establecidos en la ventana corresponden a los requisitos estándar, pero si es necesario, se pueden ajustar. Para activar los cambios, haga clic en "Aceptar".
6 - Completamos el proceso de conversión presionando el botón “Guardar”.
7 - El proceso de conversión puede tardar algún tiempo, dependiendo del tamaño de las tablas. Aparecerá un documento PDF en la carpeta especificada. De acuerdo con la configuración, inmediatamente después de la conversión, el documento se abrirá en un editor que puede leerlo.
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Convierta una hoja de cálculo de Excel a PDF usando aplicaciones externas
Si el usuario está trabajando con hojas de cálculo de Excel versiones 1997-2003, luego para convertir el archivo a formato PDF necesita usar herramientas de terceros. Uno de los programas más populares es FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Instalamos la aplicación. Puede descargar el archivo de instalación en el sitio web oficial www.foxpdf.com.
- Cuando inicie el programa, aparecerá una ventana de trabajo, en la que debe ir al menú "Agregar archivo de Excel" para seleccionar el archivo deseado.
9 - El programa te permite convertir varios archivos a la vez, lo que es una ventaja indiscutible. Habiendo decidido sobre los archivos, haga clic en "Abrir".
10 - Los archivos seleccionados se mostrarán en la ventana del programa. Cada archivo debe tener una marca de verificación junto a él. Si la casilla de verificación no está marcada, el archivo permanecerá en el mismo formato.
11 - Después de la conversión, los archivos se guardarán en la carpeta seleccionada de forma predeterminada. Para seleccionar una dirección diferente, vaya al parámetro Ruta de salida en la parte inferior de la página. Al hacer clic en el botón con puntos suspensivos, aparecerá un menú con la dirección de la carpeta actual. Si es necesario, se puede cambiar la ubicación de almacenamiento.
12 - Cuando se completen todos los pasos preparatorios, proceda a la conversión presionando el botón PDF a la derecha de la línea Ruta de salida.
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Aplicación de un servicio online para convertir formato Excel a PDF
A pesar de la simplicidad de la aplicación FoxPDF Excel to PDF Converter, este software es de pago. Y si la necesidad de convertir Excel a PDF aparece muy raramente, puede utilizar los recursos en línea disponibles en Internet.
Estos recursos le permiten convertir tablas a PDF de forma gratuita, pero pueden tener un límite en la cantidad de transacciones por día. Solo se puede acceder a algunos servicios después de registrarse y proporcionar su dirección de correo electrónico válida, a la que se enviará el documento ya convertido.
Además, para trabajar con ciertos sitios, debe asegurarse de que el archivo cumpla con los requisitos. Considere el principio de funcionamiento de uno de estos recursos de Internet en el ejemplo de SmallPDF:
- Vaya al sitio https://smallpdf.com/en. Seleccione la categoría llamada "Excel a PDF".
14 - Aquí debe, utilizando el botón "Seleccionar archivo", especificar el documento deseado o simplemente arrastrar y soltar el archivo de Excel en el campo requerido. El recurso le permite convertir varios documentos a la vez.
15 - Luego viene la conversión automática. Después de su finalización, el archivo terminado debe guardarse activando el botón "Guardar archivo".
16 - Aparecerá una ventana en la que debe especificar la dirección de la carpeta para colocar archivos PDF.
Conclusión
Cada uno de estos métodos para convertir hojas de cálculo de Excel en archivos PDF tiene aspectos positivos y negativos. Por supuesto, guardar el documento directamente en el programa Excel le permite lograr su objetivo de manera rápida y conveniente. Pero, como se mencionó anteriormente, esta característica apareció solo en la versión 2010.
Puede usar recursos en línea para convertir archivos solo si tiene una conexión a Internet, y esto no siempre está disponible. Las aplicaciones y programas especiales también son convenientes de usar. Al mismo tiempo, no olvide que dichos servicios a veces requieren una compra. En cualquier caso, la elección de cómo convertir el archivo xls a pdf queda en manos del usuario.