En el proceso de trabajar con documentos de Excel, los usuarios regularmente necesitan no solo insertar celdas, sino también eliminarlas. El proceso en sí es bastante fácil, pero hay ciertas formas de implementar este procedimiento que pueden acelerarlo y simplificarlo. En este artículo, examinaremos en detalle todos los métodos para eliminar celdas de un documento.
Procedimiento para borrar celdas
Los elementos considerados de la tabla pueden ser de 2 tipos: los que contienen información y los vacíos. Teniendo esto en cuenta, el proceso de eliminación será diferente, ya que el programa en sí brinda la opción de automatizar el procedimiento para seleccionar y eliminar celdas innecesarias.
También se debe decir aquí que en el proceso de eliminación de uno o más elementos de la tabla, la información en ellos puede cambiar su propia estructura, ya que como resultado de los pasos realizados, algunas partes de la tabla pueden ser desplazadas. En este sentido, antes de eliminar celdas innecesarias, es necesario considerar las consecuencias adversas y, por seguridad, hacer una copia de seguridad de este documento.
¡Importante! En el proceso de eliminar celdas o varios elementos, y no filas y columnas enteras, la información dentro de la tabla de Excel se desplaza. Por lo tanto, la implementación del procedimiento en cuestión debe ser considerada cuidadosamente.
Primero, debe considerar la implementación del procedimiento en cuestión a través del menú contextual. Este método es uno de los más comunes. Se puede utilizar para celdas llenas y para elementos de tabla vacíos.
- Es necesario seleccionar 1 celda o varios elementos a eliminar. Pulsando sobre la selección con el botón derecho del ratón. A continuación, debe iniciar el menú contextual. En él, debe seleccionar la casilla de verificación "Eliminar ...".
1 - Aparecerá una ventana con 4 funciones en el monitor. Dado que necesitamos eliminar las celdas directamente, y no filas o columnas enteras, se selecciona 1 de 2 acciones: eliminar elementos con un desplazamiento hacia la izquierda o con un desplazamiento hacia arriba. La elección de la acción debe basarse en las tareas específicas a las que se enfrenta el usuario. Luego, cuando se ha seleccionado una determinada opción, la acción se confirma presionando la tecla “OK”.
2 - Como estaba previsto, todos los elementos marcados se eliminan del documento. Se eligió la segunda opción (desplazamiento hacia arriba), porque el grupo de celdas que está debajo del área marcada se desplazó hacia arriba tantas líneas como había en el espacio seleccionado.
3 - Si elige la primera opción (desplazamiento a la izquierda), cada celda que esté a la derecha de las eliminadas se desplazará a la izquierda. Esta opción sería óptima en nuestra situación, ya que había elementos vacíos a la derecha del rango especificado. En vista de esto, aparentemente parece que la información del intervalo marcado simplemente se borró manteniendo la integridad de la estructura del documento. Aunque, de hecho, un efecto similar se logra directamente debido a que los elementos de la tabla que reemplazaron a los iniciales no tienen datos en ellos.
4
Método 2: herramientas de cinta
También puede eliminar celdas en tablas de Excel usando las herramientas provistas en la cinta.
- Inicialmente, debe marcar de alguna manera el elemento que desea eliminar. Luego debe cambiar a la pestaña principal y hacer clic en "Eliminar" (ubicado en el menú "Celdas").
5 - Ahora puede ver que la celda marcada se eliminó de la tabla y los elementos debajo de ella se movieron hacia arriba. Además, debe enfatizarse que este método no le permitirá determinar la dirección en la que se desplazarán los elementos después de la eliminación.
6
Cuando sea necesario eliminar un grupo horizontal de celdas utilizando este método, vale la pena tomar nota de las siguientes recomendaciones:
- Se selecciona un rango de celdas horizontales. Haga clic en "Eliminar" en la pestaña "Inicio".
7 - Como en el caso anterior, los elementos especificados se eliminan con un desplazamiento hacia arriba.
8
Cuando se elimina un grupo vertical de celdas, el cambio se produce en la otra dirección:
- Se resalta un grupo de elementos verticales. Haga clic en "Eliminar" en la cinta.
9 - Puede ver que al final de este procedimiento, los elementos marcados se eliminan con un desplazamiento hacia la izquierda.
10
Ahora que se han cubierto las operaciones básicas, es posible utilizar un método más flexible para eliminar elementos. Se trata de trabajar con tablas y rangos de celdas horizontales y verticales:
- El intervalo de datos requerido se resalta y se presiona el botón Eliminar ubicado en la cinta.
- La matriz seleccionada se elimina y las celdas adyacentes se desplazan hacia la izquierda.
¡Importante! El uso de la tecla Eliminar que se encuentra en la cinta de herramientas será menos funcional que la eliminación a través del menú contextual, ya que no permite al usuario ajustar las compensaciones de celda.
Usando las herramientas en la cinta, es posible eliminar elementos preseleccionando la dirección del cambio. Deberías estudiar cómo se implementa esto:
- El rango que se va a eliminar está resaltado. Sin embargo, ahora en la pestaña "Celdas", no se hace clic en el botón "Eliminar", sino en el triángulo, que se encuentra en el lado derecho de la tecla. En el menú emergente, haga clic en "Eliminar celdas...".
11 - Ahora puede notar que ya aparece una ventana con opciones para eliminar y cambiar. Se selecciona el que se adapte a propósitos específicos y se presiona la tecla "OK" para obtener el resultado final. Por ejemplo, será un cambio hacia arriba.
12 - El proceso de eliminación fue exitoso y el cambio ocurrió directamente hacia arriba.
13
Método 3: usando teclas de acceso rápido
También es posible realizar el procedimiento en cuestión utilizando un conjunto de combinaciones de teclas de acceso rápido:
- Seleccione el rango en la tabla que desea eliminar. Luego debe presionar la combinación de botones "Ctrl" + "-" en el teclado.
14 - Luego, debe abrir la ventana ya familiar para eliminar celdas en la tabla. Se selecciona la dirección de compensación deseada y se hace clic en el botón Aceptar.
15 - Como resultado, puede ver que las celdas seleccionadas se eliminan con la dirección de desplazamiento especificada en el último párrafo.
16
Método 4: Eliminación de elementos dispares
Hay situaciones en las que desea eliminar varios rangos que no se consideran contiguos, ubicados en diferentes lugares del documento. Se pueden eliminar utilizando uno de los métodos anteriores, manipulando cada celda por separado. Sin embargo, esto a menudo lleva bastante tiempo. Hay una opción para eliminar elementos dispersos de la mesa, lo que ayuda a hacer frente a la tarea mucho más rápido. Sin embargo, para este propósito, primero deben ser identificados.
- La primera celda se selecciona por el método estándar, manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y rodeándola con el cursor. A continuación, debe mantener presionada la tecla "Ctrl" y hacer clic en los elementos dispersos restantes o rodear los rangos con el cursor con el botón izquierdo del mouse presionado.
- Luego, cuando se seleccionan las celdas necesarias, es posible llevar a cabo la eliminación por cualquiera de los métodos anteriores. Después de eso, se eliminarán todas las celdas necesarias.
17
Método 5: Eliminar celdas vacías
Cuando un usuario necesita eliminar celdas vacías en un documento, es posible automatizar el procedimiento en cuestión y no seleccionar cada uno de los elementos individualmente. Hay varias opciones para resolver el problema, pero la forma más sencilla de hacerlo es a través de la herramienta de selección.
- Se selecciona una tabla o algún otro rango en la hoja donde se requiere la eliminación. Después de eso, se hace clic en la tecla de función "F5" en el teclado.
18 - La ventana de transición está habilitada. En él, debe hacer clic en el botón "Seleccionar ...", que se encuentra en la parte inferior izquierda.
19 - Luego se abrirá una ventana para seleccionar grupos de elementos. En la ventana misma, el interruptor se establece en la posición "Celdas vacías", y luego se hace clic en el botón "Aceptar" en la parte inferior derecha.
20 - Después de eso, puede notar que después de la última acción, se resaltarán las celdas vacías en el rango marcado.
21 - Ahora el usuario solo tendrá que realizar la eliminación de las celdas en cuestión por cualquiera de las opciones indicadas anteriormente.
Método 1. Rudo y rápido
Para eliminar celdas innecesarias en una tabla de Excel de manera similar, siga estos pasos:
- Seleccione el rango deseado.
- Luego se presiona el botón funcional “F5”, luego de la tecla “Seleccionar (Especial)”. En el menú que aparece, seleccione "Vacíos" y haga clic en "Aceptar". Luego, se deben seleccionar todos los elementos vacíos en el rango.
22 - Después de eso, el menú da un comando para eliminar los elementos especificados de la tabla RMB: "Eliminar celdas (Eliminar celdas) con un desplazamiento hacia arriba".
Método 2: fórmula de matriz
Para simplificar el procedimiento para eliminar celdas innecesarias en una tabla, debe asignar nombres a los rangos de trabajo requeridos utilizando el "Administrador de nombres" en la pestaña "Fórmulas" o, en Excel 2003 y anteriores, "Insertar ventana" - "Nombre" - "Asignar".
Por ejemplo, el rango B3:B10 tendrá el nombre “IsEmpty”, el rango D3:D10 – “NoEmpty”. Los espacios deben tener el mismo tamaño y pueden ubicarse en cualquier lugar.
Después de las operaciones realizadas, se selecciona el primer elemento del segundo intervalo (D3) y se ingresa la siguiente fórmula: =SI(FILA()-FILA(NoVacío)+1>NOTROS(SíVacío)-CONTADOREN BLANCO(SíVacío);”«;INDIRECTO(DIRECCIÓN(MÁS BAJA((SI(Vacío<>“«;FILA(HayVacío);FILA() + FILAS (Hay Vacío))); LINEA ()-FILA (No Vacío) + 1); COLUMNA (Hay Vacío); 4))).
Se ingresa como una fórmula de matriz, después de insertar, debe hacer clic en "Ctrl + Shift + Enter". Después de eso, la fórmula en cuestión se puede copiar utilizando el relleno automático (un signo más negro se extiende en la esquina inferior derecha del elemento); después de esto, se obtendrá el rango original, pero sin elementos vacíos.
Método 3. Función personalizada en VBA
Cuando el usuario tiene que repetir regularmente la operación en cuestión para eliminar celdas innecesarias de la tabla, se recomienda agregar dicha función al conjunto una vez y usarla en cada caso posterior. Para ello, se abre el Editor de Visual Basic, se inserta un nuevo módulo vacío y se copia el texto de la función.
Es importante no olvidar guardar el archivo y volver desde el Editor de Visual Basic a Excel. Para usar la función en cuestión en un ejemplo específico:
- El rango requerido de elementos vacíos está resaltado, por ejemplo F3:F10.
- Abra la pestaña "Insertar", luego "Función", o presione el botón "Insertar función" en la sección "Fórmulas" en la nueva versión del editor. En el modo definido por el usuario, se selecciona NoBlanks.
- Como argumento de la función, especifique el rango inicial con espacios (B3:B10) y presione "Ctrl + Shift + Enter", esto le permitirá ingresar la función como una fórmula de matriz.
Conclusión
Según el artículo, se conoce una cantidad considerable de métodos mediante los cuales es posible eliminar celdas innecesarias en las tablas de Excel. Cabe señalar que la implementación de muchos de ellos es similar y, en algunas situaciones, el procedimiento es realmente idéntico. Por lo tanto, los usuarios pueden elegir el método que les permitirá resolver un problema específico de manera más rápida y eficiente. Además, el editor directamente para la función de eliminar elementos de la tabla proporciona "botones de acceso rápido" que le permiten ahorrar tiempo en la operación en cuestión. Además, cuando el documento contiene celdas vacías, no es necesario seleccionar cada una por separado para eliminarlas más. A estos efectos, es posible utilizar la herramienta de agrupación, que selecciona automáticamente los elementos que no contienen datos. Después de eso, el usuario solo necesita eliminarlos mediante cualquiera de los métodos anteriores.