Función subtotal en Excel. Fórmula, requisitos de la tabla

Los resultados intermedios que deben obtenerse al compilar informes se pueden calcular fácilmente en Excel. Hay una opción bastante conveniente para esto, que consideraremos en detalle en este artículo.

Requisitos que se aplican a las tablas para obtener resultados intermedios

Función subtotal en Excel solo es adecuado para ciertos tipos de tablas. Más adelante en esta sección, aprenderá qué condiciones se deben cumplir para usar esta opción.

1. La placa no debe contener celdas vacías, cada una de ellas debe contener alguna información.
2. El encabezado debe ser de una línea. Además, su ubicación debe ser correcta: sin saltos y celdas superpuestas.
3. El diseño del encabezado debe hacerse estrictamente en la línea superior, de lo contrario, la función no funcionará.
4. La tabla en sí debe estar representada por el número habitual de celdas, sin ramas adicionales. Resulta que el diseño de la mesa debe consistir estrictamente en un rectángulo.

Si se desvía de al menos un requisito establecido al intentar utilizar la función "Resultados intermedios", aparecerán errores en la celda que se seleccionó para los cálculos.

Cómo se usa la función de subtotal

Para encontrar los valores necesarios, debe usar la función correspondiente, que se encuentra en la parte superior de la hoja de Microsoft Excel en el panel superior.

1. Abrimos la mesa que cumpla con los requisitos especificados anteriormente. A continuación, haga clic en la celda de la tabla, desde la cual encontraremos el resultado intermedio. Luego vaya a la pestaña "Datos", en la sección "Estructura", haga clic en "Subtotal".

2. En la ventana que se abre, debemos seleccionar un parámetro, que dará un resultado intermedio. Para hacer esto, en el campo "En cada cambio", debe especificar el precio por unidad de bienes. En consecuencia, el valor se pone "Precio". Luego presione el botón “Aceptar”. Tenga en cuenta que en el campo "Operación", debe configurar la "Cantidad" para calcular correctamente los valores intermedios.

3. Después de hacer clic en el botón "Aceptar" en la tabla para cada valor, se mostrará un subtotal, como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

¡En una nota! Si ya ha recibido los totales requeridos más de una vez, debe marcar la casilla "Reemplazar totales actuales". En este caso, los datos no se repetirán.

Si intenta colapsar todas las líneas con la herramienta configurada a la izquierda de la placa, verá que se mantienen todos los resultados intermedios. Fueron ellos los que encontraste usando las instrucciones anteriores.

Subtotales como fórmula

Para no buscar la herramienta de función necesaria en las pestañas del panel de control, debe usar la opción "Insertar función". Consideremos este método con más detalle.

1. Abre una tabla en la que necesita encontrar valores intermedios. Seleccione la celda donde se mostrarán los valores intermedios.

2. Luego haga clic en el botón "Insertar función". En la ventana que se abre, seleccione la herramienta requerida. Para ello, en el campo “Categoría”, buscamos el apartado “Lista alfabética completa”. Luego, en la ventana “Seleccione una función”, haga clic en “SUB.TOTALES”, haga clic en el botón “OK”.

3. En la siguiente ventana "Argumentos de función", seleccione "Número de función". Anotamos el número 9, que corresponde a la opción de procesamiento de información que necesitamos: el cálculo de la cantidad.

4. En el siguiente campo de datos "Referencia", seleccione el número de celdas en las que desea encontrar subtotales. Para no ingresar datos manualmente, simplemente puede seleccionar el rango de celdas requeridas con el cursor y luego hacer clic en el botón Aceptar en la ventana.

Como resultado, en la celda seleccionada, obtenemos un resultado intermedio, que es igual a la suma de las celdas que seleccionamos con los datos numéricos escritos. Puede usar la función sin usar el “Asistente de funciones”, para esto debe ingresar manualmente la fórmula: =SUBTOTALES(número de procesamiento de datos, coordenadas de celda).

¡Presta atención! Al tratar de encontrar valores intermedios, cada usuario debe elegir su propia opción, que se mostrará como resultado. Puede ser no solo la suma, sino también los valores promedio, mínimo y máximo.

Aplicar una función y procesar celdas manualmente

Este método implica aplicar la función de una manera ligeramente diferente. Su uso se presenta en el siguiente algoritmo:

1. Inicie Excel y asegúrese de que la tabla se muestre correctamente en la hoja. Luego seleccione la celda en la que desea obtener el valor intermedio de un valor específico en la tabla. Luego haga clic en el botón debajo del panel de control "Insertar función".

2. En la ventana que aparece, seleccione la categoría “10 funciones usadas recientemente” y busque “Totales intermedios” entre ellas. Si no existe tal función, en consecuencia, es necesario prescribir otra categoría: "Lista alfabética completa".

3. Después de la aparición de una ventana emergente adicional donde debe escribir "Argumentos de función", ingresamos allí todos los datos que se usaron en el método anterior. En tal caso, el resultado de la operación “Subtotales” se realizará de la misma forma.

En algunos casos, para ocultar todos los datos, excepto los valores intermedios en relación con un tipo de valor en una celda, se permite utilizar la herramienta de ocultación de datos. Sin embargo, debe asegurarse de que el código de la fórmula esté escrito correctamente.

Para resumir

Los cálculos de subtotales que usan algoritmos de hoja de cálculo de Excel solo se pueden realizar usando una función específica, pero se puede acceder a ella de varias maneras. Las condiciones principales son realizar todos los pasos para evitar errores y verificar si la tabla seleccionada cumple con los requisitos necesarios.